探析事业单位档案管理的创新思路

罗惠芬 广东省特种设备检测研究院顺德检测院 广东顺德 528300

国家机构中,事业单位占有重要地位,起到的作用不可忽视.事业单位的良好健康发展能够为国家和社会安定有序打下牢固的基础.事业单位档案管理工作就是对工作人员的原始档案信息和档案原件进行分类管理和统计,并提供相关服务和管理的工作.

1.事业单位档案管理的现状和问题

1.1 事业单位缺乏对档案管理工作的重视

事业单位在全国行业领域中一向是保持着高姿态,所以有很多事业单位在行业改革发展中总是不尽人意.部分事业单位在档案管理工作中同样也会对其缺乏重视,档案管理工作人员没有形成强烈的工作意识,单位部门没有将监督工作落实到实处,对档案管理工作流于形式,难以发挥其对事业单位的积极促进作用.与此同时,由于重视程度不高,在管理档案工作中的投入也就降低,无论是档案管理人员、还是档案管理资金甚至是相关的基础设施建设,都捉襟见肘,不能保证档案管理工作能够顺利展开.除此以外,没有标准化的档案管理机制也让档案管理工作成为一句口号.

1.2 事业单位的档案管理硬件软件设备落后

尽管在很多事业单位中设有专门的档案管理室,但也不能阻挡档案管理设备落后的窘状,在档案管理中与国家标准化要求过大已经司空见惯.有的事业单位甚至仍旧使用着较为传统的设备,与现代化管理理念天差地别.档案室报警设备安装不到位也会让档案处在不安全状态.没有行之有效的档案管理机制,也会影响到档案保护工作,造成资料缺失.

1.3 档案管理工作人员缺乏专业能力和业务水平

事业单位档案管理工作是一项十分具有专业性的工作,由于单位对档案管理的重视程度不足,档案管理人员匹配上存在很多问题.首先就是工作人员的管理能力和专业技能不足,在对档案进行管理保存的时候,往往就会出现档案管理缺失或者是遗漏现象,并且还会出现没有及时对档案进行移交或者立卷.其次就是档案管理人员没有形成认知,没有将工作责任和实际工作相结合,在工作中经常敷衍了事,难以提升工作效率和质量.

1.4 档案管理工作方式比较落后

档案管理工作虽然属于行政性工作,但是其管理方法和技术也是可以随着社会的发展而变化的,如今很多事业单位在档案管理工作中没有将先进的管理方法和管理技术引进管理工作中,出现与时代脱节的现象,这就导致档案管理的操作性降低.档案管理人员缺乏应用信息化技术的能力,在档案管理工作中管理方式也相对较为落后,难以推动档案管理工作向着现代化脚步发展,更不能保证档案资料的安全性和完整性.

2.事业单位档案管理的原则

事业单位在档案管理工作中,要把握一定的原则,才能够保证档案原理工作能够在事业单位中发挥重要作用,进而形成一个良好的内部档案管理环境.

第一,事业单位在管理档案的时候要注重规章制度的灵活性和规范性.事业单位不同于民办企业,制定档案管理制度是要以国家编订的相关文件作为基础,这就需要事业单位管理档案工作中兼具职责与权益,将岗位工作标准和职责相结合,责任落实到具体的工作岗位和负责人.与此同时,事业单位要注重档案管理工作人员的合法权益保护,为他们营造出一个稳定的工作环境,以有效的激励措施调动员工工作积极性,降低工作人员流动,保证档案管理质量.

第二,事业单位在档案管理的时候要加强执行力,将制定而成的规章制度落实到实处,档案管理制度要动态化调整,不断更新条例,增加新内容,以保证档案管理工作得以顺利开展.在工作过程中要善于发掘问题,解决问题,若是制度出现漏洞则要及时完善,让整个工作更加合理化、合法化.

3.事业单位在档案管理工作中的创新管理思路

3.1 单位领导要重视档案管理工作,提高监管力度

国家相关部门要强化宣传档案管理工作的重要性,单位要提升对档案管理工作的认识,在管理档案中必须要引起各部门和领导重视.建立一套完整的档案管理制度,与事业单位的实际发展情况相结合,融入档案管理的实际需求.制定而成的档案管理制度要具有极好的操作性,在具体工作中能够发挥实效,既能够约束档案管理工作人员,也能约束领导,在事业单位内部形成一个公平公正的管理环境.建立相应的奖励和惩罚制度,对档案管理工作进行强有力监督,让档案管理工作人员能够全身心的投入到档案管理工作中.档案管理部门在执行制度的时候要具有严肃性和权威性,赏罚分明,将任何失职或者是不遵守制度的人员做出处理.

3.2 增加档案管理投入力度,给予多项支持

充足的管理人员和资金是提升档案管理的最佳途径,管理档案的工作人员最需要保证其稳定性和持续性,这就要求工作人员能够全身心的投入到工作之中,避免身兼多职,这样会严重影响工作的质量,也回降低工作人员的积极性.事业单位要对工作人员的工作职责进行详细描述,明确工作内容和工作任务,科学管理工作人员,这样才可以保证提高档案资料的完整度.充足的资金支持足以提升管理工作的安全与稳定,将档案室与其他工作场地分开,是可以在一定程度上提升档案资料安全性的,在档案室安装监控设备和防盗设备,也会大大降低档案失窃问题.

3.3 加强档案管理信息化建设,提高档案管理工作效率

信息化技术发展提高了行业工作效率,将档案管理工作结合信息化技术能够提供管理工作的效率和质量,提升管理档案的层次,使其在企业发展中充分发挥其拥有效能.事业单位要充分落实信息化建设,将档案相关信息数据及时准确的落入到数据库平台,通过文字、图片、影像等多种方式进行存储,保存档案的时候要综合电子档案和纸质档案.聘请专业的技术人员利用计算机和网络技术共同打造出档案信息管理平台,这样便可以实现档案信息数据共享,为使用者提供更加高效优质的信息服务,提升档案的利用率,也方便对信息数据的查询.

3.4 增强事业单位档案管理保密工作

档案库房建设必须要严格按照国家规定标准和注意事项建设,不能将档案管理库房随意安放在办公楼最底层.档案库房的保护措施要加强,避免闲杂人员进入.与此同时还要严格控制区分办公室和阅览室,安排专人负责.档案管理工作人员要准确区分保密期限和保管期限,明确档案的实现意义和历史意义,全面确认档案管信息的保存价值.

结束语

档案管理工作是事业单位工作的重要组成部分,必须要增强重视程度.在新时代下,档案管理在事业单位中似乎仍未得到全面重视,想要提升档案管理水平就不得不密切社会需求,加大人力和财力投入,结合信息化建设,让档案管理工作成为推动事业单位发展的重要力量.