浅析如何加快机关档案管理信息化建设

后智勇　陆权

摘 要：计算机技术与网络信息技术的广泛应用标志着人们已经进入信息化时代，信息化建设成为国家现代化建设的重要内容，作为机关单位的档案人员应顺应时代发展需要，积极探索加快机关档案管理信息化建设的有效途径，促使机关档案工作水平不断提升。

关键词：机关;档案管理;信息化

引言

随着办公自动化、O2O平台和互联网+等技术手段在机关工作中的使用，机关工作出现高效的新面貌，档案管理信息化以信息海量、传播广泛、交互快捷、高效灵活等优势，指明机关档案管理的发展方向，加快推进档案管理信息化建设势在必行。但是目前机关档案管理面临数字化处理不到位、安全保障不足、人员素质不够高等不足，阻碍档案信息化建设，急需改进和强化。

一、加强档案数字化处理，促进资源共享

档案管理信息化建设内容不但涉及到对新的电子文件存档，还涉及到对传统纸质档案实施数字化处理，并归档。在对机关单位的纸质档案进行数字化处理时，可按照本单位的工作和纸质档案的数量逐步分批次实现数字化处理，保证档案质量[1]。在扫描档案之前可按照档案工作情况适当整理纸质档案，规范档案目录内容;对于有严重破损的、不能直接扫描的纸质档案材料应先修复，在修复完以后扫描;根据纸质档案对扫描件编号，使其保持和纸质档案的同步;扫描纸质档案应完成一卷就验收一卷，核对无误之后单位主管领导要审批签字，验收合格的档案数字化信息要备份，避免数据丢失，奠定档案资源共享基础。

在对机关档案进行数字化处理时，应基于信息技术解决档案查询难题，准确定位利用者所需档案，促进档案资源的共享。如果条件允许应为利用者提供档案信息一站式服务，方便利用者查询所需信息，并获得有效凭证;档案部门应和机关单位其他部门实现数据新旧衔接，整合各部门的文件资源，方便利用者开展档案业务工作，提升档案管理效率;借助档案网络方便和快捷的优势，开发档案信息的自助查询和网络利用等新模式，发挥档案的价值，确保档案信息及时被相关人员利用，更好地服务于机关各项业务工作的开展。

二、增强档案的安全意识，提升系统安全

档案管理信息化建设的一个重要原则就在于确保信息系统安全，特别是机关档案通常会涉及到国家机密、公民隐私等，现阶段的科技水平还无法确保档案信息系统的信息绝对安全，并且档案管理信息系统可能会遭受一些恶意攻击，当系统无法正常运转时，就可能造成整个机关业务的滞留、瘫痪，给机关与公众生活产生恶劣影响，损害机关的信誉程度、公眾的满意度。因此，在加快档案管理信息化建设时务必要注重安全问题，并且安全建设是一场持久战，应打造坚实的安全保障，对档案管理信息系统进行实时监控，尽可能降低风险;实时监控档案管理网络，制定严密的技术措施，预防黑客攻击;充分认识并了解计算机病毒、网络病毒，掌握应对技术、应对方法。

除此以外，档案数据备份是机关档案管理信息化建设的安全保障之一，因为系统本身就可能发生故障，外部因素也会干扰系统，威胁档案数据信息的安全性，备份不可缺少[2]。机关档案管理信息化建设的安全监督机制还必须和国家法律法规结合在一起，针对那些恶意攻击档案管理信息系统或盗取机关档案信息的势力或个人，一经发现并查实罪行，必须严惩不贷，使其接受法律的制裁。

三、注重档案人员的培训，提高队伍素质

高素质的档案工作队伍是发挥机关档案开发利用和综合服务职能的保证，应根据档案管理潮流加强对人员的继续教育和培训。具体而言，针对机关档案人员的培训应以档案实务知识、业务操作技能等为重点，更新档案岗位培训内容，向档案人员系统介绍档案管理专业知识和先进技术手段，为其提供理论与实践先导;根据面向实战和讲求实用、追求实效的基本原则，在机关档案部门建立业务培训基地，利用规范化的技术示范和教育提升机关档案管理队伍的信息素质;提升档案信息化培训的针对性，在岗位培训中对档案人员确定档案学习计划，持续提升档案管理队伍的整体能力和素质;组织档案人员参观、学习、考察，或者召开研讨会、协作会、举办培训班或研讨班等，开展档案网络远程教育，促使档案人员更新知识、开阔视野，了解最新的档案管理理念和信息技术、网络安全技术，适应持续改革和发展的机关档案管理需要。

总而言之，加快机关档案管理信息化建设事关机关事业的长远发展，是机关工作的重要部分，是机关实现现代化、科学化发展的必经之路。机关档案管理千头万绪，传统工作模式难以适应新的时代发展形势，所以档案管理信息化变成主流趋势，机关档案部门务必要加强对档案资源的数字化处理，有意识地加强档案信息安全管理，同时加强人员培训，大大提高档案管理工作效率，更好地发挥档案的价值，助力机关为社会提供更高效优质的服务。

参考文献

[1]刘永祥.机关档案信息化建设浅析[J].城建档案，2018（08）：38-39.

[2]高金娥.新时期机关档案信息化管理的创新探究[J].办公室业务，2018（01）：54.