基于精益思维的保密管理制度体系优化方法

刘文钊 田雅洁 西安机电信息技术研究所 710065

0 引言

随着我国综合国力的日益增强和国际地位的显著提高，我国已成为各种窃密活动的重点目标，尤其是军工行业作为国家战略性产业，肩负着国家国防武器装备的开发、研制和生产以及参与国民经济建设的双重历史使命，也必然成为国家核心秘密的产生来源和集散地【1】。

随着武器装备科研生产单位保密资格审查认证制度的深入实施，目前各军工企业也逐步树立起了较强的保密意识，形成了各自的保密管理制度体系【2】，但该体系在各单位的运行不同程度存在着效率不高、把控不严的问题，针对当前国有军工研究所保密管理制度体系相对粗放、信息化程度不高、执行力不强等问题，本文提出了基于精益思维的保密管理制度体系优化方法。

1 基于精益思维的保密管理制度体系优化方法

精益求精是精益管理的核心，也正是精益思维的直接体现。精益管理的目的是消除一切不必要的程序与浪费，实现最大的管理效率，用最少的时间跟精力来完成更细致的工作【3】。精益管理是一种现代化的工作思路，它作为一种提升和变革的工具，对于任何管理工作都是适用的，保密工作是细致的、多元化的、多角度、全方位的，把精益思想融入保密管理工作，不仅促进了保密工作与现代化管理工具的有效结合，同时也契合保密工作“严谨、可控”的内在要求。

1.1 运用WBS理念实施保密管理制度流程优化

工作分解结构（Work Breakdown Structure，简称WBS），是以可交付成果为导向对项目要素进行的分组，归纳定义了项目的整个工作范围，每下降一层代表对项目工作的更详细定义，被广泛的应用于项目开发领域。在实施保密制度与流程优化工作中，运用WBS理念按照工作的归口管理部门以及业务涉及部门进行层层分解，落实责任人，并广泛征求“客户”意见，使用ECRS等精益工具，实现对现有保密制度流程的深入分析，最大限度的简化流程，提高工作效率。

1.1.1 将全体职工视为“客户”，广泛收集数据

制度是指大家共同遵守的办事规程或行动准则，流程是指事物进行过程中的次序或顺序的布置和安排，二者皆是面向员工，并规定了员工的工作内容以及如何实现工作内容。实施制度流程优化工作，将全体职工视为“客户”，因为制度和流程的最终使用者是全体职工——“客户”，制度与流程的优劣是由“客户”来评判的，制度和流程应最大限度地满足“客户”的需求，简化“客户”的工作时间。通过问卷调查、咨询和座谈等方式广泛征求“客户”需求与意见，分类汇总，实现“客户需求”拉动保密管理改善，为开展相关制度流程的优化工作奠定基础。

1.1.2 运用WBS理念实施保密管理制度流程优化

运用WBS理念，按照保密业务归口管理部门将制度流程优化工作进行一级分解，按照业务管理责任进行二级分解，并将具体任务落实到责任人，结合各部门的实际业务要求，以“客户”使用的简单化高效化为出发点，运用ECRS分析原则（取消、合并、调整顺序、简化）进行深入分析研究，去劣存优，合并相似环节，合理调整顺序，简化制度与流程。

针对基层工作人员提出的保密制度较多，条款复杂，执行起来无从下手等问题，经过调研和探讨，结合实际工作，将各项管理制度条款进行诠释，编制《保密管理工作流程手册》。该手册以框图的形式，简明扼要、一目了然地阐述了各项保密管理工作应启动的程序，具有较强的可操作性。

1.2 对保密管理流程实现信息化运行

在创建保密管理流程的基础上,保密日常管理工作以此为框架,根据流程的每个节点，尤其是关键点，不断细化并规范管理工作程序,从人防、物防、技防等方面，全面搭建以保密管理流程为核心的保密管理平台。在实现全面搭建以保密管理流程为核心的保密管理平台的基础上，改变传统的“以制度管人，以流程管事”的保密管理手段，通过管理手段和信息化手段的有机结合，实现职能型管控向流程型管控模式的转变，在完善保密管理制度的基础上，实现涉密人员管理、涉密载体管理、定密管理、保密要害部门部位管理、涉密信息设备管理、涉密活动管理、监督检查管理等七个业务模块的保密管理流程的信息化运行。

2 结论

本文提出了基于精益思维的保密管理制度体系优化方法，通过将精益思维融入保密管理，引入将全体职工视为“客户”的概念，应用WBS理念及ECRS分析原则，对保密管理制度体系进行优化，并在此基础上进行信息化建设。通过组织实施，实现精简保密规章制度25%，制度流程化率83%，并最终完成了44项保密业务流程的上线运行，不仅加速了单位无纸化办公的实施进程，减少员工因办理业务“跑腿审签”的次数，也规范了各级干部日常工作流程，同时更对保密工作起到重要支撑作用，实现了各部门保密业务管理的高效安全运行，推进了保密管理行为规范化进程和手段科学化进程。