基于大数据技术档案管理的机遇挑战和发展

丁丽娜

摘   要：基于大数据技术档案管理有利于有利于形成社会档案观，为电子文件的有效管理开辟新途径，但存在档案信息数量和类型明显增多、档案存储安全与风险防控的压力加大和明显提升档案资源的利用率等挑战，这要求我们应强化大数据管理档案思维教育，实现档案管理与办公系统融合，逐步实现档案数字化，建立大数据档案资源平台，全面引入云存储与云服务，优化档案管理人员结构，提高档案管理人员的综合素质，加强准入及监管制度建设，提升档案信息化水平，促进档案事业健康发展。

关键词：档案管理  信息化  大数据技术

中图分类号：G270.7                                文献标识码：A                        文章编号：1674-098X（2019）06（a）-0167-02

挖掘并有效利用档案信息蕴藏的数据，可以促进经济社会协调发展。传统档案管理方式已经无法适应基于大数据技术档案管理的发展要求。档案管理的发展必须不断适应科技发展需求，不断更新管理理念和方式，充分利用大数据技术，释放档案信息蕴含的潜在促进经济社会发展的价值。必须应用大数据技术开展档案管理工作，通过强化档案管理信息化建设提高科学规范档案管理水平和能力，必须面对新机遇和新挑战，促进档案事业发展，这是档案管理的发展方向。

1  基于大数据技术档案管理的机遇

1.1 有利于形成社会档案观

大数据技术使人们重新认识到应用该技术于档案管理的重要性，也推动档案事业的稳步发展。大数据技术能有效记录档案数据，随着档案资源类型和数量的增多，档案管理人员的工作量也随之增加。档案管理部门要紧跟档案管理技术的未来发展方向，并采取行之有效的方法，使利用者能从档案管理大数据中成功提取所需要的重要信息，这是档案管理的核心内容，也是大数据技术给档案管理带来的重大机遇。

1.2 为电子文件的有效管理开辟新途径

档案管理人员可借助大数据技术，能有效提高档案管理效率，丰富档案管理相关内容。同时，通过特定系统可使档案管理人员直接分析管理档案资料，有利于促进科学管理技术的进一步发展，减少原始档案丢失而造成的不必要的损失。

2  基于大数据技术档案管理的挑战

2.1 不断增多的档案信息类型和数量

档案电子化数字化管理可以储存海量的档案资源和再加工信息，基于大数据技术可以不断提高档案信息资源数量和类型。这种管理模式确实提高了档案管理效率，但有时难以从中汲取利用者需求的有价值的档案信息。文件鉴定人员不可能逐一阅读文件，用传统的“直接鉴定法”来阅档将会成为历史，大量异构数据增加了档案管理的难度。基于网络技术和大数据技术所产生的档案资料已经不局限于纸质、声像、实物等传统档案类型，更多的体现为图片、图表、音视频等新型档案形式。

2.2 档案存储安全与风险防控的压力

档案管理的基础和重要内容是高效稳定的存储档案及其再加工后的档案信息，只有这样才能完成后续的档案信息的加工、整合和提供不同需求者利用等工作。应用大数据技术管理类型和數量庞大的档案信息，对存储安全和风险防范提出了更高的要求。所以，传统的存储模式和方法必须适应大数据技术和数据处理的要求进行变革，通过改进存储和管理技术，形成适应新时代的数据存储和管理模式。保证档案信息资源安全，做好风险防控是顺利开展档案管理工作的基础和有机组成内容之一。基于大数据技术的档案信息存储多采用数字化技术，由于与互联网技术联系紧密，可能会出现难以察觉发现的档案信息泄露、丢失和篡改的现象，增加了档案存储安全与风险防控的压力。

2.3 明显提升档案资源的利用率

基于大数据技术和网络技术的档案管理可以实现档案信息终端共享，彻底改变了传统的封闭的档案管理模式，终端共享成为档案管理的新模式。档案信息利用者可以根据自身的权限和需求检索、获取和利用档案信息，尤其是从海量的档案数据资料中获取蕴含的再加工的丰富档案信息，这不仅显著提高了档案信息的利用率，更为利用者所接受和欢迎。

3  基于大数据技术的档案管理工作的发展

3.1 强化大数据技术档案管理思维教育

转变观念和思维是利用大数据技术进行档案管理的基础。所以档案管理部门和档案管理者必须树立现代化管理理念，强化应用大数据技术管理档案思维教育力度，认识到应用大数据技术进行档案管理的重要性，提高档案信息化管理的能力和水平。要邀请专家开展形式多样的培训教育，重点讲解并使之掌握大数据技术概念、应用于档案管理的优势和基本操作步骤及其注意事项，不断提高档案管理人员的职业素养和职业能力。要争取其他部门支持，相互之间进行密切配合。

3.2 实现档案管理与办公系统的融合

两个系统的有机融合，能够实现电子公文流转体统档案管理过程。这不仅可以提高电子档案归档工作效率，而且能够保证档案存储和备份管理可以按照公文起草、签发、拟办过程形成符合规范标准的电子档案，保障公文类档案内容的完整性和被利用性。

3.3 逐步实现档案数字化

根据大数据技术应用于档案管理的实际和要求，应建立数字化管理平台，切实做好档案信息数据的采集、管理、发布、分析和利用，经过这种高科技处理形成数字化档案，使档案管理人员和利用者能随时检索和阅读档案信息，逐步提高档案管理和利用效率以及为经济社会发展服务的水平。

3.4 建立大数据档案资源平台

我国已经建成开放的档案信息资源共享平台，通过直连档案馆开放平台高度共建共享不同地区档案资源。大数据技术为档案管理提供了强有力的工具，为充分利用大数据技术形成的庞大的档案信息资源，必须建立符合实际并考虑远期发展的档案资源平台，实现不同馆藏档案信息资源的共建共享，供不同利用者的查阅使用。要充分发挥大数据技术和档案信息共享平台的优势，将大数据技术融合到档案信息共享平台之中，进一步完善平台的功能与服务，以强有力的功能为利用者提供优质档案信息服务。

3.5 全面引入云存储与云服务

随着现代科学技术的发展，大数据技术、云计算是信息化建设的主要方式和手段。引入云存储和云服务于档案管理过程中，能够更好地适应档案信息化数字化的要求。要主动吸收借鉴当前一些大型企业在云存储方面的经验教训，定制档案管理云存储服务器，提高档案信息处理能力，为优质档案服务奠定基础。

云服务的交互性较为强大，能够促进提高服务效率和质量。所以，当建立档案信息云储存模式后，档案管理部门要高度重视并合理运用云服务，保证档案信息有效利用，不断提高档案信息的社会和经济价值，提高服务效率和质量，全面提高档案管理水平。

3.6 优化管理人员结构，提高其综合素质

大数据技术应用于档案管理过程，要求档案管理人员要与时俱进，通过不同的方式熟练掌握相关专业技能，不断提高职业素质和职业素养。更为重要的是要引进与大数据技术相关的专业技术人才进行档案管理，不断优化人才结构，提高专业技术人员的数据处理能力，合理应用大数据技术和其他技術开展档案管理工作，使档案管理专业技术人才整体素质得到提升。

3.7 加强准入和监管制度建设

基于大数据技术的档案信息管理面临着新的机遇与挑战，是一把双刃剑，具有两面性。档案大数据信息的开放性和多样性决定了应保证其安全，相关主管部门要做好顶层设计，做好大数据技术应用于档案管理的准入和理监管制度的建设，防范各种风险的发生。

总之，大数据技术对档案事业的发展是尤为重要的，档案管理部门要高度重视档案信息化建设，深入分析大数据技术，开展档案信息化建设，提升档案信息化水平，促进档案事业健康发展。

参考文献

[1] 王晨加.大数据背景下的档案信息服务探析[J].遵义师范学院学报，2019，21（2）：167-168.

[2] 岳锐.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].才智，2019（11）：188.

[3] 李烨.浅谈大数据时代下档案管理的优势与弊端[J].兰台内外，2019（9）：22-23.