电力档案管理实际工作存在的问题及其改进措施

赵容霞

【摘  要】在新时代背景下，电力档案管理工作已经引起人们的关注，为了保证电力档案管理工作得以顺利开展，档案管理人员要不断提升自身的创新意识，结合电力档案管理过程中出现的问题，制定更加科学合理的解决对策。鉴于此，本文主要分析新形势下电力档案管理中存在的问题与解决方案，从而保证电力档案管理水平得到有效提升。

【关键词】电力档案管理;存在的问题;改进措施

电力档案主要指的是以图像、文字、录音、录像等形式，详细记录电力工程中各环节、各工序、各步骤及各类文书、各类会议、各类资料等原始信息的一种档案类资料、材料。这些看似普通的电力档案材料，不仅记录了电力工程的建设轨迹，还为电力企业加强和改进运营管理工作方法、提升现代化企业管理水平、提高企业综合竞争力等方面提供了可靠的参考依据。随着我国信息化建设的不断推进，档案工作也开始呈现出电子化、信息化等特点，原有的手工记錄方式已经与时代脱节，不能满足实际所需，尤其是在有关信息的调档、查阅方面极为不便，影响了工作效率。在档案信息化的大背景下，我国电力档案的管理也发生了翻天覆地的巨大变化，当然这种变化也带来一些不可避免的“水土不服”现象。

1力档案管理实际工作存在的问题

1.1缺乏健全的档案管理制度

与一般的档案信息不同，电力档案中的内容非常多，涉及到的数据对精准性的要求也很高。但是目前我国电力档案管理工作还没有建立一整套健全的管理体系，档案信息和资料的归档缺乏统一标准，无法为相关工作者提供参考。另外，不同的档案记录和书写方式，也给查询工作带来了巨大的困难，不利于信息的保存与应用。

1.2电力档案管理专业力量不足

专业的人才与部门为档案管理的专业力量。其一，在部分电力企业中，其档案管理人员的素质普遍偏低，缺乏对档案管理的深入理解，将档案管理等同于信息收集与分类。此外，一些员工由于责任心不强，还会随意抽取、修改档案;其二，就专业部门进行分析，有的电力企业将库房作为档案室，有的甚至还未能设立专门的档案部门。我国当前许多电力企业还未制定出规范的档案归档与保管制度，使得许多重要的资料被丢失或损坏等。

1.3各级对电力档案管理工作重视程度不高

“重效益、轻管理”，是我国电力企业普遍存在的一种现象。由于企业管理者眼中只有效益，而忽略了包括档案管理等在内的一切管理行为，这就造成了档案管理工作无人问津，档案管理工作漏洞重重、危机频现。如有的企业单纯把电力档案工作当作一种硬件设施建设来抓，只是保证“有”，而从未想过“用”。这种认识严重影响了电力档案的管理水平，也遏制了电力档案为企业管理运营服务的功能发挥，使电力档案成为了一种摆设。

1.4电力档案管理信息化程度不高

自动化办公技术的提高使电子档案的生成和管理被提上日程。但是，在实际工作中，电力档案的信息化程度还有待提高，纸质档案在档案中仍占相当大的比例，如大量的专题图、设计图、地形图等。而相关管理系统如CAD或CAM的运用还不完善，相关技术培训比较滞后，现代档案人才引进不到位等，都使得电力档案的数字化、现代化程度较低。

1.5缺少实用、有价值的电力档案编研成果

电力档案的编研工作是主动地、广泛地、系统地开发利用电力档案信息资源，使其尽快转化为生产力的一种有效方式。就笔者单位目前情况看，缺少实用、有价值的科技档案编研成果。过去我们档案部门也搞过一些初级编研成果，但随着计算机应用于档案管理，这些编研成果已经远远跟不上电力档案管理发展的需要。笔者认为要提高档案服务水平，提高档案利用价值，就要本着“存真、提炼、适用”的原则继续开展档案编研工作，当然首先要解决人员和经费问题，否则就成了“巧媳妇难做无米之炊”。

2电力档案管理实际工作问题的改进措施

2.1构建有效的档案管理制度和管理办法

由于在电力建设过程中涉及到设计单位、施工单位较多，各自对档案要求和做法差异较大，没有统一的标准就无规范可言。因此，为确保档案管理工作顺利，就要构建一套合理、科学、适用性和可操作性强的档案管理制度和工作办法，不仅包含组织领导、管理体系、职责分工及奖励惩罚等内容，还对形成、收集、归档范围、分类、整理、立卷归档、竣工文件编制及交接验收等工作作出了详细的要求，形成一套行之有效的管理制度与管理办法，并在建设初期告之各参建单位，工程建设与档案管理同时进行，在工程建设过程中，应对竣工材料进行积累、争辩及审定，在工程竣工及验收阶段，要确保有一套合格完善的竣工验收档案。平时档案管理人员要定期对档案进行收集与积累，将档案管理由过去的事后控制转化成事前和事中控制，避免由于意见不同而出现返工现象发生，从而提高档案管理质量。

2.2提高电力档案专业人员素质

档案管理人员的整体素质至关重要。随着电力系统改革的不断深入落实，电力系统档案的工作内容不断丰富扩展，服务范围更加宽阔，档案管理人员不仅需要具备专业的管理知识，同时必须对工程建设、监督管理等方面知识做到基本了解，以此实现档案管理的高效性。电力企业应当对档案管理人员组织定期培训教育工作，以此加强其业务能力，提升管理水平，能够合理熟练对档案进行分类、规划和整理。此外，档案管理人员应当参与到具体工程施工中，对工程做到全面了解，及时把握工程建设动态，同具体施工步骤做好详细记录，密切观察建设走向，以此做好档案管理工作。

2.3加大对电力档案管理工作的支持力度

当前，由于很多电力企业管理层没有充分认识到电力档案对于电力企业的重要作用，因此在人员选配、设施配备、资金保障等方面并没有明显支持力度。各级领导要彻底改变思维观念，高度重视电力档案管理工作，既要定期举办培训班对电力档案管理人员进行集中培训，提高实际工作能力，又要在硬件设施、资金保障方面予以倾斜照顾，通过一段时间的持续强有力支持，彻底改变原有的落后现状，进一步提升电力档案的工作水平。

2.4促进电力档案管理信息化革新，实现数据共享

电力档案管理走向信息化是电力改革及国家产业经济发展的必然要求。那么为了保障电力档案管理的完整性，减少资源的不必要占用。电力企业应以当前的运管系统为依托，结合智能电网的构建方针，建设网状辐射的档案管理结构。与电力企业的资源管理、项目管理、统计管理等数据平台进行良性的对接，并借助ZigBee等无线通讯技术，实现无障碍通讯。按照文件的类型进行独立编码并按照文件的相关性进行统一关联，实现系统的档案调取。同时发挥电力档案的价值，应在现有实体档案管理的基础上，加强数字化的进程，实现档案的永久保存和长期保存。要求档案的纸质管理与电子管理保持同步，其档案管理手段与城市建设电子报批程序类似，由各电力档案发生部门通过客户端自行进行输入、传递，并汇集到系统中进行类别整理和归纳，按照系统安全管理及规范管理要求，进行权限分配和管理，落实档案共享及优先调配等制度。

3结束语

我们要经过不断加强电力企业档案管理水平，规范电力企业档案管理制度以及提高电力档案管理工作人员综合素质，加大对电力档案管理工作的支持力度，促进电力档案管理信息化，确保在科学化管理的过程中与时俱进、脚踏实地、开拓创新开展，然后确保电力企业档案管理可以非常好的对电力企业的建造和开展服务，完成电力企业的可持续发展。

参考文献：

[1]李登芳.浅谈电力企业科技档案管理创新[J].低碳世界，2016（35）：152-153.

[2]杨英.新形势下谈电力档案科学化管理[J].低碳世界，2016（35）：167-168.

（作者单位：山西运能电力科技有限公司）