对石油系统归档问题的思考

叶德斌

摘要：本文通过对石油档案重要性的阐述，结合中国石油西部钻探吐哈钻井公司实际，剖析了目前档案归档工作存在问题，提出了处理归档的措施和建议。

关键词：归档;档案;石油;吐哈钻井

随着中石油向多种经营方式转变，档案归档数量越来越多、归档要求越来越高。归档是否及时，关系工作的开展，关系档案的利用，更关系公司的生产运行，因此必须做到应归尽归。但在实践中，归档问题一直是制约档案水平提升的瓶颈。

一、石油档案的重要作用

毛泽东长征中曾强调：“宁可丢性命，也不丢档案”。原石油工业部部长王涛曾指出：“决不能认为我们的事业发展了，我们的工作就做好了。如果形成的档案是不完整、不准确的，我们的工作不能算做好，而且是对国家、对子孙后代欠下了债”。

（一）档案是历史记录。这些档案，记录了吐哈钻井公司70多年的历史进程，也记录了前进过程中的问题、困难、应对策略、解决办法和积累的经验等，是公司发展的重要史料，是一部缩小版石油工业的创业史、成长史和改革发展史。

（二）档案是有形资产。档案完整记录了公司生产、经营、管理方面的成果，是工程技术人员心血和智慧的结晶，是技术和知识储备的重要形式，是企业核心竞争力的重要体现之一。

（三）档案是生产要素。公司始终致力于推动档案资源和服务利用体系建设，以吐哈钻井公司为例，近三年累计实现档案利用138人次，665卷/件，为公司各项业务发展提供了强有力信息支持。

二、目前归档现状和存在问题

吐哈钻井公司1939年组建于“铁人精神”发祥地——玉门油田，是以石油天然气钻井为主，集钻井技术服务为一体的专业化公司。78年的历史馆藏数量达到32971卷/件，目前正在以每年1500卷/件的速度递增，但在归档过程中还存在一些问题，主要变现为“三个不”。

（一）重视程度不够。在思想上，部分领导对档案工作重要性認识不够，存在“重工作、轻归档”错误思想;部分档案员责任心不强，没有对归档工作高度重视;部分机关和二级单位档案归档存在应付思想。在管理上，部分单位未配备独立档案管理部门，无专职档案管理人员;使用非正式职工，工资水平低，管理积极性不高;“档案日”等宣传不到位，公司、员工认识不够、重视不够。

（二）归档管理不细。以公司为例，尽管上报了《归档范围备案审批表》，年年下发归档通知和《文件档案归档范围确认书》，建立了完善的管理考核评价标准，但仍存在上交实物不全面、不完整，只凭经历或者想当然该归档或者不归档，造成许多重要有价值的文件不能及时归档，部分缺少签字盖章;纸质文件与电子文件不一致，纸质文件提交数量大于电子文件;档案交接工作进行比较迟缓，部分科室或二级单位不能够及时完成档案归档工作;部分钻井工程井史等重要资料，归档单位与档案室分别留存，既浪费资源，又无法有效发挥档案价值。

（三）归档效率不高。随着社会信息化进程的加快，档案数字化建设成为信息技术发展的必然要求。2011年，中石油推广应用档案管理系统（E6），要求“十二五”末可数字化档案达到80%。2015年吐哈钻井克服时间紧、任务重、人手少、数据量大等困难，经过八个半月的努力，档案数字化率达到99%，但每年新增档案数字化工作是最费时、费力的工作，依然采用实体档案一张一张扫描、裁剪、上传、审核等方式进行电子件归档，归档效率较低，与数字化建设初衷相悖。同时，档案员对各单位分管工作不熟悉，致使归档范围确认书与实际归档有出入，特别是对基建、合同、科研等专项档案不熟悉也一定程度影响了归档的效率。

三、解决措施及建议

面对归档过程中出现的诸多问题，我们必须创新方式、加强管理、强化培训，切实推动档案归档工作迈向新台阶。

（一）加强档案宣传，争取领导支持。领导重视是抓好档案工作关键所在。要定期召开档案会议，研究政策、听取汇报、了解现状;要帮助档案人员解决困难和问题，为工作开展提供有力保障;要保证合理投入，使档案工作有专门机构、专职人员，硬件设施符合达标要求。搞好宣传是抓好档案工作根本保证。要拓宽路子广开宣传渠道，通过知识问答、制作宣传栏、张贴宣传画、网站、微博等各种途径，积极宣传档案法等相关知识，提高全员档案意识，积极培育档案文化，营造“大档案观”。

（二）创新归档方式，提高归档效率。目前管理类（文件、合同等）数字化归档占到归档总数的60%。因此，加快办公现代化建设，是提高档案归档效率的关键。中国石油集中身份管理与统一认证服务平台中办公自动化系统、合同管理系统、档案管理系统全部已经上线运行，要探讨将各个系统中具备数字签名的办公系统文件、合同管理招标及合同文本结算、集中报销凭证等直接汇总到档案管理系统中，减少大量扫描工作，不仅可以实现时时、快速、高效归档，还可以进一步推动档案系统化、信息化、网络化。

（三）严格归档管理，健全管理体制。在制度体系上，要通过实践逐渐完善档案归档制度，使其更加规范化，为归档工作提供有效支撑。在归档时间上，要严格落实《档案管理手册要求》，钻井单井类、声像实物类随时归档，产品、科研、建设项目类竣工3个月内归档，其他在次年上半年完成归档。在沟通考核上，要坚持定时归档、限期归档与通报、催交相结合，建立档案归档工作与业绩考核、评先选优相挂钩的政策，确保归档工作得到有效落实。在开发利用上，要以年鉴、大事记、利用事例汇编、周年庆典等为抓手，结合石油系统形势和热点，推出一批档案文化产品，推出一批有影响力的编研成果。

（四）强化档案培训，打造过硬队伍。档案工作是一项专业性很强的工作，不仅需要较高的政治素质、职业道德，还要具有较高的档案理论水平和较强的业务能力。要强化档案员思想政治教育，培养他们高度的事业心和责任心，牢固树立任劳任怨、执着追求、无私奉献的精神。要强化档案员专业知识培训，以档案法、档案管理手册、统计年报、基建、保密等为重点，努力造就一支业务精通的档案队伍。

参考文献：

[1]孙静.企业档案归档整理存在的问题与对策[J].理论探索，2015 （1）：488.

[2]张静.行政审批电子文件归档工作探讨[J].北京档案，2015 （4）：30.

[3]王桂林.分析企业档案归档难度成因与对策[J].企业文化，2013 （3）：69.

[4]周家兴.浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务，2013 （23）：57.