论数字化档案在工程档案管理中的应用

【摘要】：随着现代科学技术的快速发展，对于档案规律的这个领域来说，无疑是一个新的机遇。对于一个工程来说，也是有自己的档案与规划的，从一个工程开始筹划，到整个工程结束，都有一个完整的研究计划，并且记录的档案在档案进行整理与保存的过程中，由于纸质的档案保存方式是比较挑剔的，不能有所毁坏，这样就会造成了工作过程中保存的档案不完善。本文主要是研究在数字化运行中档案如何管理以及在应用中如何对档案有合适的处理措施。

【关键词】：档案的数字化 管理工程 档案管理应用

引言

科学技术的快速发展，对于信息技术方面有广泛的可应用的地方。对于传统的管理工作来说，数字化档案的管理是非常有效的，对于档案的管理也是有很多方面可实行的，同时对于工作人员的工作过程来说也有很大的帮助，在不同的层面能够提高工作人员的工作效率，赞工作的深度种能够加快科学化，系统化的档案管理。传统的档案里面包含着很多不足与档案数字化管理的应用方式，对于新方式的引用工作人员所应用的范围也是很广的，这样有利于工程档案的整理以及工程所产生的档案管理的保存。

一、档案数字化管理的给工程带来的影响

1.1档案数字化的意义

在这个快速发展的新时代，对于传统的档案整理方式我们已经不再过度使用了。由于社会发展的方向是多样并且快速的，传统的管理方式非常的耗费时力，对于一些比较大的工程，施工的方式也会有所不同，很多数据的计算与采集是非常有难度的。而且每组数据的统计有可能也是来自不同的单位，所以在数据的传送过程中，通过传统的运算方式与整理方式就有很多漏洞了，甚至有些数据还会丢失，或者出现衔接错误的现象，

信息技术主要是根据一些数字化管理的机制来进行，一些新型的技术也会应用其中，并且由于很多数据在表达方式上很相似，我们利用编码的方式来将不同来源的数据进行处理这样就不会将数据的来源搞混。一些声像的文件利用传统的档案管理方式是非常容易发生丢失的现象的，而新型的档案管理方式不仅能够准确无误的将文档保留下来，还会将数据以新的形态进行保存。数字化管理是随着科学技术的不断发展而渐渐产生的，利用数据库，压缩技术等等来将纸质的文件进行保存，所应用系统文档保存方式能够将数据有序的进行管理。

数字化的存储以及传输形式是利用网络化的形式来进行的，同时他的应用系统也是根据计算机的应用来管理。这样的存储方式是非常简便的，并且还能够实现信息的快捷分享。这些数据经过快速的整理与规划就会变得非常容易被调取，这样也减少的材料原理人员的工作量。

二、档案管理过程中出现的问题

2.1施工的质量影响档案的管理

传统的工程管理过程中，由于每个工程他们所涉及的数据，而且数据采集的单位是比较多的，在整理的过程中出现着各种各样的问题，这些问题都会影响工程在后期的整合与数据的使用问题的中心主要体现在如下几个方面：

施工人员操纵着整个施工的进程，由于建筑装饰装修施工条件和装修装饰工程的进程是比较复杂的，所以相关施工人员必须条理清楚，并且拥有较好的技术水平。但是现在我国建筑工程的施工人员专业技术水平有限，以及条理性有欠缺，这就会对施工质量造成很大的负面影响，施工的过程出现影响数据的记录也会出现措施，然而在档案管理的方面就会增大工作量。数据的收集的也会有错误的表现，而且利用新型的数据也不一定能够准确的保留正确的数据，我们需要在施工过程中保证过硬的施工质量，这样才能够利用新型的档案管理措施来进行数据的保留。不能拥有过硬的施工质量。在进行建筑的装饰装修的进程中，必须有相应的监管部门对工程进行约束，以规范施工的进程。但是我国现在的施工的监管部门并没有完善的监管制度和专业的组织。即使有这样的监管部门，也都没有做到身体力行，这就会使得的质量出现了各样的問题。导致大多数的施工团队在施工的进程中没有进行有用的监管准则。

2.2档案管理不够完善

由于在档案的收集过程中所需要的东西是比较多的，在实际的操作过程中，经常会出现数据与资料不完整，或者是发现错误，记录方式不规范等情况，每个单位所提交上来的数据有衔接不上的情况，或者是根本就没有根据正确的计算方式来得出的数据。最终形成档案的形式是不规范的是对等，老了之后的保留与作曲都是有很大的不便的。对于档案的管理，客观原因也是有所存在的，档案管理的工作人员缺乏在建设方面的专业知识与理论知识，对于工程过程中施工的方式与操作的方式并不熟悉，所以在接受方案数据的时候，并不清楚具体所接收的数据是来自哪里，因此在档案进行整理和调动的到过程中，常常会出现资料对接不清楚，或者是工作人员所接收的资料，并不是本单位提交上的资料。这就需要专业的档案管理工作人员根据正确的数据来源去进行核实。这样就大大的增加了每个单位工作人员的工作量。

三、如何有效地将数字化管理有效实施

3.1健全工程档案的管理制度

在十届的管理工作过程中，需要有一个健全的档案管理工作程序，这样才能够保证每个工程能够顺利的进行，根据相应的法律法规，制定一个适合自己所在的单位的档案管理工作秩序，这样才能够对每个工程进行完善的归档。

3.2做好数据的收集与存档

一个工程可以分为很多个阶段，并且在管理过程中也是需要很多人来进行工作的分配的。不同阶段有不同阶段的领导人，根据一个系统化的方式，或者是一个严格的培训，将工作人员能够高效率的将数据进行存档，注重硬件的管理，做好收纳和数据管理工作。

结束语

在工程档案管理的实际应用过程中，数据的采集是有一定的局限性的，工程档案这个工作也是很繁琐的，这就要求工作人员能够有非常熟练的工作经验，这样对于数据档案的管理也是有保障的。

【参考文献】：

【1】陈丹.学校档案管理基础工作与档案管理现代化[J].黑龙江科技信息.2018：30-17

作者简介：姓名：陈大勇 出生年月：1982.10.19 性别：男，民族：汉 籍贯：山东省济南市，研究方向：工程档案，计划管理