浅析新时代对人事档案管理的要求

谢益聪

摘要：企业的发展离不开人才。作为人力资源管理的重要数据和资料——人事档案，是人才发现、选拔扣培养的重要依据，是人才队伍建设的保障。本文就多年人事档案管理经验，浅析档案管理工作对人才队伍建设的重要意义及如何提升档案管理工作水平，对新时代对人事档案管理的要求进行探析。

关键词：人事档案;档案管理

1、人事档案管理对人力资源管理的重要意义

人事档案是人才信息的重要载体，它不仅能历史、真实、全面准确记载了一个人的经历、思想品德、工作作风、业务能力和取得实绩的信息，更是考察和了解个人的依据。因此，完整有效的人事档案，对于发现人才、识别人才、培养人才和使用人才具有重要的意义。

1.1、人事档案工作为企业选拔和培养人才提供依据

企业可持续发展，汇聚了不同背景的专业技术、管理和技能等方面的人才，随着时间的推移，大量反映各类人才学习、工作经历和业绩资料积蓄下来。人事档案管理，采取有针对性的对所记载的信息进行分类汇总、统计和分析，形成记载清晰、内容完整真实的资料，作为企业管理层制定人才教育培训计划、人才梯队建设规划以及职称晋升、干部选拔和配备等方面提供客观公正的鉴定和数据支撑。在各类专家评选、荣誉申报以及人才培养项目推荐工作中，人事档案可以在人选和项目确定、材料组织等环节发挥积极和权威性作用。在岗位设置和人才调配，人才团队组建和改善人才工作环境，以及最大限度的发挥人才聪明才智和主观能动性等方面，人事档案管理部门也可以根据人事档案所反映的材料，向有关部门提出合理性的建议和意见，促进人才为企业的发展做出贡献。

1.2、人事档案工作为企业引进优秀人才提供依据

通过开展人才档案整理和科学分析，结合企业发展方向，正视企业人才队伍建设中存在的薄弱环节，制订人才引进计划，有针对性地引进急需优秀人才，合理引进后备人才。良好的人事档案反映着有关人才成长，如学历和进修教育、职称评定和取得、个人特长等第一手最真实、最全面的材料。人事档案管理部门可以对前来应聘人才的档案进行专业分析，辨别真伪、检查错漏、预测人才的价值，协助有关部门对所引进的人才进行把关，确保所引进的人才符合企业实际需要，促进人才合理梯队的构建。

1.3、人事档案工作为企业合理使用人才提供依据

人事档案是人才个人经历和社会实践活动的原始记录，是人才德、能、勤、绩等情况的综合反映。企业使用人才，除了直接考察外，还要通过查阅和分析其人事档案以全面、准确地了解人才各方面情况。人事档案管理部门依据不同人才的能力和各类人才的特点博采众长，对人才进行合理配置和优化组合，完善人才队伍结构，为组建一支整体素质高、技术实力强、结构合理、团结协作、能打硬仗高素质、高水平的人才队伍发挥积极作用。

2、现行人事档案管理的问题

2.1、人事档案科学管理重要性认识不够。

长期以来，企业管理层科学化档案管理意识淡薄，没有充分认识到人事档案的真正价值，对人事档案必须配备的硬件设施投入较少，档案人员的专业培训和后续教育不够。人事档案管理部门也只注重收集保管档案，没有把档案的利用、提供服务放在重要位置，主动为企业发展所需的人才队伍建设工作提供依据和参谋作用不到位。

2.2、人事档案内容客观鉴证性不强。

以往人事档案侧重于政治思想表現和工作表现材料的收集，较少反映人才的品德作风、人才类型、心理素质、个性特点等方面情况收集;材料中模式化的空话、套话多，缺乏具体事例定性和定量相结合的综合分析，没有突现人事档案的个性特征，不能全面反映人的综合素质，尚未做到为企业人才队伍建设提供有价值的信息。

2.3、人事档案管理方法和方式落后

信息化管理系统已财务、人力资源等管理中广泛应用，但人事档案尚未实行信息化管理，查阅档案信息目前仍采用人工方式，无纸化阅档尚未纳入议事日程，不能发挥方便快捷的优势来提高档案管理效率和工作质量。

2.4、人事档案管理人员综合素质不高

多数人事档案管理人员由于是“半路出家”或是兼职状态，普遍存在档案专业知识贫乏，加之后续教育培训为及时跟进，面对人才梯队所要求的人事档案管理现代化、科学化和规范化的要求无所适从。更不能做到利用新思维、新方法、新技术和新设备来科学管理人事档案。

3、新时代对人事档案管理的要求

3.1、强化人事档案管理意识，为人才决策提供依据

针对档案管理意识淡薄，要加大重视人事档案管理宣传力度，大力宣传人事档案的特点、价值作用。通过大力宣传，使领导和广大员工认识到人事档案在企业发展、人才队伍建设以及个人发展方面所能发挥的重要作用，从而提高人们的人事档案管理意识，并理解、协助人事档案管理工作，最终实现主管领导重视、工作人员认真负责、员工理解支持的档案管理工作良好氛围。人事档案管理人员要积极主动深入开发档案信息资源，变“死材料”为“活信息”，变静态服务为动态服务。利用人事档案开展对人才队伍的状况、年龄结构、学历结构、职称结构、学缘结构等分析，对人才未来发展和变化趋势做出预测，为企业管理层实施科学人才决策提供依据。

3.2、借助信息化等先进技术，推进人事档案管理现代化

人事档案工作的现代化既包括管理手段的现代化，又包括管理理念的现代化。在人事档案管理工作中，要充分借助信息化等技术，将档案整理后进行扫描，及时将个人技术报告、述职报告、科研成果文件材料、获奖论文等基本信息、档案目录输入计算机，做成信息数据库并做好备份，确保档案管理的完整性及检索的效率。同时加快健全人事档案查询、检索、分类、汇总及分析等功能的常规运行，利用计算机贮存、加工、传递及多媒体技术、网络技术等开发人事档案资讯，为企业人才队伍建设提供科学、全面、及时的服务，满足企业管理在数据库中可快速查找到符合某种特定需要的人才。开展人事档案开发分析利用工作，针对人才的不同个性有效制定培训、激励计划，为企业人才队伍建设决策提供参考和借鉴。

3.3、健全人事档案管理制度，丰富人事档案四内涵

建立和健全人事档案归档、管理、利用等方面制度，根据企业发展及适应人才信息的需求，不断延伸人事档案范畴补充新鲜血液，丰富人事档案归档范围和科学价值内涵：一是丰富专业人才公开发表或在各类学术会议上交流的学术论文、论著、科研课题、立项结题、鉴定情况等材料;二是增加个人在社会、政治、经济等活动中形成的诚信记录;三是收集反映个人管理水平、个性特征、心理素质包括人才特长、德育表现、管理性格偏好、职业兴趣、心理素质等方面材料;四是个人任职期间收入经济状况、财产状况、离任审计材料。通过丰富档案内容，提高人事档案含金量，使之全面、立体地反映个人情况。

3.4、加强档案专业队伍建设，提高人事档案管理水平

根据企业发展和档案册数的增长科学配备专兼职档案管理人员，确保有合理的人员、时间和精力对人事档案进行归档、建档及对档案材料进行开发利用。同时定期加强档案业务培训，支持和鼓励档案管理员参加各种专业技术培训和各种有关人事档案方面的学术交流活动，强化档案人员专业素质：一是政治素质。不仅要具有政治的敏锐性和识别能力，还要具有良好的敬业精神、保密意识和法制意识，做到坚持原则，依法管档制档。同时要善于学习党和国家的方针政策，严格按照有关规定进行档案资源的开发与利用，防止违反档案利用工作纪律的情况发生。二是业务素质。档案工作者必须努力学习档案新理论、新知识和新技术，努力提高业务水平和工作能力。档案管理部门要加大对档案工作人员的业务培训，使其不断更新知识结构，以适应管理现代化的发展趋势。三是科学文化素质。人事档案工作人员必须进一步强化科学文化素质，以适应档案管理科学化、信息化和现代化的要求。