高职院校档案规范化管理实证研究

摘 要

随着高职教育的发展，高职院校的各项工作都得到了长足的进步，档案工作作为学校管理工作的重要组成部分，也得到了前所未有的关注和重视，而对于由行业转为地方管理的高职院校来说，档案规范化建设起步较晚，因经验较少，重视程度不够，资金不足等原因存在诸多问题。以辽宁金融职业学院为例，分析了高职院校档案工作普遍存在的问题，并有针对性地提出了解决措施，以期对存在同样问题的高职院校提供借鉴。

关键词

高职院校 档案管理 规范化 实证研究

Abstract Empirical research on the standardized management of archives in higher vocational colleges empirical research on the standardized management of archives in higher vocational colleges with the development of higher vocational education，the work of higher vocational colleges has made great progress. As an important part of school management，archival work has received unprecedented attention and attention，and has been turned from industry to for local vocational colleges，the standardization of archival work started late，and there are many problems due to less experience，insufficient attention，and insufficient funds.Taking Liaoning finance vocational college as an example，this paper analyzes the problems existing in the archives work of higher vocational colleges，and proposes solutions in a targeted manner，in order to provide reference for higher vocational colleges with the same problems.

Keyword Higher vocational colleges; archives management; normalization;empiric research

档案工作是高校管理工作的重要组成部分，对于本科院校来说，档案管理工作已经具备比较完备的体系和流程，但是对于我们这些由行业转为地方管理的高职院校来说，档案规范化建设起步较晚，因经验较少，重视程度不够，资金不足等原因存在着一系列问题。而随着高职教育的飞速发展，高职院校的各项工作都在如火如荼地开展中，档案的重要性也日益凸显，做好档案工作既是顺应高职院校的发展趋势，同时又可以提供档案信息为高职院校的各项工作服务，从而推动学校的发展。

一、辽宁金融职业学院档案管理存在的问题及改进措施

1.档案管理工作中存在的问题。（1）档案管理制度不健全。辽宁金融职业学院前身是隶属于中国人民银行的辽宁银行学校、辽宁省金融职工大学，属于行业办学。2002年后转制成为辽宁省教育厅主管的高等职业院校。主管部门和学校层次的变化，使得学校各项工作的运行机制和模式发生了重大改变，档案工作同样也面临着变革。转制后的很长一段时间，档案的管理制度一直沿用行业办学时期的管理制度，但旧有的管理制度不能适应新的管理体制和模式，不能很好地指导现实工作。（2）档案收集不完整，形式不规范、整理不系统。长期以来，学校领导对档案的重视程度不够，没有配备专职的档案管理人员。有些部门领导档案意识薄弱，在工作中不注重对重要材料的保存，或是出于本部门方便利用等原因不向档案馆移交，档案收集不齐全、不完整的现象普遍存在。能够收集上来的档案材料形式不够规范，很多材料存在没有公章、没有形成日期等问题，导致档案材料缺乏真实性和严肃性，同时档案分类不够科学，整理得不够规范，还有一小部分档案没有得到及时整理，给档案的查找和利用带来不便。（3）档案工作信息化程度低，主要是手工操作的方式。档案信息化缺少必要的硬件和软件支持，没有配备专门的档案信息化管理软件，除了利用计算机打印目录外，其他工作环节包括收集整理、检索利用等均采取手工方式，工作任务重，容易出错，档案利用效率低，档案作用难以充分发挥。

2.辽宁金融职业学院在档案管理中采取的有效措施。（1）建立健全档案管理體制。新一届学院领导班子高度重视档案工作，始终把档案工作作为学院的一项基础工作来抓，不断加强对档案工作的领导管理。2014年成立了档案馆，挂靠于党政办公室下，具体负责管理党群、行政、教学、财务、基建、人事等方面档案，负责统筹、协调、组织、管理全校档案工作，具有档案资料的管理、存储、编研和提供利用以及对全校各部门的档案工作行使监督、指导的职能。建立和完善了由分管校领导、办公室主任、专职档案员和各部门兼职档案员组成的档案管理网络。目前档案馆有专职档案员两人，皆为档案学专业硕士毕业生，分别负责综合档案管理和人事档案管理。各部门均配备了政治素质过硬、思想和文化素质较高的同志从事兼职档案工作。兼职档案员队伍年龄结构年轻化，基本都具备本科以上学历。（2）加大投入，改善档案管理硬软件条件。2014年10月，综合大楼正式投入使用，档案馆硬件条件得到大幅提升。在学校办公设施紧张的情况下，学校为档案馆安排了200多平方米的档案用房，设有独立的综合档案库房和人事档案专用库房，从根本上解决了原来档案库房紧张的问题。档案全部实现密集架管理，专门配备了包括实物档案展柜、防磁柜、底图柜、去湿机、加湿机、监控设备等在内的档案保护设施，改善了档案管理条件，夯实了档案发展基础。2018年年底配备了清华紫光的网络版档案信息化管理软件，为每个部门开设端口，实现双轨制归档，并计划2019年开展档案全文数字化工作。（3）规范档案材料形式。近年来档案馆规范了档案材料形式，要求文字性材料结尾处有落款和日期，表格性材料标明制表人和制表日期，并均需加盖公章，很大程度上解决了档案材料形式不规范的问题。（4）制定档案查借阅制度。按照档案工作的要求，2014年学校制定了《档案馆档案查（借）阅制度》，制度规定查借阅档案必须详细填写《档案查（借）阅审批表》，经校领导审批签字后方可查借阅，该制度自2014年10月8日起执行，自执行以来档案馆严格按照要求履行查借阅程序，从而规范了学校档案查借阅流程，提高了档案提供利用的规范性。（5）积极开展文件资料档案利用服务。为学校的中心工作服务，为广大师生提供优质服务，是档案工作的永恒主题，也是档案工作长远发展的动力所在。档案馆曾多次为教学科研、组织人事、职称评审、财务审查、毕业生就业、编史修志、落实政策、综合楼建设、确定房屋产权等工作提供了翔实的档案依据，均收到了良好的效果，从而使档案工作在学校发展中的作用越来越明显。（6）完善档案网站建设。在校园网上建立了专门的档案网页，用于发布档案信息。网页栏目内容充实，设置了业务指南、档案法规、规章制度、资源下载、工作动态等栏目，将有关档案的法律法规、规章制度和工作动态及时发布到档案网页上。一方面用于指导各部门归档工作，提高归档工作水平;另一方面帮助广大师生了解档案知识和档案法律，增强师生档案意识。（7）加强档案编研和宣传工作。6月9日是国际档案日，每逢国际档案日，档案馆均开展了国际档案日宣传活动，旨在增强全校师生的档案意识，提升档案工作服务学校的能力。同时加强编研，档案馆编写了2012—2018年学校年鉴及大事记，并向全校师生提供编研成果，提高全校师生的档案意识。

二、当前高职院校档案管理中普遍存在的问题

1.学校档案意识薄弱，对档案工作不够重视。领导和教职工把大部分精力都用在了教学和科研上，认为档案工作就是单纯的收集材料、保管材料、查阅材料而已，缺少对档案和档案工作重要性的正确认识，没有将档案工作纳入到学校的议事日程和整体发展规划，缺少对档案工作必要的人、财、物支持。在日常的工作中，教职工对教学、科研和管理中产生的材料疏于收集、整理和归档，只有在教学评估或是上级部门检查时才会突击收集、整理档案材料，评估检查结束后又恢复到从前的状态，这种现象主要是由于档案意识不强造成的。

2.档案信息化程度不高。档案信息数字化、网络化是档案工作发展的必然趋势，能满足档案信息快速、准确、及时检索的需要。目前，一些高职院校的档案工作仍停留在手工操作层面，没有配备专业的档案信息系统，只有档案目录的输入和打印由计算机完成，其他环节如收集整理、查找利用等仍然采用传统的手工方式。档案全文数字化、档案信息网络化检索和利用等现代化管理、利用方式距现实较远。传统的方式直观，但是任务量大、效率不高、无法对信息进行快速查找和利用，难以适应大数据时代对档案工作的新要求。

3.档案收集不齐全不完整。在高职院校档案管理工作中收集是最难的环节之一。巧妇难为无米之炊，没有各部门的基础文件资料，档案部门的工作难以进行。有些部门领导档案意识薄弱，在工作中不注重对重要材料的保存，或是出于本部门方便利用等原因不向档案部门移交，档案收集不齐全不完整的现象普遍存在。收集难的问题并不是辽宁金融职业学院独有的情况，这种现象可以说是高职院校档案工作的通病，也是高职院校档案工作最难以解决的问题之一。

4.档案管理人员素质不高，且缺少专职的档案管理人员。档案工作是一项专业性很强的工作，有自己的理论体系和工作原则、方法。如归档的时间、整理的技巧、鉴定的方法、利用的方式等，这些都是档案管理人员必须掌握的专业知识和技能。但是，在高职院校中，大部分档案管理人员都是非档案专业科班出身，同时档案部门往往挂靠在办公室下，档案管理人员不仅要从事档案工作，还要从事办公室的相关工作，名义上是专职档案员，实则是多面手，把很多精力放在了办公室的繁琐业务上，导致档案工作做不专、做不强。

三、加强高职院校档案管理的几点建议

1.加强档案收集工作，提高学校整体档案意识。要想解决档案收集难的问题，关键还是在于學校整体档案意识的提高，让每一位职工都明白档案的重要意义，变“要我交材料”为“我要交材料”。就实际工作而言，各部门要想在归档中较好地完成任务，仅靠兼职档案员一个人，很难完成，尤其是业务口多的部门，更需要部门领导的整体部署和协调，将重要材料及时归档并按时向档案馆移交，使档案馆能够收集到齐全完整的档案材料。

2.开展档案信息化建设，探索电子文件归档模式。配备信息化所必备的计算机软、硬件设备与相应设施。购买网络版档案管理软件，实现档案资料数字化、网络化管理与利用。运用档案管理软件开展档案目录数据录入工作，完成馆藏档案的案卷和卷内目录录入，建立案卷级和卷内目录级检索数据库;对重要的、易损毁档案、资料进行全文扫描，建立重要文件全文查询数据库。逐步开展电子文件网上归档工作，实现纸质档案与电子档案归档双轨制，各部门兼职档案员利用档案管理软件进行网上立卷和电子文档的逻辑归档，并通过双轨制归档实现电子档案全文信息的物理归档。同时，还要打造高职院校档案信息共享平台，通过信息交换与共享平台，实现分散异构档案资源的无缝连接[1]53，共享档案资源。

3.完善档案管理制度，确保制度落到实处。要健全档案管理的相关制度，从制度上规范档案的管理行为，保障档案工作有章可循、有规可依，避免出现随意性和盲目性。应该根据《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》《高等学校档案工作规范》等国家有关档案的规定，结合学校的具体情况，制定一套符合学校实际的、行之有效的档案管理制度体系，明晰工作职责和任务，将档案工作纳入部门和相关人员的年度考核，并引入奖惩机制，将档案工作表现与评优评先和职称评审挂钩，激发档案管理人员的热情和积极性。

4.加强档案人员的队伍建设。要想提高档案管理的质量，必须要提高档案管理人员的责任意识和业务素质。应该从源头做起，通过学校公开招聘设置专职档案员岗位，选用那些有档案专业教育背景的、素质高的、责任心强的人员来担任学校专职档案工作，或加大人才培养力度，开辟档案干部上升渠道，从内部培养档案管理干部，鼓励档案管理人员学习新技术、新知识，参加业务交流与培训，锻炼其业务素质和综合工作能力[2]30。

档案建设是一项长期艰巨、持续发展的系统工程，档案管理是一种认真严谨、事无巨细的专业工作。随着高职院校教育教学改革的不断深入，档案的重要性日益凸显，要提高对档案和档案工作的认识，争取早日实现档案工作的规范化和信息化，使档案成为高职院校取之不尽、用之不竭的资源宝库，为高等职业教育的发展和学校的各项工作提供服务。

参考文献

[1]王卓.以信息公开为主旨的高职院校档案管理与服务探析[J].兰台世界，2017（10）.

[2]姜波.高职院校档案管理的问题与对策[D].西南财经大学，2014.

作者简介：魏晓琳，辽宁金融职业学院档案馆员，硕士研究生，研究方向为档案管理。