航空企业数字档案馆建设模型研究

摘 要

在企业数字档案馆建设背景下，以航空发动机企业为例，从明确“数字档案馆”的定义开始，阐述了企业建设数字档案馆的目的和意义，提出航空类企业数字档案馆建设的“3S1U”模型，并在此基础上对数字档案馆建设的重点内容进行了分析和解读，旨在总结出适合现代化研发制造企业的数字档案馆建设方法。

关键词

数字档案馆 模型 航空 企业

Abstract Under the background of digital archives construction，taking aero-engine enterprise as an example，this paper starts from the definition of "digital archives"，expounds the purpose and significance of digital archives，then puts forward the "3S1U" model of enterprise digital archives，and on this basis，the paper analyses the key contents of digital archives，aiming at summarizing the construction method of digital archives suitable for R&D enterprises.

Keyword Digital Archives; Model; Aero-Engine; Enterprise

现阶段，以纸介质档案为管理对象的传统档案管理模式，已无法适应现代化技术水平下的企业发展脚步。在企业转型大背景下，档案管理工作也必然面临工作模式的重大调整。在信息化条件下，数字档案馆建设是企业档案管理的重要命题，是各单位档案部门的重点工作。在此背景下，国家档案局在“十二五”规划中提出“各级国家档案馆加快数字档案馆建设步伐，有条件的要完成数字档案馆建设，并提供网络信息服务”。

航空领域，尤其是大型的现代化研发、生产制造企业，由于其技术传承性、专业性和保密要求的特点，数字档案馆建设必然也带有强烈的领域特色。航空企业的数字档案馆建设文件管理和控制的工作量大、任务艰巨，同时，企业的研发、生产制造的迫切需求以及协同单位的文件交换需求，都要求档案管理部门拥有强大的文件管理和控制能力。本文以航空发动机企业为例，从明确“数字档案馆”的定义开始，阐述了企业建设数字档案馆的目的和意义，提出航空类企业数字档案建设模型，并在此基础上对数字档案馆建设的重点内容进行了分析和解读，旨在总结出适合现代化研发、制造企业的数字档案馆建设方法。

一、数字档案馆定义

国家档案局2010年6月发布实施的《数字档案馆建设指南》将数字档案馆定义为：数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利益需求，运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公告档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统[1]16。

二、数字档案馆建设的目的

从国家层面来说，数字档案馆建设的目标是“提高档案馆工作效率和现代化水平，确保数字档案永久存储与安全保管，促进档案服务能力拓展和实现档案信息资源的社会共享，促进国家信息资源总量增加，促进社会主义文化的发展繁荣，满足广大人民群众对现代化信息服务的现实需求”。

作为航空发动机企业，数字档案馆建设的直接目标与最终目标，应是与企业的建设目标一致，即为企业的管理运营、产品设计定型服务。具体而言包括：一是建立并完善档案工作流程规范体系，提高档案资源的管理和利用效率;二是加强档案信息化建设，提高档案管理部门的工作效率和现代化水平;三是集成企业内部各类信息，建立丰富的档案数字资源库，为领导决策和运营管理提供依据;四是实现企业产品设计工艺等文件的动态管理，为产品设计定型提供档案数据支持;五是开展档案编研，建设档案专题数据库，促进企业的文化建设。

三、数字档案馆建设意义

数字档案馆建设是档案管理的全方位、整体式建设。对企业而言，通过数字档案馆的实施和建设，实现全生命周期的档案信息化管理、积累档案数字资源，支持航空企业的知识库的建设、支撑全球协同研发体系，并最终完成档案信息资源整合和提升，满足企业科研生产、经营管理及发展需要，为企业经营管理和产品设计定型提供支持。

1.实现全生命周期的档案信息化管理。数字档案馆是信息社会数字技术广泛应用和网络技术高速发展的产物，是信息化发展的需要。通过建立数字档案馆，实现航空企业档案管理进一步现代化的管理模式，提高工作效率，缩短型号研制周期，减少运营成本，为企业提供一套从研发到生产管理的档案信息化管理平台。

2.丰富档案数字资源，形成企业“强数据”管理理念。档案数字资源是企业资源的重要组成部分，是数据的主要来源和关键输入。在“大数据”时代，航空企业拥有海量信息资源，如何让这些信息资源发挥最大利用效益，充分为航空产品的设计定型服务，是数字资源建设的重要任务。“强数据”管理是现代化企业管理理念的发展趨势，它强调的是建设数字职能化企业，用数据说话。通过建设企业数字档案馆，采集各门类档案信息资源，使公司档案信息资源形成大量的数据存储，建立数字知识库，为企业提供庞大的数字资源支持，为打造数字型乃至智慧型企业，实现“强数据”管理奠定坚实的基础。

3.适应多协同研发制造的管理模式，支撑全球协同研发体系。航空发动机的研制是一个多方协同合作的项目，利益相关方涉及国内外众多企事业单位，在此背景下的发动机产品数据的交互是一个系统而复杂的工作。具体到档案业务方面，强调的是对技术文件有效的控制和管理，对文件接收和分发的精准、高效管控。通过建设数字档案馆，从管理流程、数据平台等方面加强对文件的管理，尤其是动态文件的接收与分发，以适应多方协同合作的企业管理模式，支撑全球协同的研发体系。

四、数字档案馆建设模型

以航空发动机企业为例，数字档案馆建设要从档案管理的目标出发，以数字档案资源（Source）的收集、保管和利用为核心，基于统一、规范、标准的数字档案管理平台（Uniform），按照系统的、健全的档案管理运行标准（Standard），为用户提供便捷、可靠的数字档案信息咨询与服务（Service）。由“资源（S）”、“平台（U）”、“标准（S）”和“服务（S）”组成的“3S1U”航空企业数字档案馆建设模型[2]68。

五、数字档案馆建设重点内容

根据航空企业数字档案馆建设的“3S1U”模型，企业在建设过程中要全面发展，突出重点。既要抓主要矛盾，着力建设和完善企业的数字资源、管理平台、标准规范和服务体系，也不能忽视数字档案馆建设所需的，如信息网络、硬件设备等基础层的建设。

1.强化企业数字档案资源建设。航空发动机企业数字档案资源，按来源可以分为：信息系统采集的数据资源、数字化加工的数据资源以及档案专题资源。按数据类型分，包括结构化数据与非结构化数据。数字档案馆能为企业发挥多大效益，其本质是由它所承载的数字档案资源决定的。丰富的数字档案资源库是支持产品型号研制的重要资源，是记录研制过程的重要数据。因此，建立内容丰富、可有效支持发动机研制的“大档案”，资源库是数字档案馆建设的重要方面。另一方面，航空发动机企业的数字档案资源库，不应仅局限于企业经营、研制过程中的各类数据和文件，还应包括国内外先进经验和各方的知识积累。随着设计和制造的智能化发展趋势，全三维设计技术开始应用于型号研制中，航空发动机的设计、生产、制造已从传统的手工图纸模式向三维数据模型转变，由此而产生的非结构化数据的存储、利用和保管问题对数字档案资源建设提出了新的要求和挑战。如何将这些宝贵的档案资源管理好，支撑企业产品的设计、研制及客户服务，是航空发动机企业数字档案资源建设的重点，亦是难点。

2.完善数字档案管理平台功能。数字档案管理平台并非简单意义上的档案管理软件系统，它是管理数字档案的信息化平台，是捕获、收集、组织、利用档案数据的管控工具，具有“大系统”的概念。数字档案管理平台应包含以下功能：（1）能满足档案基础业务管理需求，具备档案组卷、分卷、拆卷等管理功能以及信息发布、档案检索、利用和反馈功能。（2）对企业产品型号研制数据进行全生命周期的动态管理，实现产品数据从接收、分发、回收、鉴定、销毁的控制和管理功能。（3）能承载产品型号全部零部件的三维模型，并与数字化设计应用平台进行一体化数据集成和流程集成、保证型号研制各类数据的连续性和数据应用的准确性[3]64。（4）与企业各信息系统进行兼容，能无缝衔接与集成，自动收集与归档如产品数据管理系统、试验数据管理系统、办公自动化系统、综合计划系统、项目管理系统等产生的数据。（5）能配置安全保护策略以及资源备份策略，对数字档案资源进行系统的备份和保护。

3.健全数字档案馆标准规范体系。标准规范是数字档案馆管理运行的指导文件，一套健全的标准规范体系能有效支撑企业数字档案馆的高效运行。数字档案馆的流程体系按层级分，包括以下内容：（1）数字档案馆建设的顶层框架、纲领，用于制定档案工作发展规划。（2）数字档案管理的规章制度，用于制定档案工作的通用原则和管理章程。（3）档案业务接口流程，用于定义门类档案跨部门、跨组织的业务管理规则。（4）档案管理规范和工作指导书，用于指导档案著录、档案分类等基础管理业务。此外，还应包括针对电子文件及数字化工作的管理规范，用于定义档案数字化技术、规范数字资源的管理、存储和利用。如电子文件及电子档案管理规范、产品数据交互规范、元数据管理规范、电子数据安全规范、数字化工作规范等。

4.加强数字档案馆服务建设。服务建设是数字档案馆建设过程中容易被忽视的方面，却又是至关重要的部分。数字档案馆建设的最终目标是为各利益相关方提供利用以及服务，包括为企业运营管理提供决策依据、为产品研制定型提供数据管理服务，为企业用户学习成长提供知识资源等等。数字档案馆的服务对象不仅包括档案利用者，也包括从事档案工作的档案管理者，它的建设和发展，能使得档案利用者和档案管理者都从中受益。数字档案馆的服务内容主要包括：档案内容信息、档案实体信息、档案管理信息、档案应用信息、档案评价信息等，其服务形式以线上服务为主、线下服务为辅。

要做好数字档案馆的服务建设，可从以下四方面入手：（1）做好档案分类和基础档案管理工作，使呈现给用户的档案信息结构清晰、分类准确、字段完整。（2）做好档案开发和编研工作，建设特色专题数据库。根据企业特点，侧重建设发动机产品型号专题库、技术研究课题成果专题库等。（3）实现档案信息资源订阅和推送服务，实现个性化档案资源配置。（4）建立档案服务快速响应机制，从利用、评价、咨询、投诉等方面细化档案服务的标准和响应机制。

六、小结

现阶段航空发动机企业所具有的开放合作的管理模式、研发技术以及数据资源的特点所带来的数字档案馆建设的问题，不应成为限制其数字档案馆建设的阻碍，而应该成为企业建成行业乃至全国一流数字档案馆的机遇和挑战。数字档案馆的建设是一项长期的工作任务，是紧随数字化发展不断向前推进的过程。由于企业管理模式和新技术的不断发展和应用，数字档案馆建设永远是阶段性建设，需要完善和跟进，需要在建设的过程中尽可能为将來项目的拓展多加考虑。本文构建的航空企业数字档案馆建设模型，仅仅是一个阶段性的研究产物，任何的工作模型都应该是包容的，可拓展延伸的，因此，数字档案馆建设是一个“不断认识、持续建设”的过程，只有开始没有结束。

参考文献

[1]陈东英，周志利.关于有效推动企业数字档案馆建设的思考[J].管理科学，2016（22）.

[2]周峰，廖菲菲，姬广鹏，李军，张喜波.智慧型数字档案馆模型研究[J].中国档案，2017（3）：66-69.

[3]柴晓燕.航空领域数字档案馆建设践行研究[J].中国档案，2013（4）：64-65.

作者简介：何南洋，中国航发商用航空发动机有限责任公司工程师，硕士研究生，研究方向为数字档案馆建设。