档案保密工作存在的问题与对策

马建国

一、档案保密工作存在的问题

信息化的发展，在为档案工作提供便捷的同时，也暴露出不少问题隐患，对档案保密工作提出了更加严峻的挑战。由于档案所涉及的信息大至影响国家安全，小至影响人民的利益，在推进信息化的过程中，如果在网络与信息的管理上安全保密工作不到位，将会给国家和人民带来不可估量的损失。

1、在封闭和开放过程存在的问题

在传统档案工作中，档案服务对象相对固定及封闭，传统档案与载体不可分离，档案及其索引工具的实体是集中保管且在人为监控之下，其泄密窃密的可能性相对较小。而网络环境下，信息在产生、处理及传输的过程中，时刻处于一个开放的状态，任何人通过信息高速公路中任何一节点、任一终端都可以查询到相关档案信息。这种安全上的威胁不仅来自软件系统的缺陷或是人为攻击，而且在网络线路、视频辐射乃至电源信号上都可能出现安全漏洞 给不法分子以可乖之機。

2、档案管理机制存在的问题

在传统档案管理机制下，档案实体的密级一但确定，在文件收集整理至归档之前，归档人员会对文件的密级重新做出鉴定标注，这一密级标识往往伴随档案实体的整个生命周期。当然也有许多档案馆，档案实体是按保管期限保存，并非按密级区分保存，客观上造成了相当多的档案部门对档案入库之后的密级鉴定工作忽视甚至搁置不做。然而面对网络应用，对档案信息的密级确认、解密、降密、划分控制使用范围等工作将是相当繁重的任务。

3、档案利用形式存在的问题

信息化普及之前，档案的利用形式主要是对档案实体文件的查阅和复印。在这种情况下，一是对利用者的范围、身份等易于控制。二是档案利用的内容针对性强，查阅、复印的内容一般不会超越其申请的范围。三是档案的利用一般不会造成对原档案的更改和破坏。但是，在信息网络的环境下，由于档案利用形式发生了转变，新的挑战随之产生：第一，利用者的范围、身份等不易控制。第二，计算机技术和互联网技术的飞速发展，信息传输及人们在单位时间内捕获信息快捷方便。第三，原始档案的真实性受到威胁。因对电子文件的更改可以不留任何痕迹，电子文件具有较大的易更改性，这就容易失去档案的原始性、真实性。第四，窃密、“入侵”手段更加隐蔽更加高明，大大增加档案保密工作的难度。

4、标准化建设滞后的问题

目前档案馆系统应用软件没有统一标准，由于缺乏统一要求和有效地组织协调，网络建设参差不齐，标准化水平低。各个单位根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备;机型五花八门，水平参差不齐。不少档案管理系统应用软件功能单一、标准化水平低、数据不完整。加之缺少统一的发展规划和标准，这些状况发展下去，势必会给档案网络化安全带来隐患。

二、加强档案保密工作的对策

1、强化保密宣传教育，增强档案保密意识

在信息化建设中，对档案信息安全的威胁更多的不是来自于外界的人为，而是来自于工作人员操作不当或把关不严所致，比如：对档案保密工作缺乏正确的认识。因此，要加强档案保密工作，首先要解决思想认识问题，更新观念，要广泛开展档案保密教育活动，增强档案保密意识。档案保密宣传教育是一项长期性的工作，必须联系实际，突出重点，常抓不懈。档案的信息化建设并不单纯是档案部门的工作，在文件归档之前，文书部门就要对文件做好定密工作，明确哪些文件属于单位的内部文件，哪些文件属于公开文件。这就要求文书部门掌握好本部门、本系统的定密范围，做到该保密的能保得住，该开放的就开放。

2、建立健全制度，进行规范管理

加强制度建设，依法进行档案信息化管理，这是信息化建设的重要前提。特别是在档案的信息化建设起步阶段，要在建设中不断地规范，及时制订各种相关制度，使之规范化、法制化。当前，有关电子文件原数据标准、档案数字化流程及相关数据格式等一系列标准规范日趋修订完善。在这一系列制度中，有必要对档案信息化建设中的保密制度进行规范。第一，建立一系列档案信息化及相关的保密制度。档案信息化建设是一个系统工程，既离不开信息管理方面的法律规定，也离不了有关标准与规范。为了保证档案信息平台的安全，要按照计算机系统建设中的标准规范来设计开发，更要参照档案领域有关的标准规范。第二，成立档案信息化建设协调领导小组，实行领导责任制，进行宏观调控，负责协调各个管理层次的工作。成立专门技术小组，具体负责档案信息内容的安全、技术安全和网络安全等。注意把好档案信息内容的安全，确保档案资料的安全，做到宽进严出。

3、正确处理档案利用和保密之间的关系

档案的保密和开放利用工作，是档案工作的两项重要内容。它们既是对立的，又是统一的。档案保密，就是保守党和国家的秘密，维护国家利益和安全，是经济建设顺利进行的保障。档案开放是为了充分利用档案中的信息资源，发展经济，建设国家，使国家富强，人民安居乐业。那些谈保密就色变，就不敢提供利用，使许多档案束之高阁、禁锢起来，人为地把经济建设和保密工作割裂或对立起来的做法是不可取的，也有违档案利用的宗旨。当然，档案的开放、利用一定要适当、适时。保密和利用之间有一个“度”的问题。“度”掌握得好，对国家经济建设将起到积极的推动作用，否则，将给党和国家带来一定的损失。这就要求加强科学定密工作，正确处理保密和公开的关系，改进和加强定密工作，从制度和机制上保证定密科学准确。

4、加强网络技术学习，提高技术手段

档案的信息化建设涉及到许多方面的技术，特别是计算机、网络 系统安全技术问题等。首先，普及档案工作人员的计算机知识，提高网络防御技术。确保操作人员既有强烈的档案信息安全保密意识，又具备过硬的计算机应用和网络防御能力。其次，档案工作人员除了钻研业务知识 还必须加强信息网络技术科研活动，坚持业务人员与专家研究相结合，发动档案工作者、计算机管理人员参与研究，集中大家的智慧，同时组织网络、密码、技检等方面专家会诊难题，技术攻关保证研究的广度和深度。坚持整体谋划与具体研究相结合，深入探讨档案网络安全保密管理的特点规律、基本原则、任务目标等，在具体操作上做到理论探索与实践应用相结合，紧紧围绕档案网络安全保密管理的需求和难题搞研究，注重研以致用，从而更好地推动档案保密工作。

（作者单位：潍坊市潍城区退役军人服务中心）