科技项目档案开发利用的思考

孙文婷 刘芳 马依努尔·亚生

摘 要

科技项目档案中蕴藏着科技信息资源，创新科技项目档案传统管理模式，强化对技术类信息资源的采集，分析、编研推出科技项目档案信息化产品，是信息时代促进科技创新水平提高的有效途径。通过搭建共享平台，使科技项目档案信息资源面向社会公众开放共享，也是避免国家科技资源浪费的有效手段。

关键词

科技项目档案 科技信息资源 信息时代 科技信息化产品

Abstract Archives of scientific and technological projects bear scientific and technological information resources， so innovating the traditional management mode of scientific and technological project archives， strengthening the collection of technological information resources， analyzing， compiling and launching informatized products of scientific and technological archives are effective ways to promote the improvement of scientific and technological innovation level in the era of big data. By building a platform for sharing，  information resources of scientific and technological project archives are opened to the public， which is an effective way to avoid waste of national scientific and technological resources.

Keyword scientific and technological project archives; scientific and technological information resources; information age; scientific and technological informatized product

信息時代，海量数据的产生、传播和利用作为一种新的推动力改变着人类社会的发展方式。在这个背景下，科技创新活动机遇和挑战并存，收集、利用好科技信息资源对促进创新、驱动发展意义重大。科技信息资源是记载科学技术活动的信息载体，反映前人所取得的科研成果，是记录、传播科技信息，促进科学技术再发展的重要基础。科技项目档案作为国家的宝贵财富和科技信息资源的重要组成部分，也面临着从“死档案”变成“活信息”、从“档案库”变成“思想库”的挑战[1]。如何尽快转变科技项目档案管理模式，对蕴藏其中有价值的信息进行挖掘，开发出丰富多样的科技信息产品是目前重要的研究课题。

2013年，全国数字档案馆（室）建设推进会上提出“存量数字化、增量电子化”战略，科技项目档案数字化建设全面推进。科技项目档案数字化、电子化，是将其开发为科技信息资源的基础。数字化是指采用扫描仪等设备对纸质档案进行数字化加工，使其转化为存储在以计算机为依托的载体上的数字图像，并按照纸质档案内在联系，建立起目录数据与数字图像关联关系的处理过程。电子化是指将具有保存价值的电子文件归档保存的过程。而信息化是以现代通信技术为基础，将科技项目档案各要素汇总至数据库，通过互联网提供辅助参考的过程。科技项目档案信息化可以培育新的生产力，为推动社会进步提供技术支持。

一、信息时代科技项目档案的特征

科技项目档案是以国家或地方政府财政投入为主，并列入国家或地方科技计划项目，在其管理和实施全过程中形成的具有保存价值的各种类型和载体的原始记录[2]。科技项目档案分为管理类档案和技术类档案。收集、整理、加工、编研开发、共享利用科技项目档案的过程也是使其转化为重要的科技信息资源的过程。科技项目档案除具有原始性、规范性、成套性、完整性、可重复利用等特点之外，在数据暴涨的信息化时代，科技项目档案还具有规模巨大、增长迅速、种类繁杂、多元异构等特征[3]。据《国家科技计划年度报告》显示，仅2003—2013年十年间，国家科技计划共安排项目超过12万项，国家财政科学支出约3050亿元。近年来，随着我国将科技创新发展提升到新的高度，国家财政科学支出逐年快速增长，占当年国家财政支出比重的4.10%左右。全国科技经费投入统计公报显示，仅2017年国家财政科学技术支出就达到8383.6亿元，比上年增加622.9亿元，增长8%。除此以外，每年各省、直辖市科技管理部门也安排了大量的地方科技计划项目，由此产生的科技计划项目档案数量之庞大、内容之丰富、价值之珍贵是不可小觑的。

科技计划项目属于政府购买公共产品或服务的一种形式[4]，在实施过程中所产生的大量记录文件、图表、数据应借助科技项目档案这个载体加以保存、开发并依法向社会大众公开利用，由此来促进我国科技创新水平的提高。

二、科技项目档案开发及利用现状

在我国，利用档案、服务民生、服务群众是档案工作的一部分。国家档案局早在1994年就颁布《开放利用科技档案所创经济效益计算方法的规定（试行）》，提出科技档案是科学技术的重要载体，开发利用科技档案是促进科技成果转化为现实生产力的主要手段，明确了科技档案按照科技成果推广、避免损失、设计图纸复用、节约原材料及成本等不同用途产生的经济效益计算方法。2005年，国家档案局发布《关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》，要求促进档案信息服务业形成，将档案信息作为产品进行开发和加工，重视档案信息增值服务工作，通过构建信息共享平台利用网络提供服务。2016年，国务院印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，指出要“建立健全方便人民群众的档案利用体系，加强对档案信息的分析研究、综合加工、深度开发，提供深层次、高质量档案信息产品”。

但从使用程度来说，长久以来我国对于科技项目档案的管理一直没有打破管理部门内部使用的藩篱，很少面向社会公众开放共享。科技项目档案如需查阅，需经科技管理部门批准，过程较为烦琐。

目前，与科技计划项目管理相对应的科技项目档案分为五大类，主要内容见表格（右侧）。

由此可见，相比于论文、报告、专利等虽容易获取、但较为单一、零散的科技信息资源而言，科技项目档案从立项准备阶段到科技成果推广，信息覆盖面相当齐全，专业性、综合性、成套性、可用性、准确性更强，利用价值极高。社会公众如能方便地获取这类资源，就能够避免重复研究，并在前人的基础上有所创新和提高。

从数字化范围来看，一套科技项目档案动辄上百页，档案管理部门只将对科技管理部门来说常用的合同书、经费预算书、专家打分表、验收意见等管理类档案进行数字化扫描，实行“双套制”，而像各类研究报告、原始记录、设计文件、图纸、关键工艺文件等技术类档案只反映在目录清单中，依然只保存其纸质档案。技术类档案入库后便束之高阁白白浪费。根据《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）规定，数字化范围应为永久或长期保存的、社会利用价值高的档案。而科技项目档案社会利用价值最高的部分正是没有进行数字化、电子化的技术类档案。

从检索利用角度看，目前我国尚未建立互联互通的“科技项目档案管理平台”，各省的科技档案管理系统，有的是自行开发，有的向试点省市购买，但维护更新程度不同，各行业部门也是分散管理，无法形成将国家、地方各部门的科技项目档案统一管理利用的模式。

三、科技项目档案开发利用中存在的问题

1.开发利用的意识薄弱。多年来，我国档案法规体系建设针对科技档案开发利用的行政法规、地方性法规、规章和标准已较为完善，如《科学技术档案工作条例》《开发利用科学技术档案信息资源暂行办法》《开发利用科技档案所创经济效益计算方法的规定（试行）》《DA/T 31-2005纸质档案数字化技术规范》《GB/T 18894-2016电子文件归档与电子档案管理规范》《DA/T 2-1992科学技术研究课题档案管理规范》等。但社会对科技项目档案的认识不到位，政策执行力度弱，未能真正实现对科技项目档案的信息化利用。

2.技术类档案数字化、电子化难度较大。一是单纯利用人工操作進行数字化扫描的过程耗时耗力，工作量极其繁重，是制约科技项目档案信息化发展的重要因素。二是科技计划项目（课题）管理过程中“重项目实施，轻档案管理”的现象较难转变，科技管理部门没有强制要求承担单位提交齐全的电子文件。三是缺乏挖掘、分析科技计划项目档案深度信息的技术工具，科技项目档案信息化应用层次较低。技术类档案，如图表、数据、声像等不同格式、载体的信息，不能通过技术手段自动抓取，造成如科技成果介绍、图册图集、数据分析等编研开发难度大，海量科技项目档案无法实现产品化。

四、做好科技项目档案开发利用的思考

信息时代，科技发展也步入了新阶段，科技信息资源成为科技创新的有效推动力。从国家层面全面推动科技项目档案信息化及建立科技项目档案信息资源传播和共享机制[5]，挖掘科技项目档案蕴藏的海量信息，打破科学技术壁垒，使科技创新成果所产生的效应指数级放大，是科技项目档案管理的最终目标。因此，本文建议从以下几个方面考虑。

1.创新管理模式。转变科技项目档案“加工+储存”的传统模式，从单纯的收集整理、加工借阅，向数据分析、知识服务转变，实现科技信息资源共享。提升科技项目档案管理系统功能，将项目过程管理与档案管理相结合，逐渐用电子档案替代纸质档案，建立“一键归档、单套保存、一站查询”的管理模式。整合科技计划项目管理系统、科技项目档案管理系统、科技报告管理系统，实现项目过程管理与档案管理同步。加强前端控制，项目合同中应强制要求承担单位在科技项目档案管理系统中填写元数据并提交所有档案的电子文本。项目验收阶段，加强对档案的考核。

2.构建共享机制。政府预算资金资助形成的科技项目档案应当遵循“共享为原则、不共享为例外”的原则。由国家统一建立科技项目档案信息资源共享平台，并与地方科技项目档案管理系统实现互联互通。平台应包括数字化加工、电子文本上传、全文数据库标引、检索查询等功能。同时，基于对知识产权的保护，应明确科技项目档案密级、服务对象和开放条件，通过在线阅览、定制服务等方式向社会开放共享。

3.强化对技术类信息资源的采集。科技项目档案形成科技信息资源的难点在于数据的信息化采集。科技项目档案由传统的纸质文件向数字化、电子化过渡是信息资源化的基础。应建立数据管理规范标准，严格规定科技项目档案各类信息的采集标准[6]。加强图文识别、数据抓取等技术手段的开发利用。重点对技术类信息进行采集，突出技术流程、工艺方法、数据分析等的可用性，不断挖掘档案利用价值。

4.利用科技项目档案推出信息化产品。通过对采集数据的关联分析，借助分析工具衍生出科技项目档案信息化加工产品，可广泛应用于政策参考和行业分析等领域，如编研创新发展分析报告、行业技术报告，或提前发布技术趋势等。在科技档案信息资源共享平台上对采集的科技项目档案信息进行多维数据融合分析，结合政府数据、行业数据、消费数据以及征集的行业需求、消费需求，准确抓取技术领域的短板，精准安排科技计划项目，引导科技创新向更高层次、更高水平发展。

5.加强保密与安全。建立网络安全保障体系，完善科技项目档案数据管控、属性管理、身份识别、行为追溯、黑名单等管理措施，健全防篡改、防泄露、防攻击、防病毒等安全防护体系。制定科技项目档案安全事件预防预案。健全科技项目档案安全技术标准。针对信息保密、权限控制、可信性甄别、安全防护、攻击溯源、数据灾备和应急处置等方面形成基本的安全规范。

6.专业人员的培养。在信息时代背景下，科技项目档案工作主体发生转变，由“管理部门+档案人员+项目承担单位”，转变为“传统主体+计算机专业人员+大数据管理人员”。其中计算机人员提供技术服务;大数据管理人员提供安全保密、存储共享服务;科技项目档案从业人员除传统业务外，工作范围进一步延伸至数据对比分析、报告编研等。这就要求从业人员应多思考，把“互联网+”思维与科技项目档案业务工作相结合。

参考文献

[1]王燕.基于“互联网+”的科技档案管理创新[J].档案与建设，2016（3）：87-89.

[2]潘世萍，李名选.美国国家档案馆接收科技档案带给我们的启示——兼论科技报告的档案属性[J].档案学研究，2017（5）：113-116.

[3]许玲.大数据背景下科研档案管理变革探讨[J].兰台世界，2017（15）.

[4]张斌，徐拥军.我国科技档案管理体制机制建设的政策建议[J].档案学研究，2016（3）：25-34.

[5]吴春明.面向科学研究第四范式的科研档案利用服务研究[J].中国档案，2017（6）：72-73.

[6]杨世英.大数据时代科技档案借用件、共用件关联的思考[J].档案管理，2017（3）：41-42.

作者简介：孙文婷，新疆科技发展战略研究院科技档案管理中心助理研究员，硕士研究生，研究方向为科技项目档案管理;刘芳，新疆科技发展战略研究院科技档案管理中心助理馆员，本科，研究方向为科技项目档案管理;马依努尔·亚生，新疆科技发展战略研究院科技档案管理中心研究实习员，本科，研究方向为科技项目档案管理。