提升基层组织档案管理工作质量及创新思路

何亚静

摘 要：随着科学技术的不断发展，我国已经迈入大数据时代，为了满足时代要求，我国档案信息化建设正全面提速，数字档案馆室建设如火如荼，档案数字化进程不断加快，电子档案管理工作稳步推进。尤其在新形势下，基层档案管理信息化建设具有重要的意义，尽管取得了良好的工作业绩，但是仍然存在一定的问题。本文在论述基层组织档案管理的过程中，对存在的问题进行了分析，并从几个方面提出了解决问题的对策。

关键词：基层组织；档案管理；工作质量；创新思路

1加强对基层单位档案的管理具有重要作用

在基层单位的发展中，档案管理工作是重要的组成部分之一，而档案中的信息数据是基层单位发展的重要保障与宝贵的财富。由于基层档案管理工作所涉及到的内容多、范围广，比如文书档案、科技档案、人事档案、安全档案等，都属于基层档案管理的重要工作內容，但是每项工作内容都不同，存在着管理性质上的区别，对应的管理理念与管理模式自然也不同。另外，对于基层单位的档案管理，还有在不同时期、不同阶段基层单位中所发生的重要事件进行的详细地记录。假如在基层单位的发展中，出现了安全事故，那么就可以查阅相关档案信息，能够在档案信息内详细地了解到事故的发生原因、过程、解决措施、结构影响等，为基层单位的稳定发展提供了科学依据，同时使基层档案管理工作更加地规范与全面。并且在一些事故发生后，能够对制定的决策提供良好的指导作用。

2档案管理工作的创新思路

2.1观念创新

基层单位应当在包括绩效管理、职能考核等各管理环节纳入档案管理的考核细节，制定出足够细致、准确乃至可量化的档案管理规范。要使全员认识到每个作业动作都会影响到最终档案结果的品质，因此无论生产还是管理作业都必须严格遵守档案管理的各项指标要求。最重要的是，应当确保落实管理责任制，即每个岗位产生档案数据的质与量都需要和生产绩效间建立起关联关系，并且要结合品质、效率等因素予以奖惩的处置。只有当客观的物质利益产生变化，人的主观观念才能得以触动，才能使档案管理人人有责的创新理念逐渐内化、固化。

2.2管理系统创新

创新档案管理系统的前提之一是实现标准化、规范化操作，也就是建立起统一、精确、可量化的管理体制。其次，先从各职能部门内部开始建立起电子化、自动化、智能化的档案信息收集、整理、存贮系统，再实现各职能部门之间的彼此联通，形成内部局域网化的档案管理信息化平台。最后，视管理工作的实际需要打通与外网的连接。重点在于，既要实现档案管理平台化操作的优质与高效，又在同时提高网络化管理的安全性与可靠性。

3基层档案管理中信息化建设存在的问题

3.1对档案信息化建设的重视不够

一是对档案管理信息化管理模式认识不到位，基层档案的管理方式特别陈旧，仍然沿用传统的管理策略，没有充分利用信息化管理手段。二是没有树立正确的档案管理观念，没有意识到档案信息化管理与建设的重要作用。在日常工作中，相关部门只是简单收集一些文件材料并保存，并没有真正将档案管理的作用充分发挥出来。三是在基层档案管理上缺少创新意识，不能满足新形势下档案管理的新需求。

3.2投入的力度明显不够

一些基层单位在档案信息化的建设方面没有进行足够的投入，这给档案信息化工作带来了较大的阻碍。例如，在很多单位没有成立档案室等相关部门，即使有的单位成立了相关部门，但也没有配备基本的文件保管设备，不了解档案管理的具体工作，甚至无法满足标准化档案管理的基本需求。

3.3档案管理工作人员的综合素质有待提升

由于基层档案管理人员自身的专业能力与综合素质比较低，无法满足现代基层档案管理工作的发展需求，在管理的过程中对工作性质、基础知识等了解的不够全面，在对信息数据进行分析时，也不够透彻、明确，导致档案的归类工作受到了严重的影响。除此之外，基层档案管理人员对档案管理工作的认识存在问题，自认为对档案的管理，只是为了存储信息数据，把档案管理工作理解为信息储存的工具，把档案随意地堆放，阻碍了档案信息重要价值的发掘。还有一些基层档案管理工作人员，缺乏责任意识，对档案管理工作不重视，随意地应付，对相关的信息数据就是简单地处理，缺乏与各部门之间的相互协作，导致文件资料收集不全面，体现不出档案管理工作的作用和价值，长此以往会让人觉得档案管理工作无聊、繁重、厌倦，最终导致基层档案管理工作缺少管理人员。

3.4档案管理的方式相对滞后

在有的基层单位中，安装了计算机等设备，但在实际的工作中没有得到较好的利用。有的管理人员由于年龄、知识等原因，宁愿采用传统的管理方式。除此以外，在处理电子档案的一些数据时，有的基层单位只是采用简单的归类方式，把数据保存起来。没有建立科学的管理方式，不能突出信息数据的系统性功能。在查找一些重要档案数据时依然依赖人力，使档案信息化建设这项工作开展得比较缓慢。

4提高基层组织档案管理质量的办法

4.1明确工作职责，增强责任意识

基层单位领导要对基层党建档案资料规范化管理工作开展情况及时跟进，经常督促业务人员将各类资料及时更新、准确归档。明确各级档案管理人员岗位责任，把档案工作职责化，谁出现问题追究谁的责任。

4.2提高思想认识，认真开展工作

基层单位领导必须要转变观念，将党建档案工作放在重要位置，高度重视基层档案管理工作，要逐项逐条地梳理档案，对档案中存在的问题及时整改、完善。基层单位领导要及时了解档案管理工作，将档案管理工作纳入基层工作考核范围，对基层档案管理工作不重视、落实不到位的，要追究档案管理主要负责人的责任。

4.3专人保管，及时收集整理

基层单位要设立专门人员负责档案进行保管，做到及时收集、整理，充分开发利用。收集时，对文件材料进行筛选、核实，做到实事求是，文字记录、影像图片等资料与工作实际能够相互印证，确保档案齐全完整；同时，要进行科学分类、整理、排列、编目等，确保档案管理规范化。

4.4加强督查检查，推动工作落实

单位领导要对档案资料进行不定期督查检查，对不按照要求整理归档的，进行通报批评和约谈提醒，必要时，启动问责程序，严肃问责，确保此项工作抓实见效。

4.5加强培训，提高素质

一是加强业务培训。基层单位要加强档案人员的培训力度，积极组织档案人员参加培训；二是组织业务交流活动。通过培训与交流，互通有无，取长补短，快速提高档案人员业务素质与工作能力；三是鼓励业务自学。基层单位领导对能够进行自学档案业务知识的人员要多加鼓励，鼓励档案工作人员学习计算机知识、档案管理知识，并鼓励其参加相关业务考试，通过考试以提高其业务水平。

4.6完善制度，增强执行力

基层单位要建立健全档案管理制度，并采取有效措施，保证制度的执行力度，做到有制度必执行，执行必严格，违者必追究。只有如此，才能立足于制度，严格于制度。

5结语

要想搞好基层档案管理工作，必须增强基层单位档案管理意识，提高基层档案管理人员专业素质及管理能力，加大档案管理专项经费投入，实现档案管理信息化，才能适应时代发展需要，促使档案管理事业更加有序、健康发展。

参考文献：

[1]方芳.论基层工作人员档案管理意识的培养[J].秘书之友，2019（02）：7-8.

[2]武德凤.浅谈基层档案管理信息化工作[J].办公室业务，2019（03）：95.

[3]付清河.新时期纪念馆管理工作之我见[J].科学大众（科学教育），2012（06）.