探讨提高办公室档案管理工作效率的有效途径

张艳

摘要：随着社会经济的不断发展和信息技术的日新月异，传统办公室档案管理工作无法适应当下快节奏、高效率的时代要求。而办公室档案管理水平对单位发展壮大和效率提升影响深远，因此提高办公室档案管理工作效率便被提上议事日程。本文将首先对办公室档案管理工作基本情况和重要意义进行简要阐述，对当前办公室档案管理中存在的问题进行深度分析，在此基础上指出提升办公室档案管理工作效率的有效路径。

关键词：办公室;档案管理;工作效率

引言

科学技术迅猛发展背景下传统的办公室档案管理工作模式已经难以满足需要，网络信息化在办公室档案管理工作中的应用是大势所趋。办公室档案管理在企业工作中具有积极的作用，关系到企业各项工作业务开展，网络信息化技术的应用对提高办公室档案管理工作效率意义重大。因此，本文将围绕问题和对策来探讨办公室档案管理工作。

1档案管理的特点

（1）对资料进行收集和保存。档案管理工作具有一定復杂性，大部分时间用于真实材料收集和对历史的记载。因此，在对资料进行收集的时候，工作人员要确保资料的完整性，这就需要资料涉及广泛领域。然后按照归类的方式，存入档案室，并做好管理工作。

（2）较大比重的文书档案。在档案中，占据较大比重的是文书档案。它是由收集、分类、承办等方面共同组成的，有时结合相关内容，还会增加一些鉴定、检索等环节，文书和档案管理是相辅相成的。

（3）丰富的档案种类。办公室档案管理种类繁多，具有多样性的特点，如会计、行政、法律等。另外，办公室管理的档案形式比较多，如视频、录音和文字等。

（4）传承文化价值。通过档案管理利用，可以探寻历史发展的轨迹和规律，了解国家、单位曾经的辉煌业绩，继承历史文脉和传统精华，不断增强民族凝聚力和文化自豪感，可以塑造企业文化，传承发展历史，提高全体成员凝聚力和向心力。

2当前办公室档案管理工作中存在的问题

2.1重视程度不够

很多单位管理者对档案管理工作重要性认识不够，认为档案管理是业务工作的衍生品和附属品;有的对项目合同、人事档案高度关注，但对文书档案、会计档案比较轻视。在工作人员安排上，很多档案管理工作是办公室人员的附属工作和兼职工作，由于不具备专业水平，知识较为局限，而单位形成的档案涉及方方面面，因此很多档案不能被及时准确有效分类整理，利用查考功能更是不具备，导致档案资料堆积如山，难以发挥价值作用。

2.2管理方式较为落后

管理观念不科学是引起管理方式落后的根本原因，办公室档案管理方式较为落后主要表现为管理工作停留在资料保存方面，管理工作更加流于表面形式，除了日常资料保存，部分人员也没有及时对接信息及时上传，缺乏一定的资料搜集，管理方法仍然以传统管理模式为主，还没有很好地应用到现代网络信息技术到档案管理工作中来。

2.3理制度不健全

制度建设是打基础、利长远的工作。要想使档案管理工作高效进行，首先必须要建立健全档案管理制度，严格按照制度管理利用。档案管理制度主要包括档案收集、整理、分类、利用等步骤，需要做好存储介质分类、收集整理规范、保管期限界定、查阅借阅规定等工作。但是在实际工作中，有的单位没有出台档案管理工作的制度和章程，有的出台了也是一纸空文，没有建立专门档案室，没有按照要求进行档案管理，这在一定程度上也影响了档案工作效率提高。

3提高办公室档案管理工作效率的有效途径

3.1在思想上高度重视

思想是行动的先导，思想到位方能行动迅速。首先要抓住“关键少数”，即全面提高单位领导人员对档案管理工作的认识，把档案管理工作提上议事日程，摈弃“说起来重要、忙起来不要”的错误做法，加强对单位的档案综合管理，做好谋划、实施阶段全过程管理。其次要强化激励机制。强化“主人翁”意识，加强业务考核，适时予以奖惩，增强对档案管理工作的重视程度，激发工作人员的积极性、主动性、创造性，促进工作效率提高。

3.2构建现代化档案管理工作体系

要构建现代化档案管理工作体系，就必须树立现代化的档案管理工作观念，以现代办公室档案管理要求出发，正确处理和把握档案管理和文件管理的关系，结合管理是现代化档案管理工作体系的根本要求。档案管理工作人员要全过程全环节参与到资料收集、整理和记录中来，在熟悉和了解档案资料信息的基础上，建立完善办公室档案管理系统。同时，结合实际情况要建立科学的档案管理制度，明确档案管理的具体操作程序。

3.3提高办公室档案管理人员的素质

档案管理人员的素质直接影响到档案管理工作的管理水平和服务质量。为了培养档案管理的创新意识和实现档案信息化，都需要高素质的档案管理人员。为了做好档案管理这项相对枯燥的工作，档案管理人员需要一颗能够沉淀下来的心和默默无闻甘愿为他人奉献的精神。作为一名办公室档案管理人员，需要具有较高的责任感，思想品德事业心以及热爱本职工作的敬业心。在做好自己本职工作的基础上，增强服务与创新意识，加强收集各种最新档案信息的能力，利用档案资源，为用户提供相关信息，给他们进行最好的服务。除了档案管理人员自身需要提高素质外，还需要学校领导重视档案管理，不断加强档案管理工作，鼓励档案管理人员积极参加相关业务培训，学习新的技术，以此来不断提高档案管理人员的知识结构、业务能力和综合素质。

3.4在技术上逐步提升

应该采用双套制管理模式，让实物档案管理和计算机档案管理相辅相成、相得益彰。积极推进档案信息化管理的进程，将档案信息资源利用更加科学化、规范化、便捷化。同时积极运用大数据、云技术等新一代技术手段做好信息资源开发利用，充分进行数据分析和认真研究，找出内在规律性和联系性，进行资料汇编和深度开发，提高档案管理工作在全局工作中的重要性和话语权。

结语

对于提高办公室档案管理工作效率，需要创新档案管理工作、实现档案管理信息化以及提高档案管理人员的素养。还需要不断提高档案管理工作水平，提供优质、快捷、准确、安全且令人满意的服务。档案管理能够加强的师资队伍建设、促进教学、科研等工作内容的展开，因此，真正实现档案管理的现代化、科学化和规范化是现在办公室档案人员的必要工作。

参考文献

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