夯实工作基础 规范业务建设——做好杭州钱塘新区档案工作的若干思考

陈 兴 张红丹/杭州钱塘新区管委会办公室

今年4月18日，杭州钱塘新区正式挂牌成立。钱塘新区由杭州大江东产业集聚区与杭州经济技术开发区整合升级而来，实行“一个平台、一个主体、一套班子、多块牌子”的管理体制架构，保留原有的杭州经济技术开发区、浙江杭州综合保税区、临江高新技术产业开发区3块国家级牌子；托管江干区的下沙、白杨2个街道和萧山区的河庄、义蓬、新湾、临江、前进5个街道，规划控制总面积531.7平方公里，辖区人口106万，地区生产总值1008亿元，规上工业总产值2924亿元，财政总收入221.5亿元。

一

档案工作是机关工作的重要组成部分。新区成立后，按照“三定”方案，成立新区档案馆，由管委会办公室归口管理。当前，加强新区档案管理成为当前一项尤为紧迫的工作。近期，新区管委会办公室、档案馆对新区档案工作开展了调研，发现存在如下问题。

一是档案工作发展不平衡。原大江东集聚区档案基础工作较为薄弱，没有设置档案馆，也没有设置档案科，2014年实体化运作以来，集聚区没有对形成的档案进行系统的收集整理。除行政许可、行政执法等职能活动中产生的专业档案外，绝大多数部门还未开展档案规范化整理。原杭州经济技术开发区档案馆于2003年设立，为正科级事业单位，核定编制3人，是省档案工作目标管理二级单位、省规范化数字档案室。经开区档案馆保管着自1990年以来形成的具有保存价值的文书档案、会计档案、地籍档案、照片档案、特种载体档案等，馆藏档案数量众多、馆藏结构相对合理。此外，原经开区人社局、法院、检察院、社发局、公安分局、城建中心、白杨街道、下沙街道、资产经营公司等部门已开展档案规范化整理，其中法院档案室、城建中心档案室达省一级标准，人社局综合档案室达省二级标准，资产经营公司8家子公司获得档案工作目标管理市级认定，其余大部分单位并未开展档案规范化整理。档案工作发展不平衡，给新区档案工作的开展造成了一定困难。

二是档案没有实现集中管理。因新区档案馆库条件有限，目前各部门形成的档案还无法实现统一保管，仍由部门自行管理。由于部门对档案工作的重视程度不一及档案室的条件各不相同，档案收集整理不及时、不规范、档案资料存放比较随意的现象仍然存在，档案安全得不到保障。

三是档案工作缺乏专业性指导。因主客观等各方面原因，新区档案部门对全区各部门档案工作的指导力度不大、指导的专业性存在欠缺，各部门对档案的收集、整理、归档、数字化加工等业务知识比较匮乏。

四是档案管理考核和工作设施配置不受重视。原经开区及原大江东集聚区档案工作均未纳入综合考评体系之中，缺乏统一的、规范的考核标准，各部门档案管理的目标和要求没有得到明确。此外档案管理机构比较精简，相较各城区，在档案库房安排、设备配置等方面都存在明显差距。如原经开区档案馆库房设于管委会行政办公楼，面积约200平方米，档案库面积远远不够，档案装具为密集架，档案馆业务和技术用房配备和功能上都不达标；原大江东集聚区管委会库房由行政办公室改建，面积约100平方米，档案装具为五节柜，条件更加简单，很难达到“八防”要求。

二

新区档案工作实行“统一领导、分级管理”的原则，维护档案的完整、准确、系统、安全。按照党工委、管委会的总体要求，档案管理部门统筹谋划全区档案事业发展规划，制定长期规划和短期目标，并落实工作举措，夯实档案工作基础、规范各项业务建设，实现档案管理提质增效。

首先是制定工作规划，拟分为三个阶段。

第一阶段（2019年）的工作包括如下部分：开展调研，掌握各部门档案存量和保管利用情况；根据调研情况筹划全区档案事业发展规划，建立全区档案管理体系，建立统一的收集、整理标准规范，制定档案考核制度；整理原大江东产业集聚区成立以来管委会本级所有档案，补齐“历史欠账”；建立一支档案员队伍，搭建专业化的档案服务平台；开展系列专业档案业务培训，为部门解决“做什么”和“怎么做”的问题，全面提升新区各部门的档案意识和档案业务水平。

第二阶段（2020年—2021年）要求各部门按规定时间完成档案规范化整理，并在档案工作纳入考核的基础上，定期检查、指导各单位档案管理工作；统筹考虑数字档案馆建设事项，完善新区数字档案馆管理系统，为档案数字化建设打好基础。

第三阶段（2022年） 将在各部门完成档案整理的基础上，有计划、分步骤接收符合条件的档案；并要求进馆档案与新区数字档案馆目录数据库进行有效挂接，完善新区数字档案馆功能建设，实现档案规范化、数字化管理。

其次是突出问题导向，落实工作举措。

一是建立一支档案员队伍。为进一步提高档案工作规范化水平，新区于今年5月明确各部门（单位）档案工作分管领导，并落实专（兼）职档案员，组建了专业的档案员队伍，各档案员基本来自综合科室，对部门的收发文和业务科室的档案比较了解，为档案工作高效开展奠定了基础。

二是制定档案工作考核机制。今年档案工作被纳入新区管委会年度综合考评体系，《新区档案工作考核制度》已经下发，该制度明确提出年度档案管理的目标和具体要求、具体任务，并且要求加强档案工作的督查，切实提高新区各部门的档案意识。

三是搭建档案服务平台。新区各部门可通过购买服务的方式，将档案工作的部分业务分解出来，以外包辅助形式完成档案工作。如，今年8月档案部门通过招投标形式，完成了新区档案整理和数字化加工建库项目，在9家档案公司报名的基础上，择优选取5家档案公司入围。按照合同，全区机关单位年度预算30万元（不含）以下的档案整理和数字化加工项目可在入围的档案服务供应商中采购，同时档案部门明确各类档案整理标准和数字化要求，为机关部门高效、规范地开展历史档案整理提供了保障，也为日后档案接收进馆奠定了基础。 再如，7月完成原大江东档案整理项目招标，将在今年下半年完成历史档案的规范化整理。

四是抓好业务指导和培训。积极借助专业力量，定期开展对部门管理人员和档案人员的业务指导和培训，今年7月，新区举办了为期3天的档案业务骨干培训班，邀请省市档案业务骨干进行授课，内容包括宣讲《机关档案管理规定》、如何制定文件材料归档范围与保管期限、基建项目档案的管理和各类档案的分类整理等，并为考试合格的130多名学员颁发了结业证书。同时不定期召开档案业务培训会议，讲授机关单位机构改革前后档案归属及管理问题、档案实务操作知识，不断提升档案员业务水平。

五是加快新区档案馆新馆建设。档案库房紧张问题是新区各部门普遍反映的问题之一，也是制约新区档案工作整体推进的重要因素。当前，原经开区档案馆建设项目已于2018年立项，与新区文体中心合建，馆库面积8000平方米，目前已进入施工阶段，建成估计需要3年时间，建成后将作为钱塘新区档案馆，投入使用后能解决新区档案库房紧张的问题，提升全区档案管理能力，并展现新时期新区风貌。但目前档案库房紧张的现实问题依然突出，在新馆未建成前，将在新区人才大厦选择一处面积约为5000平方米的场地作为新区档案库房，以缓解目前档案库房紧张问题。