中小企业档案管理存在问题及对策

任晓怡

摘 要：档案是企业的重要资源，如何充分利用好这一资源，使其创造出更大的价值，是档案管理工作的重要目标。本文通过对中小企业档案管理工作现状分析，梳理了当前中小企业中存在的檔案管理意识淡薄，机制不完善，专业化程度底，价值发挥不足等问题。结合当前中小企业档案管理工作现状，提出了完善管理机制，更新管理理念，创新档案数据采集方式，加快档案管理信息化建设，强化档案利用意识和风险防范等解决对策，为中小企业档案管理工作提供借鉴。

关键词：中小企业;档案管理;问题;对策

1 引言

随着企业管理理念、方法的不断更新，以及信息技术和网络技术的发展，档案管理工作也迎来了新的发展期，特别是在信息技术、网络技术、大数据技术快速发展的当下，如何管理好、利用好档案资源，将新的管理思想、理念和技术应用于档案管理工作之中，引起了企业广泛关注。中小企业作为我国国民生产重要组成部分，如何充分利用档案资源，更好的为企业生产经营提供服务，应该引企业管理者的高度重视，但是当前中小企业对档案管理认识还有一定的偏差，管理水平、层次不一，信息化建设滞后，一定程度上影响了企业的发展。

2 中小企业档案管理现状分析

2.1档案管理意识淡薄，机制不完善

档案管理部门以及档案管理工作长期以来一直没有得到企业管理层的重视，甚至被边缘化，认为其没有价值创造力。当前多数大中型企业，特别是国有企业和集团公司等类型企业，一般均设置有规范的档案管理机构，建立相应的管理制度，很大一部分中小微企业，没有相应的管理机构和专职的管理人员，档案管理意识淡薄，其服务功能也很难得以充分发挥。

2.2缺少专业的管理人员，专业化程度底

通过对部分企业档案管理人员现状调研，很大一部分企业缺乏专业的档案管理人员，另外企业对于从业人员业务培训和提高不够重视，专业能力及综合业务素养整体不高，难以胜任新的技术条件下和新的档案管理方式。

2.3档案管理信息化建设滞后，价值发挥不足

由于一部分中小企业档案管理意识淡薄，对于档案管理工作重视程度不够，也缺乏相应的管理机构，使得企业对档案管理工作投入和建设较为滞后，很多企业档案管理工作仍然停留在传统的方式，或者开展了一定的信息化建设，但仍然较为落后，仅围绕提升工作效率开展了相应的建设工作，不具备相应的档案数据资料加工、处理、分析和预测等功能，无法满足档案作为企业资源再次利用的需要。

3 中小企业档案管理对策

3.1完善档案管理机制，更新管理理念

通过调研数据显示，当前一些中小企业对档案管理工作不够重视，最主要的原因还是管理理念滞后，没有看到档案的价值所在，对档案的利用也不充分，这也就倒置一部分缺乏完善的档案管理机制，管理水平低下，从调研情况来年，档案管理工作规范性与企业规模有着密切联系，规模越大，档案管理工作规范化程度，信息化程度越高，利用率也相应要高。随着企业管理理念和方法的发展，企业管理者要从思想转变对企业档案的认识，一是要充分认识到档案的价值所在;二是要完善企业档案管理机制，规范档案管理，建立专业化的管理机构。

3.2创新档案数据采集方式

传统企业档案载体多为纸质、图片、影像资料等，管理方法也是基于人工收集管理，工作效率低下，内容不全面，且不易保存。随着档案管理方式的发展和价值利用的需要，传统的档案载体已难以适应发展需要，这就要求企业要改进档案资料的存储方式。一是要做好现有档案资料的电子转化，通过相应的技术方式将其转化为信息化、数据化资源;二是要从制度和流程上重构档案采集方式，采用新技术的方式和存储形态，做好后续档案管理工作。三是对于建立企业档案数据资源库，通过对各种类型数据资料的分类整理，为实现档案资源的进一步分析和应用提供保障。

3.3加快档案管理信息化建设，引入新技术

随着信息技术和网络通讯在档案管理中的应用，档案管理方式和效率得到了全面的提升，对提升工作效率，提高档案引用率起到了至关重要的作用，特别是近年来大数据技术在档案管理中的逐步应用，不仅提升了工作效率，更重的是依靠大数据技术在数据收集、存取、处理、分析、预测和结果显现等方面的优势，更加颠覆了人们对档案价值的认识，也使得档案价值再次得到了显现。因此要加快档案管理的信息化建设，积极引入大数据等新技术。

3.4强化档案利用意识，挖掘档案价值

随着现代企业管理理念和方式发展，企业档案资料也逐渐成为一种可供企业利用的资源，而且越来越受到企业的重视，成为企业战略发展规划，企业经营分析、决策的一种重要参考资料。因此档案管理工作也要与时俱进，要唤醒企业长期沉睡的档案资料，进一步挖掘其价值，使其再次焕发活力，成为企业经营和发展的一种有价值资源，再次得以利用。

3.5防范信息化建设带来档案管理风险

档案资料涉及企业人、财、物以及企业运营中各类数据，因此安全问题尤为重要，这些数据资料一旦外泄，将会给企业带来极大的风险，也可能被他人利用，甚至会给企业经营带来危机。随意档案管理信息化建设进程的加快，以及大数据等技术手段在档案管理工作中的应用，档案管理的安全问题将会日益突显，传统的档案管理方式下，通过加强从业人员的安全意识，规范管理制度和流程等，从一定程度上可以防范安全隐患，但是在信息化管理下，还要做好网络安全监控与防范，确保档案资料的安全。

4 结束语

档案是企业生产和经营过程中重要的凭证，企业在保存好档案资料的同时，更要利用好档案资料，充分发挥档案的价值，这就要求企业要重视档案管理工作，积极创新，不断推进档案建设工作，充分运用先进管理理念和技术，使档案发挥出更大的价值，更好的为企业服务。

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