电子档案的优劣势研究

秦伟

摘要：随着计算机信息技术的发展和推广，电子档案不断普及，与传统纸质档案相比，有着许多传统纸质档案无法比拟的优势，同时也存在着一定的弊端需要注意和解决。电子档案的优劣势成为一项值得档案从业人员深入研究的课题。

关键词：电子档案；优势；问题；研究

一、電子档案的概念

电子档案，是指通过电子介质存储的档案信息，与传统纸质档案相对应，电子档案是相互关联的电子数据和图像文件集合。电子档案的存储主要以磁盘、光盘、移动存储等介质为主，在当今云计算时代，电子档案也可以采用云存储方式，这样，电子档案文件既可以存储在硬盘、光盘等物理介质中，也可以存储在云端的网络空间。

二、电子档案的优势

（一）信息传递性好

计算机网络方便了人与人之间的沟通，把世界上不同国度、不同角落从事各类活动的人联系在一起。电子档案的良好传递性，解决了以往纸质档案不方便传递的问题，使档案信息的传递不再受纸质档案“孤本”的限制。电子档案信息通过网络既可单向传播，也可多向分散传播。电子档案信息文件成为传播信息的重要渠道，各类电子信息，包靠档案信息都可以通过电子文件公布出来，很短时间内便可传递到世界上的任何地方，不会受到空间距离的限制。

（二）环保经济性好

随着国家对环境保护重视程度的不断提高，电子档案信息较于传统纸质档案更具环保性。档案的调阅者可以直接在电子终端上阅读档案文件，而不必在纸张上阅读，这样对纸张的消耗量少了。电子档案系统建成后，电子档案的存储成本非常低，使电子档案管理的发展更经济和环保。而有些档案利用的频率并不是很多，在这种情况下利用电子档案系统进行存储可以节省大量纸张，也节省了保存纸质文件的空间。同时，电子档案的普及也降低了档案从业人员的工作量，档案工作人员不必再耗费大量的时间和精力对纸质档案进行拆钉、装订和搬运传播。因为电子档案文件可以无消耗的被重复利用，也避免了对纸质档案进行保护、避免磨损的问题。

（三）保护原件性

将档案电子化在网络计算机的环境下以电子信息的形式提供档案给档案调阅者，因为电子档案的重复利用是无损耗的，所以并不存在着重复利用会使电子文件损耗、老化的现象，使档案的原件不会受损，如此一来电子档案的利用很好的保护了档案原件。在此环境下，电子档案文件的保护原件性远远优越于其他形式载体的文件。纸质载体上的信息会随着利用次数的增加，纸张载体会越来越损耗，字迹也越来越老化，纸质档案的原件就很容易受到损失和破坏，但电子档案却与纸质档案不同，不论电子档案被复制、打印，档案的文件内容都不会受到损伤，不会对正常的电子档案的寿命产生任何影响。

三、电子档案存在的弊端

（一）电子档案的安全性。电子档案的存在形式决定了电子档案在安全性上比传统纸质档案存在劣势。随着计算机技术的普及，一些不法份子利用非法技术侵袭保存档案的计算机，计算机中的电子档案很容易就会被窃取，从而导致电子档案信息，特别是一些有保密性档案的信息泄露。所以存储电子档案的计算机需要很强的保护措施，包括要注意物理安全、设置高效杀毒程序和网络防火墙等方面。另外，电子档案会涉及档案拥有者的权益方面问题，如档案文件的公布权、利用者的信息权、文件内容涉及的隐私权等，存在不经所有人授权就拷贝给他人使用的情况。

（二）电子档案查阅的局限性。电子档案的阅读和调取必须通过电子终端设备，这就造成了电子档案的查阅存在局限性，对于没有电子终端设备的地方就无法对电子档案进行查阅。电子档案的这个特点对比纸质档案存在明显劣势，纸质档案适合在较广泛的环境以广泛的方式阅读，无需借助任何特殊设备，方便利用者的阅读，从这一点看，纸质档案拥有电子档案不可替代的优势。

（三）电子档案的不稳定性。电子档案在利用过程中，由于各些原因其信息内容及载体是不稳定的。电子档案的局限性表现在信息利用过程中，其信息内容是很容易被修改和被破坏的。而纸质档案是不易被修改的，就算被进行任何修正和篡改也会很容易的识别出来。这些对电子档案而言，如要修改电子档案中的内容不仅十分方便，而且也不会留下任何痕迹，对电子档案的修改可以说是垂手可得又不会留下任何蛛丝马迹。保存在计算机中的电子档案会因计算机设备故障，造成电子档案内容被破坏。电子档案的载体在保管时也会无意或有意的受到损坏，保存电子档案的载体，包括u盘、光盘、磁盘一旦收到外界物理损害或强磁的干扰，都会导致档案内容的丢失和损坏。档案的本质属性是原始记录性，电子档案因其便于修改、拷贝和难以防伪的特点，容易对电子档案的原始性产生怀疑。

四、结语

电子档案的利用与纸质档案的利用都有各自的优势和劣势，二者可以根据各自特点相辅相成、优势互补，虽然电子档案的利用有很多优点，但在当今计算机网络不断发展的情况下给电子档案的传递和利用带来方便的同时，也带来了诸如档案信息丢失、破坏、泄密等问题。为避免出现各类问题，需在电子档案利用中制定严格的电子档案使用制度，提高档案从业人员电子档案安全保护意识，加强电子档案信息安全利用的研究和开发。纸质档案也拥有电子档案所没有的优势特点，但也存在不方便传播、容易损坏等问题。在档案工作不断发展进步的状况下，纸质档案和电子档案都具有十分重要的作用。目前，最佳解决方案就是纸质档案和电子档案共同存在，可将需要保存的纸质档案在进行归档保存的同时，也将此纸质档案以电子档案的形式进行保存，日常档案的调阅以电子档案为主。这样，纸质档案和电子档案互为备份，解决了档案损坏和丢失的问题，同时也提高了档案的可传播性。