人工智能在毕业生档案信息化管理中的应用

李枫 高雪梅 朱晓红 王超

摘 要

文章以高校毕业生档案数据信息平台为基础，集合毕业生档案信息要素，利用人工智能技术挖掘档案数据信息，发挥档案的服务功能和实效性，为高校毕业生档案信息化管理工作提出对策建议，外延档案社会贡献力内涵，发掘档案的利用价值，为高校招生就业、学科专业设置、人才培养等工作的优化创新提供依据。

关键词

人工智能 高校 毕业生 档案管理 信息化

Abstract Based on the university graduatesarchives data information platform and collection of graduatesarchives information element， this paper uses artificial intelligence technology to excavate archives data information and give full play to the service function and effectiveness of archives， then puts forward countermeasures and suggestions for the informatization management of university graduates archives. This paper will also expand the connotation of archives social contributions， excavate the utilization value of archives， in order to provide reference for the optimization and innovation of student recruitment and employment， set of disciplines and talents training， etc. in colleges and universities.

Keyword artificial intelligence; university; graduate; archives management; informatization

随着我国高校教育质量建设的发展，高校档案工作已成为反映高校教育质量的重要指标，而高校毕业生档案工作作为高校档案工作的重要组成部分，如何全面跟踪人才培养质量，建立健全高校毕业生档案信息、合理有效利用高校毕业生档案信息的价值和社会贡献力成为高校档案工作亟需思考的问题。

一、人工智能的应有之义

1.人工智能发展对高等教育的影响。1956年，Minsky等科学家在美国达特茅斯会议上首次提出人工智能的概念，将其定义为用机器模拟人类智能的一门科学。至今人工智能已走过60多年的发展历程，其发展并非一帆风顺，而是经历了两轮大起大落。人工智能的发展总体上可分为三个阶段：计算推理阶段（1956年至20世纪70年代中期）、知识处理阶段（20世纪70年代中后期）和自主学习阶段（20世纪90年代初期）。随着互联网、大数据和云计算的快速发展和支持，人工智能在平台、算法、交互方式等核心技术上不断更新和突破，正以“人工智能+X”的形式，对各行各业和社会生活方方面面造成冲击。例如，从语音识别和图像识别技术到无人驾驶和无人超市，再到无人银行和智能翻译，传统职业及其从业者正在被人工智能取而代之[1]1。

就高等教育领域而言，人工智能在高校教师、学生、教学思想、科学研究、学科与专业、行政管理等诸多方面带来变革。2016年以来，《机器人产业发展规划》（2016—2020年）、《“互联网+”人工智能三年行动实施方案》《新一代人工智能发展规划》等中央政策和战略部署相继出台，高等教育要紧盯人工智能发展前沿，积极迎接挑战，不仅要加速培养智能科学与技术专业方面的人才，还要加强智慧校园建设，不断变革创新，适应人工智能发展带来的挑战和需要[2]22。

2.人工智能带给档案管理的机遇。人工智能技术于2016年爆发，人工智能时代悄然来临，在学术领域、政治领域和经济领域已然掀起变革的浪潮。在高校行政管理工作中，实行智能化辅助行政管理，利用人工智能在行政流程、信息收集、行政咨询、反应回答等方面的科技属性、“人造物”属性和“类人物”属性，能够精简管理人员数量，提高服务效率，极大改善高校行政管理工作。高校档案管理工作，尤其是高校毕业生档案管理工作，更需要发挥人工智能的作用，实现高校毕业生档案的信息化管理。

人工智能给常规性、重复性、技术含量低的档案岗位带来冲击。其代表技术主要有自然语言处理、模式识别、专家系统、机器学习、分布式人工智能和数据挖掘技术。人工智能技术在档案管理中的应用非常广泛，包括网络档案信息资源智能收集、数字档案信息资源智能分类与检索、智能化档案价值鉴定、智能化档案安全管理和智能化档案提供利用服务等[3]36。人工智能在企业档案、图书档案管理、人事档案中的应用研究表明其可大量替代传统人力资源，极大提高档案信息化管理的效率[4]19。

3.人工智能对档案管理的意义。以华中科技大学档案馆为例，引入人工智能技术后，档案查询、学历学位公证、成绩翻译等服务利用工作在数字化、智能化的趋势下，提升了档案服务效率和师生用户的满意度。通过在档案管理系统增加“成绩翻译”模块，实现了中文课程的英文自动翻译功能，优化了档案管理系统和服务系统，不断满足用户的个性化需求[5]79。

人工智能在档案信息化管理中的应用研究集中在档案分类、查阅、收集和保留功能的服务利用上[6，7]54，159，如果人工智能应用在高校毕业生档案信息化管理工作中，一方面能够提高毕业生档案的利用率和信息化管理的工作效率，另一方面能够挖掘和分析毕业生档案信息，创造性地将毕业生档案信息的功能进行延展和辐射，通过研究分析以及数据反馈进而指导高校在招生就业、学科专業设置、人才培养等方面的工作，对高校丰富发展内涵，提升服务社会能力，培养符合区域经济发展需要的有价值的人才有着重要的指导意义。

二、高校毕业生档案管理存在的问题

档案是学生成长最真实的记录，档案里记载有学生的学习经历、工作经历、政治面貌、学历职称和社会关系等基本情况，与学生毕业后的工资待遇、劳动保障、组织关系、职务和职称晋升等紧密相关。档案对高校、社会和学生而言至关重要。无论是本专科生、硕士研究生，还是博士研究生，其档案从学生入学到毕业，贯穿学生培养的全过程。因此，毕业生档案中信息资源丰富，具有潜在的利用价值。通过研究了解，目前高校毕业生档案管理状况并不理想，存在的主要问题具体表现如下。

1.档案管理意识欠缺和重视程度不够。从学校到学院，从老师到学生，许多人没有认识到学生档案的重要性。例如，学生入学的一个月内，需要对新生档案进行接收、审核和归档。新生档案材料杂乱无章，随意散落在办公室，既没有按照专业、班级、学号等基本信息分类排序，也存在入学登记表等材料缺失的情况，也有的学生党员档案没有随学籍档案一起邮寄。这说明负责档案管理的老师和学生对档案重要性的认识程度不够，欠缺有效的档案管理意识[8]151。

2.专职档案管理人员欠缺和经费不足。部分高校学生档案管理缺少专职的档案管理人员，档案馆一方面保存高校历史档案资料，另一方面提供高校档案信息，部分高校学生档案不在档案馆的管理范围之内，导致高校学生档案管理多为兼职人员，兼职人员流动性较大，会存在交接不畅、档案管理体系不健全的问题。学院负责学生档案管理工作的老师多为辅导员，辅导员由于个人发展转岗，使学生档案不得不频繁转手，每一次转手需要依赖辅导员的重视程度。加上学校机构设置和经费等原因，缺少对档案管理人员的业务培训，导致档案管理水平的低下。

3.数字化记录欠缺和查（借）阅效率不高。人工智能对信息检索提出了更高要求，但学生档案管理仍停留在手动记录和手动查询阶段，即使是计算机辅助管理，也只是基础的信息检索，缺少数字化记录。学生档案中的家庭经济状况信息、学生成绩信息、民族信息、宗教信仰和毕业去向信息等潜在利用价值被隐藏在纸质档案中，难以发掘。每到招聘季，一些公务员和事业单位来学校对毕业生进行政审，各地用人单位派专人来学校审核学生档案，查（借）阅成本颇高，效率不高。

4.归档工作规范性欠缺和转递记录不连续。部分高校毕业生档案材料归档内容不齐全，没有统一的规范。毕业生档案归档内容包括入学阶段材料、在校情况材料和毕业阶段材料，归档材料能否完整规范地装入毕业生档案中取决于档案管理老师的责任意识。如果责任意识欠缺导致毕业生档案内容的欠缺、转寄信息缺失等问题，产生的后果对学生极为不公平。

由于毕业生就业的多元化，学生毕业去向的主体往往是企业，许多企业往往不具备接收档案的权利，而是依托人才服务中心进行档案管理，导致许多毕业生离校后对档案派遣的去向不重视，有的毕业生在职称晋级等个人发展需要时，才会向学校问询档案，也有的毕业生在离校十几年后会突然回学校寻找档案。

三、人工智能在高校毕业生档案管理中的应用

高校毕业生档案管理方式相对落后，档案的个体特征不明显，档案工作的现代化程度较低等问题，直接导致了学生档案利用率的低下。随着信息技术的发展，传统的档案管理工作将无法满足现代社会档案管理的实际需要。因此，在加快“双一流”建设的背景下，人工智能开始探索高校毕业生档案的科学管理和开发利用。以成绩档案为例，一是利用人工智能技术发掘高校毕业生成绩档案信息的利用价值，二是采取有效手段，健全毕业生成绩档案的信息反馈机制，提高档案信息化管理效率。

1.高校毕业生成绩档案信息的利用价值。首先，反映高校毕业生就业去向。毕业生成绩用途一是出国留学;二是国内公务员、事业单位政审;三是出于某种原因造成档案丢失、损毁或缺失，回校补办;四是毕业学生考博（研）。毕业生回校查阅利用个人成绩，可反映出高校毕业生的学业成绩和就业去向具有一定的关联性和准确性：一是升学、出国留学，需提供学业成绩;二是考取公务员、事业单位，回校开具学业成绩证明;三是进入外资企业、中外合资企业、民营企业等，学业成绩作为录用考核标准;四是灵活就业或待就业，考取教师资格证等职业资格证书[9，10]48，64。

其次，反映高校专业冷热程度。通过历届高校毕业生回校查阅个人成绩，根据毕业生所学专业、年级和毕业年份，反映出社会对专业人才的实际需求。查阅个人成绩次数较多的专业毕业生和查阅次数较少的专业毕业生，反映了社会对毕业生的不同需求。查阅次数多，说明社会对该专业毕业生需求多，该专业比较热门，是就业较好的专业;查阅次数少，说明社会对该专业毕业生需求不多，该专业比较冷门，就业情况偏差[9]49。

最后，反映高校专业优化建设。学校应从适应社会需求的角度对专业设置和培养方案进行调适。结合学生专业特点制订培养计划，注重特长培养，加强个性化教学，进而指导学生的学习与就业。成绩单上的专业类课程和通识类课程反映出高校的教学和科研是否与社会脱节。通过用人单位重点考察的专业课和成绩，挖掘科研课题，注重将专业理论应用于实践之中，提高学生的专业技能和创新能力。将通识类课程与专业类课程相互渗透互相融合，提高教学质量[11]19。

2.采取有效手段，规范毕业生成绩档案信息化管理。从实际出发，合理利用档案管理现代化手段，加强信息化建设，从中挖掘有效数据价值，规范信息化管理，推动和促进现有人工智能背景下档案信息的挖掘与利用，活跃档案价值的利用服务。发挥毕业生档案信息利用功能，以毕业生档案为信息源，整合各类数据资源，发掘资源利用价值，向学生个人及管理者推送精准的信息服务。通过人工智能技术分析毕业生成绩单，可以反馈毕业生的毕业去向，建立专业动态调整预警机制;通过与毕业生档案大数据平台关联的毕业生档案查询转递系统，及时知晓毕业生档案的去向，避免档案的丢失、损毁或造成滞留档案;通过开通一定的毕业生档案数据查阅权限，用人单位能够更为准确地把握学生情况，进而为其选拔适合的优秀人才提供帮助。因此，应用人工智能技术的毕业生档案信息化管理，可以有效发挥高校毕业生档案的服务功能和实效性[12]167。

参考文献

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[2]刘宁，夏克俭.人工智能给高等教育带来哪些改变？[J].高教探索，2018（6）.

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[4]屈秀兰.应用人工智能技术开发利用企业档案资源的探讨[J].兰台世界，2008（4）.

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[8]李科艳，袁琪.基于大数据的高校学生档案管理——以南京航空航天大学为例[J].科教文汇（中旬刊），2015（2）.

[9]朱晓红，王君，谢晓江.高校毕业生成绩档案利用价值与规范化管理研究[J].兰台世界，2017（6）.

[10]沈牡丹，范智新.高校学生成绩、学历证明翻译工作分析[J].兰台世界，2017（19）.

[11]王小丽，曹雅妮，简太敏.基于因子分析的学生成绩评价对高校GIS专业建设的启示——以重庆师范大学为例[J].高教学刊，2017（13）.

[12]龙松，向丽苹.学生学习成绩与就业去向间的判别分析[J].科教导刊（中旬刊），2018（5）.

基金项目：2019年中国学位与研究生教育学会农林学科工作委员会研究课题一般课题“人工智能在高校毕业生档案信息化管理中的应用探索”（2019-NLZX-YB28）。

作者简介：李枫，大连海洋大学学科与研究生管理处助理研究员，硕士研究生，研究方向为高等教育管理;高雪梅，大连海洋大学学科与研究生管理處副研究员，硕士研究生，研究方向为高等教育管理;朱晓红，大连海洋大学档案馆馆员，研究方向为档案管理;王超，大连海洋大学继续教育学院，硕士研究生，研究方向为高等教育管理。