漫谈纸媒行业广告档案管理工作

谭光华

摘 要：随着移动终端的快速发展，5G时代的到来，纸媒的广告收入受到了极大冲击。在此背景下，本文探讨了纸媒行业中广告档案整理的现状，论述了广告档案管理员的素质要求，及其广告档案整理的意义，以期对处于寒冬中的纸媒有所借鉴。

关键词：纸媒;广告;档案;整理

在数字化急速发展的今天，纸媒的高光时刻已经成为过去式，从荣耀之颠渐渐进入了寒冬，纸媒行业的各类广告受到了强烈冲击，像原来的房产、汽车、商业等传统广告大户，纷纷转投入新媒体的怀抱。由于纸张价格三月一小涨，一年一大漲，更是让纸媒的日子雪上加霜，2019年又有十余家省级以上纸媒宣告休刊。

一、广告档案管理存在的问题

一是没有广告档案整理意识。档案管理是每个单位的一项重要工作，但是广告管理部作为报社的一个科室，强化管理、搞好服务、完成经营目标是重中之重，但是广告档案的整理工作，似乎可有可无，大合同有办公室归档，大数据有财务提供，广告管理部一直没有设立档案员，没有独立的档案室，甚至档案柜也没有。二是没有专人负责。报社自成立广告部以来，一直没有建立本部门的档案。20多年的各种文件、材料混放一起，一份文件可能有十几个版本，哪个是开始的，哪个是最终版本，都难以分辩。有时候需要一份资料，几个人连续找半天也未必有结果。根据前几年市档案局下发的文件，报社领导根据实际业务情况，调出一间办公室专门整理档案，配备了文件柜、专业档案盒、碎纸机、电脑等，从硬件上确保了这项艰巨任务的完成。同时抽调了三名具有良好政治质养和专业技能的同志利用四个月的时间，集中整理了所有的档案，把资料按照合同、申请、公文等逐一分类，准确甄别出每份文件的价值，重复文件只留一份最终版本，有效的保护了报社自广告部成立以来的所有原始纸质档案，形成了一份真实有价值的档案信息，真正发挥其应有的作用。

二、广告档案管理员的素质要求

广告是纸媒行业收入的重要来源，作为广告档案的管理员，首先要有高度的责任心。工作中切实把好每一道关，严格规范广告合同，使用统一的制式版本，坚决杜绝合同外流，杜绝阴阳合同。这关系到纸媒的前途和未来，关系到报社每一个人的收入、每一个家庭的生活质量。其次，广告档案管理员要有强烈的保密意识。广告合同的价格是敏感数字，要保护好每一位经营人，对每一份合同要保密，广告档案管理员的电脑要加密，专人专用，并且对涉密文件还要再加密。查阅时需要领导审批，重要的大合同统一归档办公室。另外，广告档案管理员要有上进心。日常工作中需要不断学习新技能，提高知识结构。传统纸媒行业人员普遍老化，计算机的基本操作能力偏弱，和传统的纸质档案相比，整理电子档案更是一项艰苦细致且难度较大的工作，这就需要广告档案员克服畏惧心理，熟练掌握计算机技能，如输入法、EXCELL表格的灵活运用、WORD文档的处理等。

三、广告档案整理的重要性

1、可以及时了解广告环境动态。作为一家地市级纸媒，前几年房产行业一年的广告额曾经过千万，到了2019年只有几十万，房产客户从三五十家到十几家，汽车行业的广告额从四百万竟然下滑到零，让纸媒广告从业人员感受到了寒冬的冷酷。根据广告环境的变化，领导及时作出调整，将原来主要靠硬广改为专题经营。2020年报社签订的合同，专题经营已经占到了90%以上，广告从业人员慢慢由专门的广告业务员转变为复合型经营人才，由从事多年新闻工作的记者调整到经营一线，在满足客户新闻需求的同时，帮助客户出谋划策，真正想客户所想，充实广告人员。从单一广告收入来源转变为多条腿走路，先后成立了发行公司、汽车租赁公司、物流平台、教育培训中心等多个经营部门。促进了新媒体的融合，报社先后成立了新闻网、微博、微信、客户端等，一部分不想投放纸媒的广告客户选择了新媒体，对报社的广告经营是补充。

2、及时摸清每个广告责任人的经营能力。报社广告分为市直、县域、旅游、商业、通讯等二十多个行业，责任人来自不同岗位，能力有大有小，有的广告负责人是从后勤部门转行过来，签合同时信心满满，真正走向市场跑跑客户才发现，困难很多，这就需要领导及时包靠，一起出谋划策，跑客户，策划活动。经营人员之间互通信息，互相帮助，大家一起完成全年广告任务。2019年，适逢新中国成立70周年，报社策划了特刊，政策优惠，极大调动了经营人员的热情，为报社增加收入80多万。

3、快速查阅，准确判断，提高效率。广告管理部的工作千头万绪，每天有各种各样的繁杂情况出现，这就需要广告档案管理员及时整档归档，把资料电子化，为领导决策提供数据支持。2020年广告合同签约前，有个经营部门新换了负责人，在谈判的过程中，该负责人不断要求修改经营范围，谈判组那里商谈着区域划分和合同价格，这边根据负责人提出的要求，及时提供2019年该部门签订的全部30多份合同，哪些是跨年合同，总额多少，到账多少，已经消耗了多少等等，分门别类，各种数据汇总提供，帮助谈判组及时调整思路，做出分析，经过一轮轮艰苦的谈判，确定出合理的价格，既保证了单位新一年经营任务的签约，又鼓励新人树立了信心。

4、及时发现问题，调整思路，提出对策。2018年，房产负责人履行合同的过程中，碰到新一轮房产紧缩，地产广告明显下降，代理金缴纳出现困难，压力很大。后经多方论证，提议可以抵房来完成任务，抵来的商铺增加了报社的固定资产，能常年出租，既是报社的长期收入来源，负责人又完成了任务，实现双赢。

广告是纸媒的重要收入来源，做好广告档案的整理，进行各类型的数据统计，做出准确的分析和研判，帮助决策层及时调整思路，改变经营策略，在当下就显得更为重要。在唱衰纸媒的大环境下，报社的广告经营额年年上涨，每年都在10%以上，这在全省报业行业中都是屈指可数的。