企业电子文件归档和电子档案管理探索与实践

杨婵 周彬

摘 要

企业档案是企业经营管理活动中形成的原始记录。随着社会信息化的发展，电子文件在轨道行业中应用越来越多，所起作用越来越重要。随之而来对轨道行业的档案工作提出了新课题，而企业电子文件归档和电子档案管理的迫切需求也对行业主管部门提出了新的要求。

关键词

电子文件归档 电子档案管理 企业档案 轨道行业

Abstract Enterprise Archives are the original records formed in business management activities. With the development of social informatization， electronic documents are increasingly used in the track industry， and their role is becoming more and more important. As a result， new issues have been raised for the archival work of the rail industry， and the urgent need for enterprise electronic document filing and electronic file management has also placed new demands on industry authorities.

Keyword Electronic Documents Filing Electronic Archives Management

一、概述

随着社会的发展，各种信息化技术不断涌现，云计算、大数据、区块链等信息技术的出现不断推动和改变着各行各业的生态，也不断推动各行各业信息化的不断向前发展。档案行业作为一个历久弥新的传统行业，在信息化的浪潮中，也呈现不断发展、不断创新之势。数字档案馆（室）、电子文件归档与电子档案管理越来越成为档案行业大发展的又一个推动力。

企业作为市场经济的主体，需要不断反馈市场的信息，简化内部运营，不断提高效率来应对市场变化，而信息化程度的高低则直接决定了一个企业的工作效率，由此各个企业都不断提高各自的信息化水平，各种业务系统、人事管理系统、财务管理系统等都是各个企业信息化的重点。信息化程度提高直接的成果就是实现了无纸化办公，从管理档案实体到管理档案数据，从手工操作到信息化、智能化操作，从档案资源分散利用到互联网，由此减少了运营成本，提高了工作效率。其固然也带来了企业竞争力的提升，但是对于企业档案工作人员来说，无纸化办公意味着接收对象的变化，从以往纸质档案变为各个业务系统、OA、人事、财务等系统直接生成的各种电子文件或数据库文件，企业档案工作人员无论从接收条件、接收办法、规章制度、标准规范、利用检索等诸多方面都面临着挑战与机遇。

企业档案工作重点从纸质档案的收集、整理、保存和利用，逐步过渡到对企业各个业务系统所产生的电子数据的收集、整理、保存与利用。由此需要借助一系列信息化手段应对环境与要求的变化。而数字档案馆（室）、电子文件归档与电子档案管理等技术、标准规范的出现正好为解决以上问题提出了思路与解决方案。

为帮助企业解决信息化条件下企业档案工作的开展，2016年国家档案局在全国范围内开展了企业电子文件归档和电子档案管理试点工作，天津轨道交通集团有限公司成为首批试点单位之一。在试点开展之初，企业档案信息化工作有一系列问题需要解决，而试点工作恰好为企业档案信息化工作提供了突破的契机，并最终通过了国家档案局的验收，成为全国第三家通过验收的试点单位。

二、企业档案信息化中面临的问题

天津地铁筹建于20世纪的60年代末70年代初，集团现有档案可以追溯到1970年4月7日开工建设的天津地铁1号线。近半个世纪以来，在企业的多次重组整合过程中，各级领导和档案工作人员始终保持高度负责任的态度，尽最大能力保持了档案的完整。目前集团业务涵盖轨道交通建设、运营、资源开发及物业管理等。在建设过程中企业档案面临以下问题。

1.时间跨度长，从20世纪70年代一直延续至今。

2.档案种类日益繁多，除了文书档案、财务档案外，还有地铁、铁路工程建设各个阶段形成的前期、施工、监理、竣工验收等基建档案以及科研档案，运营管理过程中形成的运营管理、设备维修档案，资源开发过程中形成的长投企业、房屋租赁相关的管理类档案等。

3.数量多，电子档案占比高。随着业务不断发展和信息化建设的发展，以安全质量全面受控、工程建设全面提速、提高网络化运营管理水平为目标。工程项目档案资料是集团最重要的信息。集团在发展过程中，逐渐积累了大量的图纸和文档等，是集团最为宝贵的财富;对电子图档進行有效的管理，提高CAD图纸等工程项目的使用效率，是达到安全质量全面受控和提高工程建设和工作效率的一个重要途径。

4.随着电子图纸等工程资料的不断积累、计算机技术发展以及用户对档案检索、利用要求的提高，对工程项目档案的管理尤其是对在网络环境下面向生产建设、动态的图文档缺乏高效的管理和控制手段，包括共享环境下的图档组织结构定义和管理、图档的安全性、一致性和版本管理、图档内容的快速浏览、快速索引和查询、电子数据网络化有序共享等方面，只能是在低水平上的重复应用，最宝贵的电子信息资料得不到及时利用，最核心的项目图纸数据库、协同工作还基本处于初级阶段，信息共享不畅。由此造成集团的工程项目信息资源容易丢失或得不到很好的利用，建设运营等信息资源处于分散管理的状态，存在极大的安全隐患。同时档案管理部门在对电子图文资料的收集、归档、分类、查询、综合管理、权限控制、资源再利用等等方面，存在手工录入数据量大、效率低下、容易出错等问题;对历史积累下来的大量纸质项目资料缺乏信息化的管理方式，集团各部门以及下属各单位对于档案资源的使用管理方面缺乏规范。

三、措施

针对以上需求，企业首先按照需求构建系统模型，按照国家档案局相关标准规范，构建适合于轨道行业的电子档案管理模型，由于电子档案管理系统是企业信息化过程中首先搭建的管理平台，在模型构建中，不但要考虑自身业务模型，还要考虑与办公系统以及以后建立的业务系统的对接，企业知识管理平台的搭建等。考虑到二级子公司的档案业务需求，在平台搭建中充分考虑多全宗情况。

通过模型搭建，完成企业档案管理业务流程的梳理、数据流向逻辑图的描绘以及相关标准规范的确定。业务流程在档案管理系统建设中居核心地位，是构建系统的基础。实际工作中，通过搭建系统模型，对企业总部、二级子公司的业务流向进行充分调研与访谈，并在此基础上形成业务流程，根据企业未来需求以及信息化要求，对业务流程进行重新构建。标准规范是企业电子档案管理系统建立的依据与基础，确定哪些标准规范需要建立，需要做以下动作：（1）梳理企业现存标准规范，确立哪些可用，哪些需要修订，哪些需要废止。（2）根据国家档案局试点要求，确认哪些标准规范，尤其是技术规范需要建立，作为企业档案工作，基础工作一般来说比较扎实，但受条件和观念所限，信息化工作開展一般较晚，技术类标准规范一般空缺较大。这部分也是在企业档案信息化工作中需要重点开展和解决的问题。（3）观念问题。企业档案信息化工作一般轻标准规范，重实际工作。这样在标准规范制定中，要反复灌输制定标准规范的重要性，并结合具体系统建设工作予以说明，从根本上转变企业档案工作人员思路。

作为改变传统先开发业务系统、再开发档案系统旧有模式的一种尝试，在企业信息化过程中，采取先开发档案系统、再开发业务系统的新模式，从根本上解决档案系统后开发所带来的接口标准不统一、数据类型不统一、接收难、利用难的问题，确立了档案系统作为企业基础业务数据总集合平台的地位与作用。

轨道交通集团作为城市轨道的建设者，工程建设项目电子文件和企业内部办公自动化系统产生的电子文件是企业电子文件的两大来源，这两种电子文件在企业收集整理过程中针对不同档案的不同特征，分门别类制订相应的标准规范，并在系统中根据不同的需求，从收、管、存、用四个方面分别进行设定，建立不同的接口标准、各自的电子文件的归档范围、归档过程、归档存储格式、四性校验以及元数据管理。

针对集团总部与下属子公司档案整体布局整体管理的情况和要求，在数据分布中采取分布式共享模式。所产生的电子档案集中于集团的云平台，而操作与权限按所属全宗分布于集团及下属分子公司，并采用分级权限，形成集团整体档案管理，并形成集团总部与各分、子公司电子档案管理的既分散又集中的兼容模式。

地铁工程建设参建单位众多，作业网络环境较差，人员更换频繁。为提高整卷质量，给所有参建单位配置了离线客户端——工程建设项目采集工具。并且在这个采集工具中镶嵌了工程档案预立卷功能，规范了元数据的采集、档案分类、编目、排序、编制档号等业务。

基于企业信息化云架构，构建虚拟VPN网络，使档案人员和利用人员可以随时随地访问档案系统，并提供查询利用。利用集团已经架设的私有云模式，依托等保三级的软硬件防护手段，电子档案管理系统可以在任何范围内向登录VPN的用户提供在线查询利用服务，极大地拓展了档案应用的范围和场景，摆脱传统档案查询模式下时间和地域的限制，施工、维护人员可以随时在现场通过权限网络查询电子档案系统中储存的各种轨道施工、维修等信息，为企业业务拓展提供了极大的便利，初步具备了企业知识管理平台的功能。

四、效果

1.引入CAD图文智能处理技术，提升了工程建设项目CAD文件的归档效率。利用图文识别技术，自动快速采集图纸图签元数据信息，自动形成目录数据，并完成原文挂接，实现CAD图文档案智能化的自动归档。系统中存储的工程建设项目CAD电子文件的元数据信息可以快速查询，且在B/S端可以快速浏览图文。

2.创新轨道集团工程建设档案的归档全流程。针对轨道交通工程档案对接难、著录难的问题，集团在系统建设过程中管理前置，将制度和技术标准融入到系统中，规范了元数据的采集、档案分类、编目、排序、编制档号等业务，采用“四同步”的方法，实现事前指导、事中检查、事后把关、全面监控的管理模式。

3.以点带面，档案系统在各项业务中的终端平台作用初步显现。课题研究不仅能提升集团工程建设档案管理水平，还会带动其他主营业务模块档案信息化发展。集团以档案系统开发为契机，同步开展对人力、财务、合同管理三项业务研究开展配套业务系统，以满足系统间对接为重点，形成多功能、多业务流、信息采集多渠道的集团大数据平台，使业务部门和决策部门能够及时获取关键信息，便于档案利用，为集团各项业务提供有效支持，进一步增强档案服务轨道交通发展的作用。

五、问题及改进

1.CAD识别系统作为国内相关领域的前沿技术应用，在成功应用并服务于档案系统的同时，也存在一些问题，如进一步提高识别率和兼容率，提高查询速度以及快速建立起企业图文档案资源库，系统利用图档识别和理解专利技术，使繁琐工作简单化，自动提取图纸内部的各种信息加以利用，实现数量庞大的图文资料自动地进行组织、结构定义、归档、分类、智能查询、检索、版本控制，保证图纸的一致性、快速浏览。系统大幅度提高设计人员和档案人员的图文档案管理效率，极大地减少用于管理的数据录入量。同时系统对传统的底图、蓝图、图书、光盘、设备等各种实物、档案进行全面管理，完全符合国家对档案管理的相关要求。

2.进一步延伸离线客户端的应用。由于一些施工单位原有自己的电子档案管理系统和业务系统，为进一步提高效率，尝试进一步开发接口与施工单位原有的电子档案管理系统或业务系统对接，把离线客户端从前端档案管理软件向前端接口软件转变，进一步拓展电子档案移交接收的新模式（如果建设单位开发接口成功，是否可以考虑对设计单位也采用这种模式，那就可以解决版本等问题）。

3.进一步集成挖掘室存档案价值，从保存到利用、从成果管理转变为价值管理，将企业所有显性知识进行一体化管理。优化搜索、推送以及智能化整理等功能，开发在线编研、在线推送、知识管理等功能，尝试建立企业知识管理平台。

随着社会的发展，信息化技术的推动，档案事业也不断前进，企业档案信息化是企业档案工作发展的必然。在企业档案信息化过程中，电子文件归档和电子档案管理是核心内容，是企业数字档案室的建设前提。通过试点项目的建设和推动，建立了集团统一的电子文件（档案）管理系统，初步形成了集团层面的知识管理平台，把“死档案”变成了“活档案”，充分发挥了档案的价值，不但在企业电子文件归档和电子档案管理上作出了积极探索，取得了成效，并且在档案如何进一步利用上也为全市企业档案信息化工作作出了探索。