浅谈智慧档案共享中心建设

钱亮亮

摘 要：在国内，集团档案信息化始于大型的央企和国企，通过馆藏数字化来进行档案管理的提升。本致力于解决全集团的档案管理功能的管理和共享。由于缺少集团顶层设计管控，很多下属单位按各自需求建设个性化档案管理系统，类似系统建设参差不齐，软件相对落后，仅仅能满足基础的档案管理需求。随着众多大型集团在档案信息化的道路上持续提升、创新探索，档案的智慧和共享成为主流。

浅谈智慧档案主要可以分为两个关键部分，协同档案和智慧共享。通过管理制度与软件技术的相互配合，找到档案资源快速实施、安全指引、智能便捷三者之间的平衡点。

关键词：智慧档案共享中心

档案信息化现状及问题

整体规划被忽视，弱化了分布实施的重要性。档案信息化是一个随着集团公司发展而发展的成果。档案信息化的总体目标后，仅仅解决现阶段最迫切的问题为核心，并未体现集团层面的顶层设计和总体规划，更加弱化了集团型系统的分步实施。

没有真正的应用档案智能化管理。很多档案信息化建设初期口号很响：要实现档案智能化管理，服务于业务部门。建设完成后才发现，就是一版网络档案管理系统，无法实现不同层级档案系统的集团化管理。

投入重点放在档案的数字化扫描上。没有通过合理的方法和手段的数字化，仅仅是为了档案的完整性，实施了全部资料的档案扫描。完全忽视了档案利用率的问题。忽视了如何增强档案的流动性才是档案管理的重点。

智慧档案共享中心建设思路

智慧档案共享中心为集团型信息系统，整体思路核心为协同档案和智慧共享。协同档案重点是协同，协同即为全集团整体协同，不仅为单一系统，高可容性的性质要求这系统能够自如接入多个不同层级的相关系统，并可以拟真操作，达到一套系统操作多个系统的效果，实现多系统有机合一。另一个核心是智慧共享，该思路确保该中心系统的高可实用性、操作性、知识性、智慧性，达到智慧指导用户操作的效果。

该系统还需与集团其他业务系统（OA、ERP、MES等）的數据集成归档。

智慧档案共享中心架构设计

智慧档案共享中心按照SOA分层架构设计，持续以标准OAIS参考模型为核心理念。以三层六中心为设计基础，主要分为系统接入层、智慧共享层、应用交互层。

三层六中心的协作架构设计，体现出架构贴合业务的高可用性。接入层包含接入中心，主要实现需要接入的各类系统，接入智慧总线，从数据层、应用层设计应用双向探针，主动协作应用执行，收集关注数据（用户画像数据、行为分析等等）。

智慧共享层包括硬件中心、数据中心、探针中心、协作中心等四个中心。其中硬件中心为智慧共享中心的基础硬件池，为可自主调配配置的智能硬件管理中心，可根据数据量大小智能调配处理能力，可保障大数据量的顺畅处置。数据中心，也可称为数据处理中心，在硬件中心的基础上，处理数据收集、分析、协作等信息，对知识图谱的沉淀，利用大数据技术、AI技术等实现智能交互。探针中心，管理智慧中心与各系统各应用之间的智能交互，及时形成并管理应用操作线程，收集应用的操作以及关注的数据，根据系统的智能分析、智慧反馈应用。协作中心，根据探针中心的线程，形成并管理各类内部协作，处理线程指令数据，协作数据形成交互中心数据基础，专业指导用户进行档案的收录、归档、查询等业务操作。

应用交互层包括交互中心，通过数据挖掘、展示、交互等，实现智慧的人机应用交互、应用统计、员工画像、行为分析、主题协作、档案借阅、移动交互、个性展示等。

下属单位档案业务系统，经过接入中心配置，获取该项的全权限，包括操作流程、散文集、档案资料的创建、删除、检索、日志等业务的操作、操作记录、组织机构等。配置成功后，该下属单位档案系统成功接入档案共享中心，成为档案共享中心的一部分。用户可以在原系统或共享中心同步操作。共享中心的智慧共享层，通过探针中心在接入系统中新建探针，截获操作系统的操作过程并存入数据中心，写入共享中心的操作指令。并将探针结果同步到协作中心，形成整体业务协作。协作中心将信息、文档操作、流程等协作要求与应用交互层通信，实现用户交互中心的操作同步。

智慧档案共享中心建设总体规划

目前国内集团公司已经处于数字化管理阶段，并有一定量的集团公司已经处于知识化管理阶段，但是智能化共享的档案中心却是少之又少。集团型就是辅助各层级档案应用从辅助管理阶段向智能共享阶段的提升和飞跃。

整个建设过程遵循顶层设计、分步实施、循序渐进的建设原则。在智能档案共享中心建设的总体规划中，负责档案日常事务的档案管理基础软件只在总体规划中占一层百分比，更多的是档案信息资源的智能收集，安全保管，便捷、综合性、追溯性的服务利用、智慧数据收集、应用与流程的协作等。

1、顶层设计、分布实施。建议采用顶层设计，分步实施的策略，先将目前急需解决的部分（梳理各层级的档案系统，并完成业务分析和总结）完成，再根据完成情况进行后续建设。共享中心建设可以采用二期或多期的建设步骤。而对于集团公司整体来说，建议先试点，后推广的模式，选取集团总部3家二级单位进行档案系统接入共享中心，根据接入和应用情况适时推广。

2、安全化。安全是信息化系统的保障，所以不管是下属档案系统还是智慧档案共享中心都需要有全面、严谨、细致的整套安全防护方案，以确保万无一失。档案共享中心的安全防护方案，通过备份、日志、加密、电子签章、智能审批等功能和技术确保信息安全。各类档案系统接入共享中心，需按集团公司要求开展全面的安全检测和登记保护。完成系统的安全防护后方可接入。

3、科学性要求。共享中心建设注重的科学性，包括与其他各类档案系统的标准接口规范、智能探针技术应用、智慧总线的应用。同时共享中心提供灵活化的参数配置平台，以便确保中心的灵活性和扩展性。

5、高性能。集团公司管理特色，共享中心专设硬件中心，设置服务器集群、云服务等确保并发数、响应时间、访问量等方面满足需求。

结束语

通过建设智慧档案共享中心，从集团层面实现不同类型档案系统便捷接入和扩展，在不影响历史数据的情况下实现档案功能的共享和集体管控。智慧化收集用户应用习惯、业务操作习惯，实现用户画像和智慧学习。以智慧共享层为基础实现科学指导档案的操作。