全面质量管理在核电项目文件管理中的应用

张晓辉 王红娟

摘 要：全面质量管理作为以顾客为中心、全面性、全员性的科学管理方法得到了快速发展，成为研究项目质量管理的重要方法。作为核电厂的文件管理者，就必须对核电项目文件进行全面、全方位的质量管理，认真评估可能出现的各种问题，提出解决方法并进行经验反馈，防止问题的重复发生。

关键词：质量;文件管理;核电

1 全面质量管理在档案管理中的含义

随着近年来质量事故的频繁发生，如何对事故的原因进行界定，如何认定事故责任者，档案提供了至关重要的信息，如果没有这些信息，质量事故的原因及责任追究将无从谈起，而文件作为档案的前身，其管理同样至关重要。现代意义的质量管理活动是从20世纪初开始的，根据解决质量问题的手段和方式的不同，质量管理活动走过了三个阶段，分别是质量检验阶段、统计质量控制阶段、全面质量管理阶段，直到20世纪60年代才迎来了全面质量管理时代。全面质量管理是一种强调全员、全过程、采用科学的管理手段的一种先进的管理模式。企业引入全面质量管理，有利于企业不断规范经营，实现持续全面的改进。将文件管理工作纳入全面质量管理体系是必然选择。

2 建立文件的全面质量管理体系的必要性及方法

了解建立文件全面质量管理体系的重要性就先要了解核电项目文件的特点。

1）核电工程前期文件形成分散且时间跨度教长。核电项目区别与其他工程项目的特点之一是受国家政策与经济的影响。工程前期工程涉及上至政府机关，下至该地区的居民，形成各种体裁的文件，这些文件种类多，形成较为分散。

2）核电项目文件种类多。核电项目管理过程中产生的文件种类繁多，包括来往信函、设计图纸、会议纪要、合同等各种类型。

3）核电项目合同单位多，文件质量控制难度大。一个核电项目从设备供应商到施工单位、监理单位可多达上百家，各单位特点不同，产生的文件也具有各自特点，众多合同单位文件管理水平良莠不齐，极大增加了文件质量管理的难度。

4）项目文件量大。一个核电工程项目的文件数量往往可达几十万或上百万份，各种接口复杂。

基于以上特点可见，全面质量管理是核电项目文件管理的难点，也是重点。结合日常工作体会，全面质量管理应贯穿于核电项目文件产生的全过程。

1）合同约束。工程项目的管理目前常采用合同承包的模式，合同是业主对参建方工作和管理活动进行控制、沟通及协调的主要手段。在项目开始时与承包单位签订合同时，将文件规范性作为合同条款进行约束，对文件提交中应注意的事项在合同文本中进行明确，如文件编码规则，文件版次状态提交要求、提交份数、介质及竣工文件整理规则等，为工程项目文件的规范化、标准化管理提供保障。

合同签订后对承包单位进行文件控制宣贯工作。核电项目中对文件规范性要求高，文档人员对接受文件的第一步就是进行文件规范性审查。由于各单位工作习惯不同，产生的文件特点也五花八门，如果不对合作单位进行文件格式规范的前期宣贯，文控人员将在日后对接收文件的规范性审查上花费更多的时间和精力。前期文件控制宣贯工作可以减轻文控人员在过程中进行文件的规范频率和周期，从而实现质量管理提升。

2）文件的过程控制。文件的过程控制是整个文控工作最重要的阶段，建立合理有序的文件控制体系不仅能对文控工作起到事半功倍的效果，也是项目文件全面质量管理的纲领。

首先，对于往来信函的文件控制工作。核电项目中所有活动的事宜绝大多数通过来往信函进行沟通确认，信函是很多重要活动的有效凭证。对信函的控制主要包括对信函格式的规范和来往信函的跟踪。信函的格式规范主要包括信函模板的设置和信函属性的规范。信函模板可以在合同签订后直接向承包商提供，以保证所有来函的规范统一。信函属性的规范包括对信函编码的控制、编审批齐全、信函电子名称与实际内容的一致性、信函内容的有效性和完整性。可以通过建立记录卡的方式，将来函中出现的问题分门别类进行登记，定期向承包商反映，以便对方清晰直观的发现自身问题，避免同样的问题反复出现。

建立信函的跟踪机制也是信函控制的主要工作。跟踪我们接收及发送的信函有没有及时答复，对方是否及时收到，都是保证通信渠道畅通的有效手段。对于接收的信函，文控人员可以在来函时将信函信息登记在册，实时跟踪答复情况，建立未反馈清单跟踪表定期向业务人员发放提醒。对于发送的信函，文控人员要注意跟踪对方是否已收到，可以建立双方实时发送回执的机制。如果任一方未及时发送回执，对方应加强跟踪，确保每一份回执记录在案，有据可查。

其次，对技术文件的控制。技术文件是项目建设的重要支柱，对技术文件做到有效控制也是文控人员的重要工作。对技术文件的控制主要从文件编码、文件版次及文件有效性三个方面进行。核电项目中所有文件都应有符合项目编码规则的编码且编码唯一。在实行文档管理系统的单位，可以将编码唯一性校验作为系统的一项必备功能进行开发，防止出现不同文件相同编码的情况。文件版次的控制首先要看版次与状态是否对应，另外要着重注意的是文件的版次是否为最新，通过比较每次接收文件的版次对比发现是否存在发送旧版文件的情况，一应发现必须立即阻止，并且在发放新版文件的同时要及时收回旧版文件进行有效隔离，防止因文件版本给项目建设过程带来的返工等不利影响。文件有效性表现在文件的编审批签字是否齐全，是否符合文件控制的规范要求，对与不符合要求的无效文件应及时退回整改。

再次，是对竣工文件的控制工作。竣工文件是项目档案的重要组成部分，也是项目档案验收时抽查的重点之一，重要性不言而喻。对竣工文件的控制也应该从项目建设前期开始，通过竣工文件标准规范体系的建立，统一规范竣工文件的编制原则、编制质量、验收移交要求等，为项目竣工文件的形成、收集、整理、编制、移交等各项工作的开展打下良好的基础。另外，项目中的各合作方应在竣工移交前将移交及审查流程进行固化也是保证移竣工文件合理规范性的有效保障。

3）全员参与。全面质量管理体系是种强调全员参与的质量管理，要求全体员工都要参与，树立“文件质量，人人有责”的观念。统一项目文件各工作的规范要求，提高档案工作者遵守规则的意识，建立专人专责的文件控制工作机制，使每一位文控工作者树立质量管理意识。

4）科学手段。全面质量管理体系注重采用科学手段进行质量管理。现在项目文件管理工作受到了越来越多的重视，科学的管理手段对文控工作者的业务能力及创新能力提出了要求，促使文控工作者加强业务能力及创新能力的培养和提高，不断加强文控工作者对新经验、新方法的思考，激发他们的潜能，不断提高业务能力。

3 结束语

全面质量管理对核电项目文件控制提升具有重大意义，实现核电项目文件管理的全面質量管理需将全面质量管理的思想体系及方针目标贯穿于文件的全生命周期。核电项目的文件管理对于保障核电项目整体顺利运行有重大意义，因此核电项目中对文件的控制更注重过程性。核电项目文控人员应在实际工作中善于总结，做到对每个环节的及时规范记录，特别是对文件控制的关键环节，通过科学的方法和经验反馈，建立适合本项目的文件控制监管机制，做到对文件的每个环节的控制，从而实现项目文件的全面质量管理。