法治视域下高校学籍档案开发利用规范化研究

耿强 孙洪溥 任洁

摘 要

以高等学校学籍档案开发利用为中心，从档案法治视角出发，探讨开发利用过程中的法律风险及防范对策。通过明晰学籍档案与学生个人档案、人事档案学历部分之间的关系，规范开发利用的前置程序，规范开发利用的形制等措施，可在现有法律框架下实现高校学籍档案开发利用的规范化操作，优化档案服务水平，提高档案利用效率。

关键词

法治 高校学籍档案 开发利用 规范化

Abstract Focusing on the development and utilization of college studentsstatus archives， the paper explores the legal risks and prevention measures in the process of development and utilization from the perspective of the rule of law in archives. Measures such as clarifying the relationship between the studentsstatus archives and studentspersonal archives and education part of personnel archives， standardizing the pre-program of development and utilization and standardizing forms and regulations of development and utilization can realize the standardized operation of the development and utilization of college studentsstatus archives under the existing legal framework， optimize the level of archives service and improve the efficiency of archives utilization.

Keyword rule of law; college studentsstatus archives; development and utilization; standardization

近年来，随着全社会践行社会主义法治理念以及诚信观念和档案意识的不断增强，在诸如考试、就业、出国、户口迁移等领域，有关部门进行许可审核时，普遍要求申请人提供其学历信息的佐证材料，由此，使得高校学籍档案的查阅利用率达到近年来的高峰[1]27。与此同时，一些新的问题应运而生，如学籍档案界定问题、有关证明文件效力问题、个人信息保护问题等。高校档案馆（室）在学籍档案提供利用过程中，如何能在法治理念指导下，更加规范地履行职能，成为摆在我们面前亟待解决的问题。

一、当前高校学籍类档案开发利用的现状

1.开发利用的领域。随着我国市场经济发展日趋成熟，依法治国理念在社会各领域的深入贯彻以及诚信观念之深入人心，档案的凭证作用日趋加强。高校档案馆（室）在提供利用学籍类档案时，也面向不同领域行使职能，具体表现如下：（1）人事档案领域的利用。一是干部人事档案“三龄二历一身份”的审定认定工作中，针对学历信息不清、不全的情况，需要由相关学籍档案进行佐证和补充。二是户口迁移的过程中，迁入地户籍政策要求落户人员提供人事档案。由于部分落户人员的人事档案丢失、不全，在补充人事档案的过程中，需要高校学籍档案对其人事档案学历部分的信息进行补充、完善[2]20。（2）求学及求职领域的利用。随着社会教育理念的发展，国家职业资格准入制度的完善以及民众诚信观念之普及，高校学籍档案在求学、求职领域的作用日益凸显。例如，在研究生教育、各类职业资格考试、出国留学深造、工作单位入职等方面，申请阶段均需申请人提供学历认证或成绩证明等佐证材料[3]64。（3）纪检、监察及司法领域的利用。当前各级国家机关，尤其纪检、监察及公、检、法等国家机关严格贯彻落实依法治国理念，在对当事人学籍学历信息调查取证过程中，十分重视对高校学籍档案的调取，为案件侦办提供有力证据。（4）档案研究领域的利用。主要面向高等院校或其他科研机构开展的档案研究工作，如档案管理学研究、档案信息技术研究、人物研究、文献研究、档案编研以及其他学术研究活动等。

2.开发利用的对象。高校学籍檔案开发利用面向的对象，是指高校档案馆（室）依据现行高等学校教学类档案归档范围收集、整理、保管的反映学生在校学习并获得学业评价结论的原始文件材料。依据教育部与国家档案局2008年共同颁布的《高等学校档案管理办法》（第27号令）第三章第十五条第四项，将教学类档案概括为主要反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。随后通过准用性规则，援引了国家教育委员会、国家档案局1987年4月23日发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（〔1987〕教办字016号），其中涵盖了上级来文、综合文件、招生、学籍、奖惩、教案教改、教材、实习实训、课堂教学、优秀毕业论文（设计）、毕业（学位）名册、就业分配、毕业生质量调查、师资培训、教学质量监控、教学工作量、夜大函授培训等共计17类70余种文件材料。

笔者认为，高校学籍档案开发利用的对象应包括招生录取底册、学籍卡及成绩单、毕业（学位）名册、就业分配名册等记录学生学业信息的档案材料，其中招生录取底册需加盖有省级相关部门审核备案公章。

3.开发利用的形制。目前高校学籍档案在开发利用过程中，大致可分为五种形制，主要表现形式如下：（1）档案复印件。该形制是目前高校学籍档案中利用率最高的一种，高校档案馆（室）在社会各领域提出相关利用申请时，通过身份验证后，即可提供档案原件的复印件，加盖学籍档案专用章，注明“此件系馆藏档案原始复印件”等相关字样，并注明档案号、日期，最后由经办人签章。（2）证明文件。高校档案馆（室）在某些开发利用情形下，除提供档案原始复印件之外，还需根据利用申请人的需求，就学籍档案信息的真实性出具证明文件。（3）查阅记录。在档案开发利用过程中，不便于提供复印件或图片时，开发利用申请人可以在阅览过程中作相关记录。记录内容经档案馆（室）审核后，加盖公章。（4）档案汇编。高校档案馆（室）针对学籍档案某个专题，经过系统化摘编或选编，汇集成册使用或公开出版发行的一种档案开发利用形式。目前是高校学籍档案开发利用中最直观的一种形制。（5）电子文件。随着各高校互联网基础设施建设加强以及电子文件的便捷性特点，高校学籍档案开发利用中直接提供电子文件的情况呈现快速增长趋势[4]55。如学籍档案中的成绩单，电子化趋势明显，提高了开发利用效率[5]81。

4.明晰学籍档案与学生个人档案、人事档案学历部分之间的关系。（1）教学类档案学籍学历部分，是学校在教学管理过程中形成的，由相关职能部门立卷归档，由档案馆（室）永久保存的证明学生属于该学校的身份或资格及学习经历的记录，并在学业终结时获得评价的原始资料。该类档案虽在形制格式上不完全等同于学生个人档案或人事档案学历部分，却与之具有相同的法律效力，且是补充完善后者的重要凭证。（2）学生个人档案在27号令第三章第十五条第三项存有明确规定，是学生在校期间形成的记录其自身发展过程的原始资料[6]51[7]21。该类档案在形制上为每人一卷，并在毕业时随学生离校一同转出，并最终归入人事档案，作为其学历部分的主要材料。（3）人事档案学历部分，目前根据现行行政法规可分为三类，其中干部人事档案由中共中央组织部印发的《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号）第二章归档范围第十条对归档范围作出了明确规定，且各省级组织部门也制定有相应实施细则，进行了更具体详细的规范。另一类流动人员人事档案由中共中央组织部、人事部印发的《流动人员人事档案管理暂行规定》（1996年12月2日·人发〔1996〕118号）第一章第二条第（三）（四）项明确了待业大中专毕业生、出国留学人员的档案归属问题，但并未对学历部分的归档范围进行列明。第三类企业职工人事档案。劳动部、国家档案局印发的《企业职工档案管理工作规定》（1992年6月9日·劳力字〔1992〕33号）第三章第九条第（四）项有学历方面的简要规定，但应当注意的是，由于我国实行教育层次和工作身份层次的对应管理，企业职工的学历对应为职业教育，干部的学历对应为中/高等教育，流动人员则是对前述二者的补充。根据上述规范性文件之规定，可以认为人事档案学历部分的主要内容均来源于学生个人档案，理论上是学生个人档案的最终归宿。

综上，学生个人档案与人事档案学历部分之间在质上是相同的，只是因其各自生成阶段不同，因而各具其名，最终前者并入后者，殊途同归。教学档案学籍学历部分属于教学管理档案，其与学生个人档案和人事档案学历部分分属不同类型，在立卷归档、提供利用等管理方法上存在本质区别，是补充完善后者的重要凭证。

二、法治视域下高校学籍档案开发利用中存在的一些问题

自1987年《高等学校教学文件材料归档范围》的颁布，至《高等学校档案管理办法》的实施，高校学籍档案开发利用一直向着规范化、系统化方向发展，积累了大量成果和经验[8]98。时至今日，随着信息化技术的日新月异，社会主义法治化建设的全面加强，一些新情况、新问题不断涌现，亟待解决。

1.个人学籍信息泄露隐患。高校学籍档案涉及大量的招生、成绩、毕业、就业等毕业生隐私信息，在开发利用过程中由于客观条件、制度缺陷以及工作惯性思维，导致存在一定的信息泄露隐患，可能会对相关当事人的隐私利益造成损害[9]102。（1）开发利用申请机构身份核实的问题。如学历（学位）信息核实中，随着国家相关制度规范化、信息化，在招生、就业、出国留学等领域对学历（学位）信息真实性的审核越发普遍和严格，高校档案馆（室）认证核查工作量逐年增加。与此同时，需要协助进行学位信息核查的机构眾多，加之申请核查途径多元化，尤其互联网等途径申请核查逐渐成为主流，个人学籍信息泄露隐患也逐渐显现。官方部门、民间组织、用人单位、中介机构良莠不齐，高校档案馆（室）限于相关信息匮乏，无法对申请机构真实性进行有效核查。（2）在论文、著作中公开他人学籍信息的问题。以校史研究、文献研究、人物传记等研究课题为目的，收集整理民国、解放初期等相关时期学籍档案的过程中，往往会涉及某些个人信息，如学籍、成绩、奖惩评价等，尤其历史名人信息。其研究成果经公开发表，会使相关个人隐私信息对社会不特定公众开放，某些信息可能会对相关当事人造成负面评价，有损其后代亲属的人格利益。

2.开发利用形制多样化的问题。高校档案馆（室）在开发利用学籍档案过程中需出具档案复印件、证明文件、信息反馈函等多种形制的文件，由于其所佐证的事项面向不同行业、针对不同领域、发挥不同作用，出具文件工作过程中的不规范现象时有发生[10]61。例如，高校档案馆（室）在学籍档案的开发利用过程中，往往会遇到档案开发利用申请人提出核实证件、文件或学籍信息真伪的情况。普遍做法是经核查确定是否属实后，按照申请人的要求出具凭证文件，这样做虽能最大限度满足对方需要，但不同单位、不同经办人的要求千差万别，版本制式各不相同，缺乏一致性。某些证明材料，如“学籍证明”“学历证明”等，高校档案馆（室）是否有权出具，以哪种形式出具，内容为何，均存有争议。

三、高校学籍档案开发利用规范化的对策建议

1.规范开发利用的前置程序。学籍档案开发利用中，高校档案馆（室）应针对开发利用申请人身份信息、查阅内容、利用目的等进行事前审查，确定利用范围，防止信息泄露。（1）前置程序审查原则。高校学籍档案因内容涉及个人隐私，依据教育部27号令之规定，属于未开放档案。故在严格遵守国家有关规定的同时，设置前置程序，有利于规范开发利用流程，防止信息泄露。设置前置程序应当遵循“审慎”与“合理”相结合的原则，既要确保申请人提供信息的真实有效，又要兼顾工作效率和实际情况。（2）前置程序一般规则。利用本人学籍档案，申请人需持有效身份证件原件;利用非本人学籍档案，申请人需提供委托人亲笔签名的授权委托书，并持本人及委托人有效身份证件;单位利用学籍档案，经办人需提供盖有单位公章的查档介绍信（协查函）原件，并持个人有效身份证件，介绍信须注明利用目的、利用内容及经办人信息等事项。相关信息经审核确认无误后，档案工作人员方可调取卷宗开展利用。（3）前置程序特殊规则。以学术研究、档案编研为目的利用非本人学籍档案，由于研究、编研成果多为学术著作、论文或档案汇编等公开出版发行的资料，有关学籍档案信息存在向社会不特定人群公开的可能性。在前置程序审核过程中除严格执行一般规则外，还应重点审核利用目的和利用内容是否符合档案划控的有关规定，可参考国家档案局、国家保密局1991年公布的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》中有关划控范围的规则执行。利用申请人利用非本人学籍档案，应经过学籍档案本人或其直系近亲属同意，对可能造成负面社会评价的信息应避免利用。

学籍档案利用申请人以学历（学位）证书、学生档案丢失，需补办证明书、学生档案为由，申请利用学籍档案的情形。在前置程序审核时，还应当由申请人签署《学历（学位）证书、学生档案丢失情况确认书》，对其相关证件、文件丢失的事实作出认定。经本人确认丢失事实后，高校档案馆（室）即已尽到“审慎与合理”为原则的前置审查职责，可以不必再经由公安机关出具丢失证明，或将丢失信息登报公告。这样既减轻了高校档案馆（室）的工作风险，又降低了利用申请人的办理成本，还提高了档案利用效率。

2.规范开发利用的形制。高校学籍档案开发利用目的多样化趋势，导致开发利用形制不规范的问题逐步凸显。对开发利用形制进行规范，有利于简化办理流程，提高档案开发利用效率。（1）规范学籍档案复印件的使用。高校学籍档案开发利用中档案复印件的使用率最高，而学籍证明类的文件使用较少。学籍档案复印件因自身原因存有的缺陷，使档案馆（室）及相关经办人存在一定工作风险，档案原件也因频繁使用而损耗严重。如名册类档案在复印时，复印页除本人信息外必然会附带上该页次其他人员信息，有信息泄露之虞;如果将该页次他人信息通过技术手段遮蔽，而在复印件上标注“此件系馆藏档案原始复印件”又显得不够严谨。随着信息技术的普及，在实现高校学籍档案全文数字化检索基础上，可逐步减少学籍档案复印件的频繁使用，从而解决该类问题。（2）学历学位认证证明规范化。学历学位认证证明，应由教育行政主管部门授权机构出具，高校档案馆（室）或相关部门仅负责信息核查工作。根据教育部办公厅《关于国内高等教育学历学位认证工作有关事项的通知》（教学厅〔2018〕7号）要求，学历信息以2002年为界，学位信息以2008年9月为界;其后信息已进行电子注册，由教育部授权机构负责进行电子认证;以前的信息，教育部授权机构继续通过人工核查提供书面认证，高校依据查询函，配合进行学历学位信息的核查工作。因为，高校在为毕业生颁发学历学位证书后，对其培养的学生在校学习情况作出评价的职责已履行完毕。如果让高校就其已经颁发的学历学位证书自证其真，既缺乏逻辑合理性，又无法理依据。基于高校学籍学历管理职能的公法属性，学历学位认证证明应当由国家教育行政主管部门授权的第三方机构作出最终认定。（3）其他学籍类证明的规范化。除学历学位认证证明外，基于高校学籍档案的证明类文件还包括学历学位证明书、休退转复证明、招生批次证明等。其中学历学位证明书，根据教育部《普通高等学校学生管理规定》（教育部令第41号）有关规定和高校内部各部门管理职能划分，由教学管理部门负责出具书面证明文件，档案馆（室）负责核实相关学籍信息;休退转复证明和招生批次证明，亦可参考上述工作流程执行。除此之外，在高校学籍档案开发利用中，还会出现出具证明材料，确认查无学籍信息的情况。对此，高校档案馆（室）或学籍管理部门需根据实际情况，在核查录取、毕业及成绩信息确定无相关信息后方可出具证明，且注明“经查，未见***相关学籍信息。”等字样。

3.其他设想。规范高校学籍档案开发利用不仅是高校档案馆（室）或相关职能部门的工作，更有赖于社会其他领域、行业档案意识的提高、法治思想的普及和新技术的推广，共同努力改变当下高校学籍档案开发利用随意性强、效率偏低、封闭保守的现状，为广大档案利用申请人提供更加规范、高效、便捷的档案开发利用服务。（1）建立学籍档案核查网络平台。基于全国各高校學籍档案种类、开发利用方式的相似性等特点以及各高校学籍档案全文数字化检索工作实施现状，建议可由教育部或省级教育主管部门牵头，以教育部授权学历（学位）认证机构为具体实施单位，搭建认证信息申请核查平台。各高校注册账户，针对2002年以前的学历信息和2008年9月以前学位信息通过网络平台进行信息核查，改变当前通过电子邮箱发函查询的方式，提高核查效率。（2）建立干部人事档案注册登记制度。现行法律法规和有关政策，没有规定干部人事档案的注册登记制度，导致“档随人走”“一人一档”等管理原则无法落实。随着当前各地人才引进力度持续加大，人口流动剧增，为了异地落户、子女就学等原因，有部分档案利用申请人以人事档案丢失为由，申请利用本人学籍档案，由此“一人多档”的现象逐渐增多。随着社保卡在全社会的推广，可建立以社保账号为条码的干部人事档案注册登记制度，既可有效杜绝“一人多档”的现象，也能间接降低高校学籍档案开发利用的合法性成本。

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作者简介：耿强，河北大学档案馆，讲师，硕士研究生，研究方向为档案管理、档案法治;孙洪溥，河北大学计算机教学部，实验师，硕士研究生，研究方向为档案信息化、数据挖掘;任洁，河北大学档案馆，助理研究员，本科，研究方向为档案管理。