浅谈对基层派出所档案信息化建设的几点思考

杨蓉

南京市公安局高淳分局，江苏南京 211302

1 基层派出所档案信息化建设的必要性和重要性

公安派出所档案是公安档案的重要组成部分。目前，派出所档案工作的数字化处理工作已初具规模。档案信息系统包括五个方面：基础设施建设，档案信息资源建设，应用系统建设，标准规范建设和专业团队建设。

派出所档案信息化建设是数字化和网络化发展的必然趋势。档案馆目前大多采用自己的单位形式进行纸质文件管理，管理方法多为基于人工管理模式，信息形式多样。对于信息工作中产生的大量电子文档无法处理。如何在数字化网络浪潮中最大限度地服务公安工作实践，档案信息化建设是必须的。

派出所档案信息化建设是服务公安信息化工作的必要条件。档案信息化工作是基层基础工作的重要组成部分，是实现标准化的基础。档案的开发和利用是档案价值的重要体现。派出所的户口登记档案涉及婚姻和家庭等热门问题。作为基层服务，只有使用档案信息处理计算机化，信息存储的数字化，实时信息收集和信息服务的网络利用来提高档案利用的服务质量和级别，将档案灵活应用，才可能实现公安业务建设的协调和可持续发展。

2 当前派出所公安档案信息化管理工作

现状及存在的问题

2.1 派出所领导观念制约了档案信息化建设的发展。一些基层派出所的领导意识上普遍存在偏差，不知道档案工作的重要用途和实际价值。片面地认为档案工作是收集过时的文件和材料，不能从历史的角度和推动公安工作的长远战略地位上认识档案标准化的重要性和必要性，影响了派出所档案工作的根本决策方向，使得现有档案信息化建设难以在派出所全面实施。

2.2 派出所档案长期档案管理机制还没有完全到位。基层派出所每年各类档案工作没有及时完成,应该归档的没有归档,应该移交的不移交，一些派出所甚至几年不归档。档案的鉴定销毁工作不及时，大量积压失去了使用价值的档案,库存空间紧张。档案库房防范设施不能完全到位，不能开启空调、除湿设备,灭火器不能定期检测,档案室的防水、防火、防尘、光、安全预防、防潮、防止有害生物措施执行不到位,仓库卫生状况并不理想。

2.3 派出所档案管理员团队不够稳定，无法满足信息管理的需要。档案作用的发挥受档案管理人员的影响很大。随着公安档案资源的应用和共享程度的不断增加，对基层档案工作者提出了新的要求，有必要熟悉档案的专业管理知识，以及计算机，网络系统等日常操作技能，还要了解公安业务，法律等方面的知识。目前，大多数派出所档案管理员都是由内部或辅助警察担任，档案工作是重复和无形的，档案工作者没有动力，几乎每两到三年就改换一次，所以档案工作者只是刚刚熟悉档案业务就转职其他工作。新的档案管理员在短时间内无法熟悉基本业务，也无法及时解决工作中遇到的具体业务问题。。

3 做好信息时代公安派出所档案管理工作的几点建议

3.1 提高认识，为公安派出所信息化建设提供良好保障。派出所领导要高度重视档案信息化建设，要把这项工作纳入警务人员特别是内部警务人员的绩效考核，自觉把档案纳入业务工作，提高档案标准化水平。加大档案资金投入，如安装密集架、购置空调、扫描仪、移动硬盘等设备，为档案信息建设提供良好条件。为了加强档案管理的权力，可以指定内勤民警为主，并配备辅助警察。内勤警务人员的更换和调整的状况中，由于辅助警务人员相对固定，从而形成了相对长期的管理机制。

3.2 加强派出所档案信息化的现代理念。首先,提高科学技术含量。应积极应用公安档案管理软件,实现输入、检索和利用档案信息的现代化,为快速、准确和全面的档案信息服务奠定坚实的基础。其次,做好档案编研工作。尽力编译好大事记,文件汇编等常规编研材料的同时,主动了解单位工作动态,调查档案利用需求,深刻,全方位开发档案信息资源,变被动服务为主动服务,变落后的服务为先进的服务。再次,改善服务措施。研究总结工作规律,不断提高检索方法,建立多渠道、多种形式的检索形式,突破传统的单一的、狭窄的文件目录的情况。

3.3 加强派出所档案信息化管理规范运营。派出所档案工作作为一项基础工作，要求档案管理者准确了解和掌握现代档案管理理论，即信息管理的概念。第一要规范档案收集工作。将严格按照档案材料分类方案，档案馆藏范围，规制期限，创新收集手段，做广泛收集和重点收集;掌握时间要求，遵循各种形成规则，及时收集;丰富收集范围，既要收集纸质载体，又要收集图片，录像带，录像带，CD，DVD，移动硬盘等载体的磁性媒体和各种有价值的物品。第二，我们必须规范档案整理工作。应严格按照要求进行各种档案管理整理，设置合理的卷，卷内文件整齐有序，案卷标题简洁，保存期限准确，案卷封面，卷文件目录，参考附录表填写完整，书籍装订结实，美观。第三，我们需要规范档案工作的管理。实施各类载体档案集中统一管理，便于档案的存储和利用。积极改善档案环境和物质条件，实施档案仓库，办公房，档案阅读室三个独立的场所。全面配置“七防”安全保管和设备保护;要严格按照《档案借阅制度》展开档案借阅工作，对逾期不还、遗失，损坏或丢失，泄密的，必须依法严处。

3.4 加强指导培训和加强派出所档案的信息化管理。通过培训,我们必须不断加强整体意识,不断提高信息管理的能力,有效地提高档案管理工作的信息化水平。有必要增加档案业务知识的培训强度,每年都要进行一个全面培训。业务培训工作应针对规范化派出所档案管理为目标,专注于提高派出所档案信息化管理水平,并通过定期培训来增加档案知识的普及度。