电子公文档案管理系统安全机制探究

摘 要：伴随着电子技术的发展，其作为信息资产的重要组成，电子公文档案在最近几年开始得到了人们的广泛关注。目前，电子公文档案已经开始广泛的运用到了诸多的领域，但是因为电子公文档案存在有特殊性的特点，所以其自身存在有一定的安全隐患，也未取得良好的效果，本文为了提升档案管理的质量，重点阐述了应该采取怎样的措施加强电子公文档案的管理。

关键词：电子公文档案;管理系统;安全机制

1 引言

近几年来，信息化技术迅猛发展，人们对电子公文档案管理提出了更高的要求，一方面需要提升电子公文档案的智能化，另一方面需要注重安全性。所以电子公文档案管理部门需要对安全管理工作加以重视，制定完善的管理机制，为管理系统的安全运行奠定坚实基础。

2 电子公文档案管理系统的制度安全

公文档案的保管和管理对安全性提出了更高的要求，我国也出台了相应的法律法规对公文档案的处理提出了更高的要求。有些公文具有一定的机密性，公文档案的管理部门需要安排专门的工作人员进行收发、用印和销毁，在管理系统中，很多公文档案是以电子形式存在的，和纸质版的公文材料有着相同的保密性，但是由于信息技术的发展，很多电脑黑客会借助自身的计算机技术窃取保密文件，为了减少这类事件的出现，电子公文档案管理部门的相关人员需要保证系统的安全性，联系安全制度对公文档案的管理人员进行培训，对其行为进行灌输，从根本上提升工作人员的责任心。此外，公文档案管理的制度还需要提升管理人员的专业素养，特殊的电子文件需要委派专门的工作人员负责。制定健全完善的管理制度，是保障电子公文档案系统安全的前提保证。

3 公文档案的物理安全

公文档案的物理安全于电子公文档案管理系统的安全性而言有着突出意义，物理安全具体包括了通讯设备、线路安全以及存储工具的安全等，为了减少人为或者是自然灾害对公文管理的电子设备的破坏，加强物理安全保护工作显得尤为重要，此外，还需要从根本上保证公文档案的安全性，避免有人非法的进入到公文档案的管理系统，破坏电子档案的完整性，对其安全性也会造成极为不利的影响。

通常情况下，是使用磁盘、光盘和电子设备等对公文档案进行存储的，这三种存储公文档案的介质中，光盘储存时间在五十年以上，存储时间最长，磁盘和电子设备的存储时间相对而言比较短，只能作为临时的存储媒介。光盘主要是用来长时间存储的，将其存储之后，其中的内容无法更改，稳定性强，不会受磁波感染，而且其离线存储不会出现耗电的情况。介质不同其特点也会存在有明显的差异，作为档案管理的工作人员在实际的工作中，需要区分不同介质，只有这样才能从根本上提升公文档案的安全性。

制定完善的物理安全措施，可以让电子公文档案管理系统在实际的运行过程中更加安全，而且各类设备软件硬件在实际使用过程中，受自然灾害和人为破坏的可能性明显减低，确保公文档案的保存和使用更加安全，这也为构建完善的公文档案管理系统奠定了坚实基础。

4 网络安全

网络安全措施指的是为了有效解决电子公文档案管理系统运行网络过程中减少攻击采取的有针对性的保护措施。电子公文档案系统在实际运用过程中优势明显，即使用户在外地都能够借助网络调取相关的信息等。所以，网络安全是用户科学利用档案的前提保证，这同时也是系统安全机制的重要组成部分。

网络安全的保护工作具体是从以下几方面出发，即物理隔离、设置防火墙和身份识别等。在开展项目中，需要将数据库服务器和提供远程服务功能的WEB服务器相分离，WEB服务器在和无线网络进行连接中设置防火墙，为保护好网络安全提供硬件的支持。要对网络用户身份进行严格的划分，设置等级，保证访问WEB系统用户的合法性。

5 数据库安全

安全性于数据库管理系统而言是极为重要的，数据库的安全性主要是指保护数据库不被不合法使用，避免更改、泄露或者是破坏数据。在项目的实行过程中，已经发展的比较成熟的是Trip，它已经是比较成熟的全文检索数据库，安全机制是多层次的，主要是输入用户的身份进行认证登录;只有经过授权之后方可顺利的对数据库进行访问，而数据库级、记录级以及字段级等三个方面需要分别授权，访问权限和访问内容等方面都要明确划分;如果数据库被破坏之后，需要及时的修复数据库，按照日志文件等分析出數据库受破坏的原因;及时的对数据进行备份，数据库BAF文件需要整体备份，如果文件内容过大，需要拆分数据库，做好备份工作。

要认识到，每一个Trip系统只能设定一个管理员，用户名称设置为system，属于系统中，最高级别的系统权限，只有它才可以生成文件管理员和用户管理员，文件管理员主要是建造数据库，在其授权下，用户才能有权生成数据库。

6 应用程序安全

管理电子公文档案的应用程序是整个系统安全的关键部分。为了从根本上保障电子档案的安全性，需要在系统中，构建一个完整的安全机制，要从根源上保证档案数据的安全。同一单位的不同部门可以共同使用同一个档案管理系统。但是按照档案分类的不同，不同部门的管理员需要单独设置数据库对自身的档案进行管理，如果其没有将权限授予部门的其他人员时，那么其他人员是无法在系统中查看内容，也没有办法进行管理。简单来说，就是所有的部门都是Trip的组成部分，部门中的工作人员是Trip中的用户。部门管理人员默认授权给部门组。WEB检索有三种操作权限，即只能查看档案目录;可以在线查看但是无法下载;可以查看也可以下载，系统可以按照用户的权限对其操作内容进行合理的设置，不允许出现越权操作的情况。

7 提升公文档案管理系统安全性的重要举措

1）制定安全管理制度。有效的安全管理制度能够为电子公文档案的管理提供保障，要确保电子公文档案在规范的环境下有效开展。作为电子档案的管理人员，需要严格的按照安全要求，建立完善的管理制度，确保工作流程严格的在安全管理制度之下运行。比如说，作为管理人员，需要明确管理人员的使用权限，不能对电子公文档案管理系统随意登记，将人文影响因素降到最低。另外，还要做好物理隔离的工作，对身份认证制度进行严格管制，不允许除了管理人员之外的相关人员进入到系统中，加强监督，要确保安全管理制度能够落实到实处。

2）加强数据库系统建设。于电子公文档案管理而言，需要不同部门间的紧密配合，才能从根本上提升其安全性。于单位而言，电子公文档案管理系统主要包括了管理部门和管理人员，安全管理系统更多的是将单位中所有的部门进行有效整合，全部划入到安全管理系统中，减少安全管理漏洞的出现。此外，还需要加强部门和部门之间的配合，减少管理上的疏忽，将安全管理体系的作用充分发挥出来。

3）拓宽安全管理的内容。如果想要提升电子公文档案管理的质量，除了要加强日常管理工作之外，还需要拓宽安全管理的内容，为档案管理系统的有序运行提供保障。作为安全管理部门需要从技术、软件和物理安全等几个方面出发，全面的开展安全管理工作。将部门和部门之间的协调作用充分发挥出来，部门之间明确分工，加强沟通，及时的发现安排隐患，做好排查工作，数据安全方面的问题尤其要引起管理部门的重要，要从多个方面入手，保证系统安全。

8 结束语

电子公文档案是现代档案管理部门中较为常见的档案类型，利用这些存储方式，公文档案的保存时间得以延长，但是档案在保管的过程中，对安全性提出了较高的要求，电子公文档案管理系统需要将信息和互联网技术巧妙的结合起来，所以构建完善的公文档案管理安全系统显得尤为迫切，采取科学的管理方式，及时的修复可能存在的漏洞，只有这样才能从根本上保证电子公文档案存储和使用的安全性。

参考文献

[1]郭新.电子公文档案管理系统安全机制分析[J].东方企业文化，2015（23）：82.

[2]孙巍.电子公文档案管理系统安全机制研究[J].现代国企研究，2017（20）：106.

作者简介

王飞（1977-），男，汉，内蒙古呼和浩特，本科，副研究馆员，研究方向：档案管理。