谈档案信息资源的开发利用

潘涛

摘 要：开发档案信息资源，使档案资源得到充分利用，是档案工作的根本目的。随着社会信息化建设的全面铺开，对档案信息资源进行开发的呼声越来越高，如何打破封闭保守的档案利用开发局面，如何采取积极主动的手段有效开发档案信息资源，为社会服务，为公众服务成为档案工作的重中之重。

关键词：开发利用;档案;服务

档案信息资源开发的最终目是使档案资源得到充分利用，档案利用效果如何是对整个档案工作的评价和检验。随着社会信息化建设的全面铺开，对档案信息资源进行开发的呼声越来越高，如何打破封闭保守的档案利用开发局面，如何采取积极主动的手段有效开发档案信息资源，为社会服务，为公众服务是目前档案工作的重中之重。下面笔者根据多年从事档案工作的经验，谈谈自己对开发利用档案信息资源的一点看法。

一、档案信息资源开发利用现状

目前，档案部门的许多档案信息资源的内在价值，因受到档案本质属性及其利用局限性的制约，还没能完全得到开发利用，人们对档案信息的需求和利用，因受到档案载体的单一性以及档案检索的封闭性，而不能得到完全的满足。这大大影响了档资源开发利用的发展进程。建国以来，档案信息资源的利用高潮只出现过两次。第一次是上世纪70年代末，全国大规模开展拔乱反正、平反冤假错案，档案利用形成一个高潮;第二次是上世纪80年代中后期，落实知青政策及部分省份大规模地编史修志，档案利用形成第二个高潮。之后，国家管理走向法制化，政策日趋稳定和透明，人们对档案资料的利用逐渐减少，档案部门“门可罗雀”的状况极为普遍。省级档案馆接待利用者日均两三人的、市县级档案馆日均不足一次的很常见。据调研了解，近些年来，各地党委、政府都投入了大量人力、物力、财力，不断对档案馆的查阅利用环境、检索系统进行改善，并配备了电话查询及部分业务网络查询等方便手段，还在社会范围内大力宣传档案馆的馆藏信息、服务范围、利用知识等，档案利用率依然不能达到预期效果。由此可见，在现实工作和生活中，人们对档案的需求和利用不高是客观存在的事实。进入二十一世纪的2000年代后这种局面才有所改变，但是莉社会真正需求的查阅利用量还是有所不足。

二、影响档案信息资源开发利用的因素

（一）档案信息资源内容不丰富

搞好档案信息资源开发利用工作的基础是要有丰富的馆藏。由于历史的原因、制度的原因以及人为的原因，档案部门一直还延续着“坐等接收档案”的工作形态。在主动收集档案的时候，对档案的重要性认识不足，意识不强，导致在一些重大事件、重点项目建设等活动中所形成的档案资料保存不会，丢失严重，造成馆藏结构不合理、种类不全，直接影响了档案利用效益的充分发挥。有的档案馆因库房面积和容纳量受限，甚至满十年应进馆接收档案，也迟迟不开展接收工作。

（二）档案信息资源管理模式单一

目前，档案馆通常以实体档案为主要管理对象，档案信息资源的开发几近空白。档案的计算机管理模式、公共信息网络服务系统等尚未完全建立开展起来，缺少计算机档案管理系统相应的标准和规范。档案信息资源开发利用模式，仍以传统的提供利用档案为主，服务方式不灵活，服务途径较狭窄，服务手段欠快捷，这种传统的档案管理方式，严重制约着档案信息资源开发的程度。

（三）档案信息资源利用意识薄弱

长期以来，由于档案工作过分强调保密性，导致了人们对“档案重地”望而生畏的畏惧心理，不到万不得已的情况不敢轻易到档案部门来查找信息资料。加之我国全民教育事业还不够发达，国民整体文化素质较低，认识不到档案是一种与自己生活息息相关的信息资源，一般也不会想到要去档案馆找找自己需要的资料。这种档案利用意识的极度薄弱，大大阻碍了档案信息资源的开发利用工作。

三、如何提高档案信息资源的开发利用水平

（一）丰富馆藏，完善结构

丰富馆藏是为档案信息资源开发提供“量” 的保证，完善结构是为档案档案信息资源开发保证“质”的保证。只有在“质”和“量”两个方面都予以保证，才能为档案信息资源开发利用开启方便之门。要丰富馆藏，我们必须采取“请进来，为利用者找信息;走出去，为档案馆找档案”的方式，根据利用者的需求，将档案资源丰富到最大化。要完善结构，我们必须打破条框的限制，在严把档案的“入口”的同时，将档案门类、层次、种类完备到极致，并加强档案馆之间的信息共享合作。

（二）建立档案信息资源多元化服务渠道

将档案信息资源渗透到相关相近的信息资源体系中，建立档案、图书、情报、资料一体化的信息服务中心，并形成相对独立的档案信息网络系统，把分散于各个层面上的档案资料收集整理、综合分析、研究利用，形成有价值的档案信息资源，最大限度地实现档案信息资源共享和综合开发利用，从而构筑集各种信息互相补充、互相渗透的综合的完整的信息体系。

（三）加强档案信息资源开发利用的宣传工作

提高档案信息资源开发利用的关键因素是必須拥有的大量的利用者。没有利用者，就如同一桌丰盛美味的佳肴没有顾客品尝一样，档案信息开发利用工作也就失去了其存在的意义。因此，档案部门应加大宣传力度，拓宽宣传渠道，让研究开发出的档案信息资源走出深闺，为公众、社会所熟知、认可，并以吸引广大利用者走进档案馆利用丰富的档案信息资源。从这个角度上说，宣传是开启档案信息资源利用大门的一把金钥匙。

总之，提高档案信息资源开发的途径很多，任务也很紧迫，档案部门应紧跟时代前进的步伐，抓住人们对档案信息的渴求和需求，与时俱进、开拓进取，大力开展档案信息资源开发利用士作，以满足人们对档案信息资源的需要。