浅析新形势下档案管理工作的规范化

孙艳霞

摘 要：在事业单位发展中，档案管理工作是非常重要一部分。在新形势下，对档案管理工作要求是越来越高，为了更好的促进事业单位的发展，需要对档案管理工作进行规范化管理。本文主要对新形势下档案管理工作存在的不足和档案管理工作规范化的策略进行了阐述，以供参考。

关键词：档案管理;重要性;问题;规范化

1 新形势下档案管理工作规范化的重要意义

在事业单位发展中，会产生各类信息和资源，为了更好对单位内部信息进行利用，需要加强事业单位的档案管理工作。通过档案管理工作，可以为企业的单位管理和决策提供相关的参考依据。

尤其是在知识经济时代，对信息处理及资源利用，逐渐成为衡量单位发展效率的关键因素，这同时也对档案管理提出了更高的要求。实际上管理工作虽然服务主体是单位，并且运行阶段也处于单位内部环境下，但是工作也应当与时俱进地进行创新及优化调整，这样才能为单位运行能效的提升提供基础保障，因此，在信息化趋势不断蔓延的当今社会，档案管理工作也应当融入信息技术，只有促使档案管理的技术水准不断提升，才能满足单位实际需求。除此之外，提高档案管理的规范化水平，还能够实现对单位管理要点的精准把控，这样单位在对信息进行查找时也能更加迅速，相对的，在档案管理阶段，通过对单位运行中产生的信息进行深挖，也能促使档案管理能效作用不断提升。

2 新形势下档案管理工作存在的不足

2.1 档案管理受重视度低

从各行业长期发展的历程中可以看出，大部分企业领导对档案管理方面更加注重硬件设备的更新、管理人员的专业能力和技术水平，但是对档案规范化管理尚未重视。这一状况导致整个管理体制存在重大问题，不能顺利实现档案管理目标，也对管理效率的提升产生了阻碍作用。

2.2 档案管理信息化程度不够

新形势下，要求企事业单位在开展档案管理工作过程中，将信息化技术完全融入其中，但是现阶段档案管理工作信息化建设还远远不足，档案在收集整理过程中很容易丢失，没有将现代信息化的电子技术、储存技术融入到档案管理当中。对于已经构建了初步的信息化管理系统的企事业单位来说，内部档案管理工作还仅仅停留在利用电子计算机记录档案信息、审核档案资料环节，还没有构建完善专门的档案资料管理数据库，也没有充分利用专业档案管理软件对所有的档案资料进行有效的整理分类，更没有构建信息化的查询系统。在档案信息查阅过程中依然沿用人工查询模式，这种模式工作量大，效率低下，工作时间长，使得档案管理工作效率难以提升。档案管理信息化程度不够，是影响档案管理工作规范化的主要原因。

3 新形势下档案管理工作规范化的策略

3.1 加强对档案管理的重视

加强对档案管理的重视是新形势下档案管理工作规范化的新方法之一。因此，应加强企事业单位领导对档案管理的重视程度，让他们充分意识到档案管理规范化的重要性，并配置完善、合理的档案规范化管理设施，从而推动企事业单位的深入发展，使企事业单位能够在激烈的市场竞争中继续保持住竞争优势。

3.2 持续完善档案管理工作制度，使日常档案管理工作有章可依

随着社会的不断发展，人们越来越意识到档案管理工作的重要性，为了实现档案管理工作的规范化，档案管理部门首先要重视档案管理工作制度的建立，确保档案管理工作可以有章可循。值得注意的是，在制定档案管理工作制度时，应重点关注以下几个方面：一是要紧密结合单位的实际，确保档案管理制度的可操作性。二是要确保档案管理制度的全面性，既要涉及工作人员的分配，又要提出对档案管理工作的要求，还要涉及到一定工作奖罚制度等等。

3.3 提高信息化建设水平

随着科技进步，当下各大行业的工作已经大体实现了信息化建设，为了保证档案管理工作的与时俱进，必须加强档案管理的信息化建设，这是保证管理效率的关键。相关要求分析如下：档案管理工作期间，相关作业人员必须充分了解档案管理软件的使用方法和最新技术要求，并结合单位工作范畴进行软件的正确操作。传统档案管理工作中，大部分人员是采用人工记录的方法进行处理，经常发生记录时间长、内容混乱、字迹模糊的问题，降低了档案管理的精确性。信息化体制下，档案管理可借助计算机实现效率提升、精度提升，并有助于重要资料的长期保存。同時可根据单位需求随时进行相关信息的查找，短期内锁住档案存储位置，降低档案管理人员的工作量。

3.4 重视培养和提高档案管理人员的专业水平

为了确保新形势下档案管理工作实现规范化，其从业人员必须具备相应的专业素质，切实担负起管理职责，这样一来就要求相关人员的能力水平与岗位要求高度匹配，才能确保工作任务圆满完成。关于提高相关人员的专业素养和水平可以从以下几个方面入手，一是改变对传统档案管理相关工作方面的认识，重视相关人员聘用资质的考察和把关，以保证所招聘人员的素质能够满足当前档案管理工作的需要;相关素质主要包括其对当前档案管理工作重要性的认知程度，是否充分了解并切实把握当前先进的档案管理模式，是否具备相关工作经验，是否经历过相关培训等等。二是重视对相关从业人员的再教育再培训，因为随着科技的进步，档案管理工作的模式和方法都已经发生了很大改变，只有重视从业人员的教育培训，才能确保其及时了解和掌握先进的档案管理技术和管理方法，做到与时俱进，不断提高档案管理工作水平，确保档案管理工作的规范化。

4 总结

在事业单位发展中，通过对档案进行规范化管理，可以更好的提高档案管理的工作效率，促进事业的健康发展。在新形势下，事业单位档案管理还存在一些问题，需要对存在的问题进行合理分析，然后制定相关的改善措施，从而更好的对档案管理工作进行规范化管理。

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