教育局档案收集与管理的优化方式探寻

蔡佳乐

[关  键  词]教育局;档案;收集;管理

档案收集与管理是教育局各项工作有序开展的基础，教育局综合档案室要结合档案种类繁多、内容复杂的特点，构建起完善的档案工作体系，确保档案工作满足教育局的内部管理需求。

一、强化教育局档案收集工作

档案收集工作是教育局档案管理的基础性工作，应保证档案收集的完整性、即时性、系统性和齐全性，具体可采取以下优化方式。

（一）健全归档制度

教育局要結合档案工作实际情况健全档案归档制度，强化档案收集、整理、归档等各个环节的制度化建设，明确各科室在档案收集中应履行的责任，规范档案收集程序，确保档案资料收集完整。档案管理人员要掌握教育局工作的新变化和新情况，结合教育局工作要求做好档案收集工作，保证档案价值。

（二）完善档案收集网络

教育局应在各个科室配备兼职档案人员，由兼职档案人员负责收集本科室的档案资料，规定档案收集归档范围和归档时间，明确档案收集质量要求，及时将档案资料交接到综合档案室，进而构建起全面覆盖各个科室的档案资料收集网络体系。教育局综合档案室要定期召开兼职档案员会议，重点解决在档案收集中遇到的问题。

（三）建立档案收集汇报制度

档案管理人员要及时向教育局领导汇报档案收集情况，与领导沟通在档案收集工作中遇到的困难，提高领导对档案收集工作的重视程度。同时，档案管理人员还要积极与同级单位的档案管理人员进行工作交流，积累工作经验，以提高档案收集工作效率。

二、优化教育局档案管理

教育局要强化档案基础工作，明确档案管理工作重点，加大档案检查审核力度，以保证档案资料质量，提高档案资料的利用价值。

（一）修订档案管理制度

教育局要制定和落实档案管理制度，对文件材料的归档范围、档案保管、档案借阅、档案保密、档案统计、档案鉴定、档案移交等方面作出具体规定。随着教育管理体制改革的不断深化，档案业务工作内容也随之细化，教育局应对原有的归档范围和文书档案保管期限进行重新修订，以确保档案管理满足教育局工作需要。

（二）强化档案保管

教育局综合档案室应当对档案的保管工作予以高度重视，避免出现因保管不当造成重要档案损坏的情况。可以在综合档案室安装防光窗帘，防止阳光长时间照射，并使用优质的档案盒对档案资料进行存放。同时，档案管理人员应当对档案室的温度、湿度进行控制，改善档案的保存环境，以免温度、湿度变化，引起纸质档案霉变。此外，档案管理人员应当定期在档案室内施放驱虫杀虫药物，按照药效进行更换。

（三）做好档案保密工作

教育局综合档案室应当做好档案保密工作，确保重要档案的安全性。所有保密文件均应当放置在专柜内进行保管，相关单位需要对保密档案进行查阅时，必须有领导签字的单位介绍信，并在档案管理人员的全程监督下，在借阅室内对档案进行阅览，不得对档案内容进行摘抄，更不可以对档案进行涂改。档案回收时，档案管理人员应当进行全面检查，确认档案的完好性。

（四）落实档案专项审核

教育局要加强档案自查整改工作，组织专人成立检查小组，对档案资料进行逐卷、逐页、逐项审核查对，将档案专项审核落到实处，确保档案管理工作规范化开展。在专项审核中，要重点审核档案有无造假、档案信息记载是否一致、表内是否有涂改痕迹、档案资料是否齐全、档案整理装订是否规范、档案补充材料是否真实。若发现问题则要及时处理，杜绝假档案混入其中。

三、加快档案数字化建设

随着大数据时代的到来，给教育局档案收集与管理工作带来新的机遇和挑战。为此，教育局应当以此作为契机，加快数字档案室建设进程，构建起一套完整的数字档案收集管理系统，利用该系统提高档案收集与管理水平。在档案收集方面，管理人员可依托该系统，按照不同类型的档案，对无限层级树形目录结构进行自定义，从而实现档案的集中存储。在档案收集管理中，录入是一项较为重要的工作，该系统为档案管理人员提供灵活的数据录入方式，如列表式多行录入、卡片式录入等。此外，该系统还能对档案的利用情况进行统计，如利用次数、利用目的等，在档案检索中采用光学字符识别技术，由此能大幅度提升检索速度。

参考文献：

[1]韩杨.不懈追求教育服务价值 促进档案工作提档升级[J].黑龙江档案，2018（8）：124-125.

[2]张星，李晓恩.教育局档案收集与管理工作的几点思考[J].才智，2016（5）：60-61.

作者单位：福建省泉州市晋江市教育局