档案馆做好建设工程档案管理工作的方法探讨

程颖

摘 要：在建筑工程建设中会形成大量的文档材料，如前期的批文、各阶段的验收资料、施工图设计资料等，这些材料反映了工程建设的详细情况，对其他的工程建设有着重要的借鉴参考作用。本文先围绕建设工程档案管理工作的意义进行分析，然后就档案馆如何做好建设工程的档案管理工作进行探讨。

关键词：档案馆 建设工程 档案管理

在建筑工程建设中，档案管理工作是其中的重要组成部分，不仅对工程的顺利完工有着重要的影响，而且也能够为今后的工程建设提供借鉴。但是，在实际工作中，一些档案馆对于建设工程的档案管理工作不够重视，这导致工程的建设材料没有得到及时的归整，使得一些材料残缺不齐。基于此，围绕档案馆如何做好档案管理工作进行分析具有重要的意义。

一、建设工程档案资料管理的主要意义

在各类工程的建设中，档案馆需要积极实施建设工程档案的接收工作，这样才能够建成质量优化的馆藏体系。此外，只有档案馆扩大档案的收集范围，对馆藏内容进行不断地丰富，扩大征集门类，才能够拥有系统的馆藏资源，为今后城建档案的利用打下基础，使这些工程档案能够为城市建设事业发展提供全方位的服务。

之所以要重视建设工程档案的管理工作，主要有以下几方面的意义：一是在建设工程中，各职能部门重视对工程的档案归集管理，不仅表示这些部门对建设工程非常重视，更是这些部门以实际行动践行科学发展观的体现。二是相关职能部门对档案管理工作的高度重视，也使得所有参建单位对工程档案的建立以及整理工作有着更深刻的认识。三是重视工程档案管理工作的开展，有助于丰富档案馆中建筑工程类的档案资料，这样就为今后的城建规划提供参考依据，进而促进城乡经济的发展。

二、建设工程档案管理工作的现状

现如今，在建筑工程建设中，因为受到各方面的影响，如工程的工期比较长，经费有所不足，工作人员不够固定等，导致一些工程的档案资料移交不及时，存在着各种图表不完整的现象，影响了档案馆档案收集工作的开展。

（一）档案整理认识较为薄弱

一些建设单位对于档案管理工作的认识有所不足，存在着重建设而轻档案管理的情况，再加上这些单位并没有专业的档案人员，所以忽视了对原始资料的保存，甚至还存在着用完丢弃的现象。这样一来，影响了档案馆的档案收集工作开展。

（二）档案归集不够规范

在工程档案管理工作中，档案管理人员的素质高低也会影响这项工作的开展，由于一些档案馆的工作人员对建筑工程类的知识有所缺失，他们对于工程档案的收集內容不够了解，对范围界定也不够清晰，所以没有按照城建档案的要求来进行收集。在档案管理工作中，他们更多的是被动地接收各方所移交的文件资料，这样导致档案资料被零散的堆放，没有进行及时整理。

三、做好工程档案管理工作的步骤

（一）做好进馆前的业务指导

1.建立统一的档案管理网络

要想保证建设工程的档案完整、规范，那么就需要实现对档案工作的集中管理。为此，档案馆需要针对建设工程制定一个完善的档案制度，以推动建设工程档案管理工作的有效开展。此外，对各项目提出相应的要求，如由各项目部制定档案业务指导人员，由这些工作人员指导工程档案的管理，以便形成项目部的档案管理网络。另外，对相关制度的建设予以完善，例如制定岗位责任制，对工作人员的工作职责进行划分，要做到层层把关，这样就能够保证档案管理工作的规范化、系统化。

2.转变档案管理观念

档案馆要想提高工程档案管理工作的效率，就需要转变馆内工作人员的思想观念，要制定一系列的管理措施，以实现对工程档案的超前管理。众所周知，建设工程的周期较长，而且技术性非常强，从一开始的项目申报，再到后期的工程竣工，中间有着众多环节，这样就会形成内容繁杂、涉及面广的文件材料。另外，建设工程所涉及的部门以及工作人员较多，经历的时间非常长，所以很容易造成遗漏。为了确保建设工程档案的资料齐全，档案馆需要改变以往等人将档案资料送上门的做法，而是需要安排档案管理人员主动跟进这项工作。由他们对工程建设的操作程序进行了解，然后对他们的工作进行合理安排，使档案管理人员知晓每一个阶段所产生的档案资料，并对档案资料的内容以及数量等有所了解，然后在这个基础上使用几种收集方法：一是追踪收集。这种档案收集方法比较适用于一些工程周期较短的工程。档案管理人员要亲往现场，向项目负责人了解工程的施工进度，并督促技术部门做好档案资料的收集工作。这种档案收集方法会花费较大的人力以及物力，但是其收集速度较快，而且档案的质量也较高。二是分阶段收集。对于一些建设周期较长的大工程，可以使用这种收集方法。对于一些大型建设工程，档案馆需要保持与建设单位的联系，以便对工程的进展及时地了解，并及时督促建设单位的工作人员做好档案材料的收集工作，以防止档案原始材料散失，如此一来，工程档案材料的完整性就会得到保证。三是强制性收集。为了实现对工程档案的有效收集，档案馆可以采取强制性收集的方法，也就是收取档案资料押金。当工程报建之后，在与施工单位的合同中，可以规定一部分的工程款作为资料保证金。当施工完毕之后，施工单位如果将资料及时地移交给档案部门，才能够退回这笔保证金。对于一些内部复杂的施工单位，这种档案收集方法具有一定的约束力。

（二）把好进馆关

1.工程开工环节

建设工程开工阶段乃是档案馆进行现场业务指导的最佳时机。当工程开工之后，就表明工程的各项前期准备工作结束。工程的前期准备工作，一般是由施工单位负责完成的，所以关于工程的文件材料也基本上保存在施工单位。在工程开工之后，监理单位会介入其中，所以工程施工时所形成的各项材料除了保存在施工单位内，还会保存在监理单位之中。因此，档案馆需要及时介入其中，做好工程档案的检查指导工作。首先，要对工程前期的材料收集情况或者是归档情况等进行检查，档案馆需要对这些文件材料的是否准确与完整进行检查，对于缺少的文件需要及时追究责任。其次，要指导施工单位以及监理单位建立档案形成机制以及档案归档机制。

2.竣工验收环节

一个合格的建筑工程，除了要保证其实体的合格，而且要保证建筑工程的档案也完整规范。只有当工程中所形成的档案材料经过了档案馆的验收合格之后，才能够签发建设工程合格证明。然后凭借档案馆的证明组织各单位进行竣工验收。

3.接收进馆环节

档案馆需要对工程档案的报送进行规定，例如对报送的时间进行规定，规定档案的报送需要在工程验收后三个月内。又如，要对档案的内容、质量等进行规定，需要施工单位按照相应的规范标准进行档案内容的移交，如果档案质量不合格，需要退回施工单位进行重新处理。当确定工程档案资料合格之后，再办理移交手续，当双方签字盖章之后再进行交接。

四、结语

综上，在工程建设过程中，档案资料的管理工作较为重要，不仅能够保证工程的资料完成，确保工程的顺利完工，而且还需能够为城乡建设规划提供参考资料。而要想更好地开展档案管理工作，就需要档案馆做好进馆前的业务指导，要制定一个完善的档案管理机制，并转变档案管理人员的管理思想。此外，档案馆需要把好进馆关，要在工程开工环节介入档案管理工作之中，并对档案的报送进行规定。如此一来，就能够使工程的档案资料更加规范、完整，使其在城乡建设中发挥更大的作用。

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