论档案信息化建设与工程档案管理

蒋馥蔚

摘 要：随着信息化技术的发展，我们已经进入了信息化时代，信息化时代背景下，在传统工作中引入信息技术，充分发挥信息技术的优势，促进传统工作质量与效率的提升，意义深远。工程档案管理是工程建设中的一项重要工作，重视工程档案管理，提升其管理的有效性，成为了我们思考的问题。利用信息技术，促进档案管理信息化发展，是一种重要的思路，应当引起我们的重视。本文结合实际，首先，分析档案信息化建设的优势，其次，档案信息化在工程档案管理中的引入策略。

关键词：档案管理; 信息化; 優势; 策略

一、档案信息化建设的优势

档案管理工作主要有着以下层面的属性，其一，档案管理有着系统性的特点，即档案管理工作主要对于档案进行整理，归档，保存，调阅等，这些工作的开展有着很强的系统性，一定程度上增加了档案管理的难度。例如，工程档案管理的过程中，要对于不同阶段的工程档案进行归类整理。其二，当前管理还具有复杂性的特点，需要对于不同类型的档案资料进行管理。例如，传统工程档案管理的主要对象是纸质以及照片，并且所有工程档案的收集、整理、编目、鉴定、保管以及统计等工作都是由人工完成，整个档案的处理过程非常繁琐和浪费时间。正是由于档案管理工作的固有属性[1]，使得提升档案管理有效性的难度较大，而信息技术在技术的层面有着一定的先进性，能够高效地对于信息技术分类管理，适合档案管理工作的数形，能够大大提升档案管理工作的质量，这便是档案管理信息化建设的优势所在。值得注意的是，档案信息化建设的过程中，还能够应用多样化地信息技术对于档案资料进行分析，这对于拓展档案资料的功能，挖掘档案资料的价值也是有利的，尤其是对于工程档案管理工作而言，意义深远。

二、档案信息化在工程档案管理中的引入策略

促进工程档案管理信息化发展，是工程建设开展的趋势所在，也是新时代背景下的重要发展理念，结合实际，主要在以下层面开展分析。

1、提升思想认识

档案信息化建设在工程档案管理中引入，首要的策略开展层面就是提升思想认识。首先，工程档案传统工作在工程建设中，长期以来没有受到相应的重视，使得工程档案管理工作发展较慢，质量较低，因此促进工程档案管理信息化建设，关键在于提升思想认识。其一、工程档案不受重视，使得档案管理工作开展不规范。例如，在项目部，工程档案只是一个“软件”，往往容易被忽视，因为项目领导层不重视工程档案管理，所以很多企业没有专门为工程档案资料设立管理部门和专职管理人员[2]。对于工程档案管理信息化建设，有着很大的影响，因此强化培训，使得工程建设认识意识到档案工作的重要性，尤其是关键。例如，定期强化培训，使得工程人员认识到档案的重要性。其二，结合工程档案管理实际，还应当强化工程建设的领导，档案管理人员对于工程档案信息化管理的认识，使其意识到，档案管理工作中引入信息技术的优势与必要性。总的来说，只有工程人员在思想意识的层面实现了提升，认识到了档案管理信息化的积极意义，才能够在实际工作中积极投入，促进工程档案的建设发展。

2、制定管理规范

工程档案管理中，引入信息技术，提升管理的有效性，制定相应的管理规范十分必要。管理规范的制定，主要的目的是促进工程档案管理在一种新的模式下开展，使得传统的工程档案管理模式向信息化管理的模式进行转变。首先，工程档案管理信息，关键在于硬件层面的建设，因此规范硬件建设意义关键。其一，结合工程项目开展实际，工程档案管理部门，应当引入相应的信息化设备。例如，工程档案管理部门，应当增加扫描仪、路由器、交换机、服务器、计算机等多项硬件设备。其二，工程管理部门还应当引入相应的软件，利用软件，对于档案信息进行管理。例如，利用档案管理软件，能够对于不同的档案信息进行高效地存储，检索，可根据不同的需求，进行筛选提取。其三，在硬件，软件建设的基础上，细化信息化档案管理的流程也是必要的。例如，结合工程实际，对于不同类型档案，不同媒体材料档案的存储流程，管理流程进行相应的规定[3]。如，视频文件的存储名称规定，存储备份情况，提取登记等工作模式进行规定。其次，制定档案管理规范，需要考虑信息技术的特点，进行监管制度的制定。保证信息安全意义关键，其一，应当根据工程档案实际，建立查看提取登记制度，保证其原始性，并且将资料设置为只读模式，避免来自他人的篡改。其二，存储电子档案的介质一般是硬盘和光盘，这些存储介质较容易受到温度、湿度和光照、磁场等因素的影响，严重时会导致电子档案资料全部丢失，所以对此要引起高度的重视。总的来说，根据工程档案管理实际，引入信息技术，规范档案管理流程十分必要。

3、构建信息化档案管理平台

信息化时代背景下，信息的互联互通十分关键，因此工程档案在信息化建设管理的过程中，在线化地对于工程档案进行管理，促进档案资料层面沟通交流也是重要的发展趋势，因此构建信息化档案管理平台是必要的。首先，信息化档案管理平台，简单而言就是利用互联网资源，建立一个网上数据库，网上数据库的构建，能够提升档案管理的效率。档案管理人员按照规范进行档案资料的上传，档案监督人员能够在线地对于工程档案资料进行监督检查，或者利用网络平台的技术进行自检。并且利用网上档案管理平台，建立相应的准入制度，还能够促进工程行业中的技术交流。其次，构建信息化档案管理平台。可以利用建立网站的形式，通过网站进行档案管理[4]。还可以利用构建应用的形式进行管理。例如，建设单位建立一个工程档案管理资料，各个施工单位进行资料上传。这种模式下，能够大大提升档案管理的质量效率，对于工程建设模式的改革优化，也有着一定的指导意义，也是今后重要的发展方向。

三、结语：

本文探究档案信息化建设与工程档案管理，主要分析了档案信息化建设的优势，以及工程档案信息化建设的策略，对于工程实际开展有着一定的指导意义。在当前信息化时代背景下，不断地引入信息技术，拓展信息技术，已经为了共识。因此结合工程档案管理实际，促进档案管理信息化发展，需要我们结合实际，创新思维，广泛地思考，最大程度促进工程建设的发展。

参考文献：

[1].傅晓玮. 试论档案信息化建设与工程档案管理[J]. 低碳世界， 2017（11）：270-270.

[2].徐春节. 试论档案信息化建设与工程档案管理[J]. 丝路视野， 2017（18）：184-184.

[3].周童影. 档案信息化建设与工程档案管理的重要性[J]. 中外企业家， 2017（15）.

[4].梁传惠. 试论档案管理信息化建设的现状与分析[J]. 卷宗， 2017（23）.