新时期如何加强企业办公室行政管理

王小丰

摘要：随着社会经济的不断发展，办公室的行政管理工作也发上了天翻地覆的变化。行政管理的完善与高效成为企业不断发展的重要组成部分。

关键词：企业；办公室；行政管理

办公室是一个综合的办事机构，其工作内容复杂而繁多，它担负着协调各部门工作、宣传公司文化、辅助领导决策、业务洽谈、文件起草等各项工作，是一个企业的“枢纽”。在新的经济形势下对企业的行政管理工作提出了更高的要求。如何构建高效、完善的行政管理体系也就成为企业发展的重要组成部分。

一、企业办公室行政管理团队的建设

一个良好的行政管理体系离不开一个优秀的行政管理团队，一个优秀的团队一定是由一群优秀的个体所组成，一个行政管理团队的专业、长效、稳定、不断学习不断提升也就是行政管理团队建设的基石。建立优秀的管理团队可以定期组织相关人员进行学习培训，培训内容可以涵盖行政管理、协调沟通、文件管理等。

新的形势下要求企业行政管理人员具有极好的服务意识，以发展的眼光看待工作中出现的问题并作出合理的处理，要求行政管理人员不断学习、提高以完善管理理念，以适应企业发展的需要。

二、企业办公室文化的建设

小型企业靠领导，中型企业靠制度，大型企业靠文化。文化建设在一个企业中至关重要，是企业做大、做强长存发展的关键，办公室的行政管理人员则是企业文化建设的参与者、执行者。在文化建设中文化宣传、文化活动是常用手段，文化宣传又分对内宣传、对外宣传，对外宣传是通过构建企业网站，编辑企业宣传册以提升企业形象与知名度；对内宣传则是制定企业手册让广大员工了解企业文化，学习企业文化，融入企业文化以真正的成为企业的一分子。文化活动则可以让员工切实的感受到企业的文化氛围，例如：组织部门旅游、企业的文体活动、专业的技能竞赛。

三、建立完善、高效的工作流程与制度

完善的工作流程是高效完成工作的前提和保障。在现今各企业中存在着信息资源无法共享、决策执行不力，出现问题时处理不够及时，处理方式方法不合理，各个部门各行其是，管理混乱等现象。行政管理者需要制定每一项工作的工作流程及制度，针对具体问题制定具体方案，并在不断的工作实践中不断完善工作流程与制度，最终建立一套完善、高效的工作流程与工作制度。

第一，要明确职责。不仅要明确每个行政管理人员的职责而且要明确企业各个部门在合作时的职责。真正做到每一件具体工作可以找到明确的责任人，避免出现问题互相推诿，给予奖励你争我夺。

第二，要做好协调沟通工作。这包括每个行政管理人员间的协调与沟通及企业内各个部门的协调与沟通。在日常工作中矛盾无处不在，在每个人各司其职的前提下如何妥善的处理工作中产生的矛盾则需要行政管理人员有着极好的协调沟通能力。毕竟，员工工作是为了一个共同的目的：企业的发展与壮大。

第三，完善奖惩制度。企业要合理利用奖惩制度对企业员工进行激励与约束。使用物质奖励与精神奖励相结合的方法，在保证公平与差异的基础上制定切实可行的薪酬方案。在薪酬考核时要明确员工的考核标准，根据工作的性质、难度、质量、效率的不同制定出相应的考核标准，并严格遵守考核标准进行奖励分配。

第四，完善办公室行政管理的信息化。随着科技的发展时代的进步，现代化信息技术也得到了广泛的应用。使用信息化管理系统已经成为每一个企业的必然选择。采用电话会议、视频会议、企业邮箱等技术手段使得企业在沟通交流方面更加便捷高效，企业领导可以很容易掌握每一项工作的进展情况。办公自动化系统在企业内的覆盖率及使用效率一定程度上影响着企业的工作效率。熟练使用办公自动化系统已经成为现代企业员工应当掌握且必须掌握的基本技能之一。而培训员工学习使用办公自动化系统也成为企业行政管理人员的一项新的工作内容。

四、建立完善的档案管理制度

无纸化办公是时下新興的理念，在环保的同时也对企业行政管理工作中复杂而庞大的档案管理工作有所缓解。但企业的档案管理还不能被无纸化办公完全取代。必要的文档保存是每一个企业无法避免的工作。

构建完善的档案管理制度可分为以下几个方面：

第一，档案管理的硬件建设。对企业所有的文档进行统一收集，统一管理，专人负责；制定严格的档案录入、保存、查阅、调取、销毁制度；各个部门要有专人负责本部门内部文档的记录、保存、使用等工作。

第二，档案管理的软件建设。建立企业的电子档案管理系统，对档案进行分类，记录档案性质，存档时间，保存位置，使用范围等，当需要查阅档案是可以通过电子档案管理系统快速获取相关档案信息。

第三，制定保密制度。企业的档案记录了企业的重要信息，一旦丢失或失窃会对企业带来难以估量的损失。这其中包括档案室的出入规范，安保措施等。

五、结语

在新的历史时期，办公室行政管理已经成为企业可持续发展的必要因素，行政管理人员应当充分认识到他们工作的重要性。不断提高自身素质，更新管理理念，加强服务意识，辅助领导决策，更好的服务于企业，为企业的发展提供支持，同时也是自我实现。

参考文献：

[1]牛艳红.创新办公理念发挥职能优势——办公室行政管理实践[J].经济师，2018 （01）.

[2]毛明军.做好新时期办公室行政事务管理[J].农家参谋，2017 （20）.

[3]王加林.行政事务管理工作创新之我见[J].经济师，2018 （06）.