企事业单位的电子档案的利用及其管理

鲁晓丽

摘 要 绿水青山就是金山银山。在保护环境这一大趋势下，电子档案因其不仅能保护环境，减少开销，更有利于保存的优点注定会被人们广泛使用。而电子档案储存内容又多，内容的保护就显得迫在眉睫。只有对电子档案进行充分的了解，并对内容进行管理，才能使自己的内容不被泄露出去。于是，笔者在本文中针对电子档案的利用，给出了具体的管理方法。

关键词 电子档案 利用 管理

中图分类号：G271文献标识码：A

1电子档案的简要概述

随着技术的发展和互聯网的盛行，人们为了使信息传送更加便捷，于是便有了电子档案的出现。电子档案，与纸质档案相对应，二者载体不同。电子档案以计算机磁盘等设备为载体，对信息进行储存。电子文档的内容并不只是单一的文字，也可以是文字和图像，或是文件。而纸质档案则以纸张为载体，通过手写对信息进行储存。电子档案通常以案卷（由互有联系的若干文件组合而成并放入卷夹，卷皮的档案保管单位）为单位，二者虽说载体不同，却都是为了储存信息而生。电子档案作为一种新兴事物，有如下优点：（1）信息的非人工识别性，就好比买东西结账时需要扫描二维码，它不需要人为地去识别，手机便可自动识别，电子档案也是这样;（2）信息储存的高密度性，信息密度指的是一份信息所能提供的信息量的指标，即使是一个小小的U盘，它所储存的东西简直令你无法想像;（3）信息与载体的可分离性;（4）多种信息媒体的继承性，信息的载体是多样的，所以信息便可以从一个载体转入另一个载体，这便是继承性;（5）系统依赖性，指的是电子文档对系统的依赖。电子档案因其方便快捷，不受场地的限制等优点深受人们喜爱，是目前使用范围较广的储存方式。

2电子档案的利用及管理

2.1电子档案的利用

电子档案的利用有三种方式，一是拷贝，拷贝意为复制，摹本，是英文单词的音译词。而电子档案的复制，则是指电子档案上的内容由一个载体转入另一个载体的过程。利用这一优点可以对原文件进行复制，复制出的文件就可以用来阅览，也可以用来查阅。二是直接利用，一般来说，电子文档以案卷为基本单位，电子文档一打开便可看到案卷上的内容。这种利用使得同一文件可以供不同的阅读者同时参考，使电子文档不受时间的限制。三是通信传输，指的是利用网络对电子文档进行传输。这一利用方式使文件在传输的过程中减少了时间的消耗，也不拘于地点的限制。在使用电子档案时，要求使用者使用备份，而不是原件，避免档案的损坏。电子档案因其不同的利用方式使得电子档案能满足人们的需要，深受人们喜爱，得到广泛推广。

2.2电子文档的管理

电子档案容量大，且内容较为私密，倘若外泄就会带来一些麻烦。因此电子档案的管理与保护就显得至关重要，管理好电子档案才能保护好里面的内容。企事业的电子档案一般都为单位机密，若不注意保护，让内容泄露，后果将不堪设想。对于这类型的电子档案，可以选择对电子档案进行加密。加密可以是对电子档案进行加密，也可以是对电子档案所在的载体进行保护。对电子档案进行加密，可以在电子档案打开时设置一个密码，只有输入密码才可以打开电子档案，若密码输入错误，就打不开，或是自动拉响警报。另外企事业单位的文档如果需要借阅，可以设立专门的借阅室，借阅人进入借阅室必须保障不带任何通讯设备以保障原文件不泄露，借阅完之后立刻返还，以保障原文件不外流。也可以对使用电子档案的人员进行记录，确保电子档案的每一次使用都有迹可循，一旦电子档案被毁坏，也可以第一时间找到破坏者。借阅室的人可以按照时间顺序对每一份档案进行排序或是编号，那些比较重要的档案可以重点保护。对载体进行保护，可以将这个载体放入一个带锁的箱子里，或者是将这个载体交给一个自己放心的人保管。不仅如此，还可以对电子档案进行多次备份，将备份保留在一个安全的地方，这样可以保证在档案丢失时，仍有备份可以参考。这是对一些比较小的档案的管理方法，对于公司内一些比较大的档案，可以责任到人。从档案的建立到档案的保存，建立起一套完善的管理制度，每一步都有专人负责，一旦出了问题，便可直接追究这个人的责任。对于每一个管理人员，并不只是要求他们保护好电子档案的内容，也应保护好电子档案的载体。确保载体所放位置不曝光，无灰尘，无磁射。保证电子档案的完整，可以使用。对于管理人员，要求他们每天都对电子档案进行多次检查，确保有问题可以及时进行修复，不会造成不可挽回的后果。公司也可派人定期随机抽查，不仅要检查内容是否完好，更要检查档案是否有破损及毁坏。

3结束语

在这个信息化的时代，人们格外注意保护自己的隐私。电子档案因其信息储存的高密度，使其深受喜爱，同时也因为这，使得电子档案的管理变得至关重要。因此，只有对电子档案进行好的管理，才能确保内容不外泄，保护公司及个人的利益与隐私。所以电子档案的管理，无论是对公司还是个人都有重要意义。

参考文献

[1] 李云清，孙佳.试谈电子档案管理存在的问题及对策[J].兰台内外，2012（02）.

[2] 石萍.国外先进电子档案管理经验于我国的借鉴价值[J].城建档案，2018（09）.