物资集中采购的优劣性解析

孙晋永

中煤大屯煤电公司在不断发展的进程中，其物资采购方式也发生新的转变，从原先的分散采购转变成集中采购。然而通过研究表明，集中采购的方式不仅可以帮助企业采购到物美价廉的材料，也存在某些方面的弊端。

一、中煤大屯煤电公司具体概述

大屯煤电有限责任公司性质为国有企业，为国家重点关注的大规模独资公司。公司内部管理结构较为完善，以现代企业制度的管理结构作为标准，该企业涉及的领域较为多样化，主要包括煤炭、铝加工、电厂、铁路运输等多个领域。企业生产总部位于江苏、山东两柯的交界区域，与微山湖毗邻，地势多为平原，温和的气候是促使企业发展的一大优势。1970年经国家相关部门审批，上海市市政部门负责投资建设。由此大屯煤矿指挥部应运而生，该单位按照地市级管理方式实施管理，建成后一直作为上海市的煤矿储存基地。 1983年上级指示，将其划分为由国家级煤炭管理部门直属管辖的单位，公司规模得到进一步扩大，同年将公司重新命名为大屯煤电公司，后经过不断发展，公司的性质发生转变，成为有限责任公司，截止1999年12月份。公司的性质变更成为股份制公司，现在职员工约为2.7万人。近年来一直处于500家最大公司地位。

二、大屯煤电公司集中采购的现状

大屯煤电公司的集中采购简单的理解就是指同一企业集团内部的采购工作集中化，通过组织上、时间上、资金上、规模上的集成化，避免重复采购和重复库存，降低管理成本，从而达到运营效能最大化。目前大屯煤电公司集中采购采取如下流程： 由公司物资贸易部寻求供应商资源并在公司合格供应商名录中准入。由物资贸易部对供应商进行考核，合格供应商纳入名录，由招标部对合格供应商进行约谈，开展招投标工作。供应商中标后，由使用单位上报需求计划，物资贸易部通知供应商进行供應。物资贸易部对供应商供应物资按月进行结算、审核、付款。

1.集中采购概述及适用状况分析。集中采购是指公司设立物资采购部在特定的区域，对某一类或某几种物资实行统一招标集中采购，按需用计划结合市场条件，实行市场价格供应的采购供应方式。物资集中采购供应实行“集中集约”的管理要求，充分发挥集中采购优势，建立公开阳光透明操作的采购机制，有效降低公司采购成本，提高项目盈利能力，加强公司综合管理能力，扩大公司经营业务范围。

2.集中采购适用状况。①企业产销规模不大，采购量值均小，全公司只要一个采购单位来办理，即可充分满足各部门对物品或劳务的需求。②企业各部门及生产工厂集中一处，物资采购工作并无因地制宜的必要;或采购部门与需用部门虽非同处一地，但因距离亦非遥远，通信工具相当便捷，采购工作集中由一单位办理，尚不至于影响需求时效。③企业虽有数个生产机构，但是产品种类大同小异，集中采购可以达到以数量制定价格的效果。

三、物资集中采购的优势

1.采购功能集中，降低采购成本。成功的采购工作目标之一是获得理想的采购价格，降低采购成本。以往大屯煤电公司各分公司采购较大数额的物资，通常会采取各自为政的招标方法来确定最终为该公司提供该批物资的供货商，招标前各分公司都会投入人力物力成立招标机构，编制招标文件，确定标底，发出招标公告，还有部分企业去厂家进行考察活动，大屯公司四矿一厂加铁路处，近十个单位都要投入同等的人力物力进行相关采购招标工作，由于受采购数量、供应货源渠道影响，采购成本大大增加，而进行集中采购，却极大的减少人力物力浪费;各分公司只需上报采购数量，规格型号，由公司物资部统计合并采购数量后集中做采购方案，避免了人力物力的重复投入，由于各分公司采购数量的汇总相加，形成采购数量优势，也使采购作业成本降低，效率提升。

2.有利于规范采购行为。通过物资采购的有关需求、采购的时间、人员、供应商和采购地点的适度集中，将分散性采购变为集中公开采购，增加了采购活动的透明度，减少了采购人员接触供应商的环节和机会，弱化了各需求主体的不合理个性主张，有利于建立标准化采购作业流程、专业化和岗位人员的约束机制，完善建立统一、公平、公正、公开的招标采购监督机制，规范招标中的采购行为，防范采购中的廉政风险。

3.对建立数据库有所帮助，监督能力增强。目前，大屯煤电公司下属存在多个分公司，对于各分公司的管理往往采取将物资供给与物资管理相结合的管理模式，专门负责采购的物资贸易部在使用集中采购为公司采购物资的同时，监督分公司物资采购使用全过程的合理合法性也是该部门的职责所在，对于集中采购方法外进行采购的物资，其监管工作也是公司一直以来深受困扰的问题。通过集中采购，物资贸易部对前期大量订单的经验总结和汇总，可建立并完善采购材料单价、需求数量、供货商的数据库，然后利用相关软件进行数据分析，统筹地规划各分公司供需数量，避免分公司各自为政产生过多的存货，通过数据库分析，也可以使分公司过剩物资相互调拨，减少占用储备资金，提高资金周转率，此数据对总公司监督职能的提升有着不可磨灭的作用。

4.整合资源，加强管理力度。通过集中采购机制形成采购过程中各项数据的整合，形成数量优势，在此情况下，会吸引更多的供应商参与合作，有效提升公司在供应商中的地位，规模扩大的同时也帮助公司在洽谈业务中拥有主动权，提高对卖方的谈判力度，较易获得价格折扣与良好服务，利用公司战略的手段与供应商谈判，完善企业在供应链上的有效管理，为企业产品开发、售后服务、资源供应等提供更有价值的支持，有利于企业与优秀的供应商形成战略合作关系，优化企业的供应链管理，有利于整合和利用企业的库存资源，减少企业的仓储和物流成本。

四、物资集中采购的劣势

1.权力集中导致腐败。集中采购在带来资源集中的同时，也会带来权力的集中，专业采购部门的构建使得企业采购权集中在少部分专业采购人员的手中，集中采购过程中供应商准入、供应商招标、项目定标、合同签订、结算定价、财务支付等一系列环节，都存在着大量的利益，如果没有充分的监管，极易滋生“寻租行为”、“自利行为”，而“灰色地带”也会对企业整体文化和氛围产生不良影响，尤其对于国有企业而言，当前的反腐规模和态势会导致更大的压力和风险。

2.管理不到位产生质量风险。采购质量风险，不仅指采购的产品及相关服务的质量风险，更包括集中采购工作本身的质量风险，这两种风险都会影响集中采购的最终效果，需要公司足够重视。一是质量缺陷风险，因项目需求，采购中心需要大量准入新的供应商，由于前端部门人员较少，无法对所有准入供应商进行实地考察，大多数局限于简单的资料审核，加上缺少完善的供应商动态考核及退出机制，导致供应商管理不到位，产品质量易于存在风险。二是采购执行风险或称供需不匹配风险，主要是指物资集中采购存在着需求量和使用量不匹配的问题，会给采购工作准确性带来极大挑战。

3.非共同性物资集中采购，并无数量折扣效益。集中采购虽然具有降低采购成本、提高监督能力等多项优势，然而不可避免地，该方法也存在一定缺陷。在物资采购过程中，某些物资由于其特性，数量少并达不到数量折扣效益，还会导致采购流程过长，延误时效;这种情况并不适合采用集中采购的手段，四矿都是井下作业，所需物资有共性，容易形成数量优势，部分专用配件，没有数量优势，数量零星，突发性强，死板硬套集中采购模式就容易导致采购周期长，采购成本提高，发生影响生产的情况，使用分散采购的方式更为合理并对及时提供物资起着较为积极的作用。

4.跟使用单位协调较为困难。在未使用集中采购模式前，各类物资的采购都是通过分公司部门领导者进行商谈并实施购买的。使用单位人员参与到物资采购全过程的现象也较为常见，然而在实施集中采购措施后，采购部门与使用单位分离，从一定程度上减弱上述人员的权利，造成该部分人员对集中采购的措施持不支持态度，还存在惯性思维、本位主义、懈怠，物资集中采购文件执行难度大， 采购部门和使用单位人员就物资规格型号确认、物资到货验收、物资装卸等耗费时间，使得采购绩效较差，从而增加各个部门的协调难度。

五、结束语

集中采购的方式对于大屯煤电公司的采买存利对弊，因此公司为在使用较低的成本费用情况下，提升公司物资购买的效率，就需要采购人员仔细琢磨采购方式，借鉴集中采购的优势，规避其不足之处，为企业高效率低成本的完成采购任务提供坚实保障。

（作者单位：中煤大屯公司铁路处供应科）