如何提升高校教学秘书能力

摘 要：凯里学院是贵州省黔东南州唯一一所普通高等学校，教学秘书较多，教学秘书在学校教学管理岗位上又非常重要，而教学秘书存在的问题较多，针对教学秘书管理方面较薄弱。鉴于此，作者对教学秘书的职责，能力提升、角色意识等方面提出了自己的看法，供高校领导制定管理制度提供参考。

关键词：高校;教学秘书;能力;提升

一、高校教学秘书工作的重要性

教学秘书是高校设置的教学管理重要岗位，是协助二级学院院长做好教学管理工作的助手，是贯彻教育教学管理规章制度的重要纽带，教学秘书工作兼有学术管理和行政管理的双重职能，是一门需要长期学习和实践才能掌握的重大学问，教学秘书的综合素质决定了高校管理的水平和质量。

二、凯里学院教学秘书工作现状

凯里学院自2006年升本以来，设15个二级教学学院，每个二级学院设教务科，每个教务科配1-2名教学秘书。目前，教学秘书工作存在诸多问题，如：1.工作职责不明确，工作繁杂，只要是学校层面下发的通知，不论巨细，不论职责，统统交由教学秘书去完成，导致教学秘书叫苦连天;2.各二级学院教学秘书人员不稳定，变更频繁，工作刚进入角色，又被调整到其他岗位。由于教学秘书工作非常辛苦，有些二级分院甚至将不坐班的专任教师轮换当教学秘书，每人2年。教学秘书的不稳定性，使得全校教务工作相对滞后。3.二级学院教学秘书人员计算机水平、文秘能力参差不齐，有的教学秘书连起码的电子表格不会使用，有的教学秘书应用文写作不会写;有的高层次人才当教学秘书，觉得憋屈，工作不主动。4.大部分二级学院教学秘书由专业技术人员担任，还要担任教学任务，会不同程度地拖延、耽误学校的教务工作。

至今学校尚未出台一部教学秘书管理制度，鉴于此，本人根据多年的教务管理经验，对教学秘书管理提出一些想法，供相关部门参考。

三、高校教学秘书工作的主要职责

（一）学籍、学历、学位管理

（1）熟悉学籍管理办法及有关规章制度，并认真贯彻执行。

（2）协助学校教务处做好新生的学籍电子注册、在校生的学年注册。

（3）按规定程序办理学生的学籍异动申报和处理工作，如退学、预警、休学、复学、转专业等。

（4）协助分院院长进行毕业设计（论文）资格、毕业资格和学位资格审核及上报工作。

（5）办理毕业生毕业证书、学位证书等的发放及毕业生离校工作。

（二）成绩管理

（1）认真贯彻执行学校学生课程考核及成绩管理办法。

（2）负责学生成绩管理。实行成绩管理规范化、程序化;督促任课教师及时录入成绩;协助教务处核查学生成绩及学分清理;打印签字盖章的毕业生成绩装入学生档案。

（3）了解和通报学生学习情况。协助学生处加强与学生家长的沟通联系;每学期开学初，及时汇总成绩并将成绩通报给班主任或辅导员;向受到退学预警的学生发出警示。

（4）办理学生的缓考、重修、补修的申报工作。

（5）完成每学期的期末考试安排和每学期的期初补（缓）考安排。

（6）学期结束后，及时通报成绩录入情况及试卷上缴归档工作。

（三）教学管理

（1）熟悉本院各专业的专业方向、培养方案、课程设置。

（2）每学期开学初，向任课教师和学生班级发放课表。

（3）了解本院学生上课情况，并及时将变动情况通知有关人员。

（4）協助教务处做好教学质量监控工作，及时反映课堂教学中存在的问题。

（5）配合有关部门做好学生学科竞赛等组织工作。

（6）做好有关教学管理文件、实践教学资料等归档工作。

（四）教学档案管理

教学档案是学校在日常教学活动中形成的材料，是学校日常教学工作的“见证”。如试卷及试卷分析、毕业论文及成绩汇总、学校开展的自我评估材料等。

有了成套的教学档案，到了学校开展评估时，无需对教学档案做特定的整理，应保持其原始性，并存放于制度规定的地方。

（五）其它管理

教学秘书出了以上工作外，还要完成学校、其他职能部门布置的其他工作。如学生处交办的学生开学报到人数统计、月报表等;还如考试中心布置的各类等级考试、资格考试、社会考试等。

四、高校教学秘书能力提升的核心

（一）秘书的角色意识

教学秘书能力的提升，首先要弄清“秘书”的角色意识。那么，什么是“秘书”呢？秘书的定义有狭义、广义之分。

狭义定义是：“专门从事办公室程序性工作，协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。”

广义定义是：“秘书位居领导人身边或领导机构中枢，从事办公室事务，办理文书，联系各方，保证领导工作的正常运转，直接为领导工作服务并为各方面服务的领导的事务与信息助手。”

秘书的角色意识，是指秘书对所担任的社会地位及由地位所规定的职责知觉、理解和体验。秘书的角色意识是秘书做好工作的关键所在。

我们弄清了什么是“秘书”，那么教学秘书就应该有“四个服务”：为领导服务、为教职工服务、为学生服务、为基层服务。

（二）教学秘书的五种角色意识

（1）“管家”角色的责任意识

管家，就是管理家事的人，也相当于秘书，家庭一切大事小事杂事都由他管。周总理曾说过：“秘书工作无小事，有时说错一句话，做错一件事，办错一个文件，往往会造成很严重的后果”。教学秘书就像二级学院的“管家”，一是重要的事情一定要跟踪落实，确保无误，二是要注重细节，不能马虎。特别是对申请退学的学生，或连续两周不到校参加教学活动的学生，一定要和家长取得联系，问明缘由。

（2）“士兵”角色的服从意识

兵士，是军队中普通的下级兵士，虽没有出众的能力，却付出最多，天职就是服从命令。教学秘书带有很强的从属性，服从是教学秘书的一个最基本的角色意识。高校教学秘书在文件办理上要服从规范，办事上要服从规矩、服从规划。在不违反原则的情况下，要服从校领导的安排，切不可自作主张，要做到事前请示，事后汇报，就像士兵服从长官一样。

（3）“勤务兵”角色的服务意识

勤务兵，指军队中为军官办杂务的士兵，负责做好军官的内外各种工作，主要职责为：

第一，超前服务。就是竭力预测领导的下一步需求，并把领导的需求及时提前提出，领导还没有想到的，教学秘书要提前想到。

第二，协调服务。就是在一定程度上决定本部门的整体成效，作为教学秘书，做好部门与部门、班级与班级、教师与教师之间的协调服务工作，是必备的职业技能。

第三，日常服务。是指为满足本部门的领导、教师、学生日常需求提供的各类服务活动。包括为领导收发文件，帮助教师调课，指导学生选课等。

（4）“谋士”角色的创新意识

谋士，指设谋献计的人，为自己的“主人”出谋划策，排忧解难。

作为教学秘书，原则应该是：明确角色定位，不越权、不失职;明确参谋定位，谋而不断;立足规劝层面，谏而不度。

（5）“保密员”角色的保密意识

保密员，就是保守国家秘密、保障国家安全的人，保守国家秘密是每位国家工作人员的义务和职责。教学秘书涉及的保密事项有：文件保密、学生信息保密、试卷保密、文书档案保密、计算机保密、通信及网络保密。

教学秘书要做到“五不”：不该看的不看，不该记的不记，不该问的不问，不该说的不说，不该听的不听。

（三）教学秘书角色意识的培养

（1）强化责任意识。人的能力有大小，水平有高低，但工作能不能干好，很大程度上取决于有没有责任心。没有强烈的责任心，工作就不会干好。强化对教学秘书责任意识的培养，使其履职尽责，做好本职工作。

（2）培养服从意识。随着学校的发展，分工越来越细，更加需要团结协作的精神，领导的作用又是通过纪律来实现的，如果大家的服从意识很淡薄，那么整个部门就如同一盘散沙。加强对教学秘书服从意识的培养，部门管理就不会混乱。

（3）树立服务意识。服务意识是为部门教职工、学生提供热情、周到、主动的服务意识。加强对教学秘书服务意识的培养，教职工会心情舒畅，学生会安心学习。

（4）培养参与意识。部门是个整体，缺一不可，所有教学活动，教研室活动，社会活动，文体活动，只靠几个领导是不能完成的。教学秘书是整体的一员，应当积极主动参与其中。

（5）管理精细意识。精细化管理就是落实管理责任，将管理责任具体化、明确化。教学秘书一定要树立精细意识，工作才不会出错，教学质量才会提高。

（四）教學秘书进入工作角色的方法

一是听。听，就是多听，教学秘书应当谦虚地向别人学习，听取别人的经验时，要做到多听少插嘴，并牢记在心，不懂时再问。

二是练。练就是多练习，当你学会了别人的先进经验，好的做法，回来后就要多加练习，做到熟能生巧。

三是写。写就是多写作，教学秘书的一个重要职能，就是要擅长写作，特别是应用文写作。

五、结语

教学秘书是高校设置的教学管理重要岗位，更是贯彻国家教育教学管理规章制度的重要纽带，教学秘书工作兼有学术管理和行政管理的双重职能，是一门需要长期学习和实践才能掌握的重大学问，因此我们更应不断提升教学秘书的各项综合素质能力，进而推动高校管理的水平和质量向更好方向发展。

参考文献

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[2]新时代高校教学秘书队伍建设：特点、问题及对策[J].王怀旭.科教文汇（下旬刊）.2019（03）

[3]教学管理中高校教学秘书工作效率研究[J].王微微.林区教学.2018（12）

[4]浅谈高校教学秘书在教学管理中的定位与发展困境[J].宋艳君.才智.2018（36）

作者简介：

蒋光灯（1963年--），男，苗族，贵州天柱县人，研究方向：汉语言文字学。凯里学院教务处教务科科长，副教授。

课题项目：本文系贵州省2017年一流大学（一期）重点建设项目教学管理团队培育项目“凯里学院教学管理团队”的研究成果。