对实现小学档案管理信息化的若干看法

梁华峥

摘 要：阐述传统档案管理模式存在的问题以及档案管理创新走信息化发展道路的正面积极效果。档案管理信息化虽然能解决传统档案管理模式中存在的问题，但是新事物也会产生新问题，档案管理模式信息化工作需要档案管理工作人员实事求是、因地制宜，不断探索最适合档案管理信息化的方式方法，保证档案管理信息化过程顺利开展。

关键词：小学;档案管理;信息化

一、对小学档案管理信息化的几点看法

1.与传统教学档案管理模式之比较

传统的教学档案收集工作是与教育教学活动相互分离的，一般情况下是在阶段性教学任务比如一个学期或者学年完成后，档案管理人员定期向相应的班级教师、教研室、教务部门、教学保障部门、学生管理部门收集原始材料，经过整合、加工后编撰完成。素材的多头提供及人工采集存在失误及疏漏使档案信息缺乏系统性，准确性也经常无法保证，并且每个教学阶段都会采集大量的档案素材，这些素材要经过档案人员加工、整理、编撰，会消耗大量的人力、时间成本。

档案管理模式信息化更新后，档案工作人员依据对应权限可以直接通过校园网调取教师及其他工作人员填写的档案信息，不再需要人工收集材料，以及后期大量的人工整理、编撰工作，这大大减轻了档案工作人员的工作量。例如，教师在校园网上把学生需要存档的最终版本期中考试成绩直接上传到本班级成绩统计栏目下，教师的教学计划、教学目标、完成情况等也可直接在校园网工作记录栏目下填写，提交后系统自动形成记录。档案管理人员直接从校园网调出阶段性档案材料利用电脑办公软件整理、整合入历史档案。

这种依托数字化校园网平台的档案管理工作大大减轻了档案工作人员的工作量，帮助档案工作人员从大量繁重的纸质材料整理、编撰工作中解脱出来，提高了工作效率，同时也大大减少了档案编撰的错误率。

另外，档案管理模式信息化更新后可大大提升档案部门的服务水平，提高档案再利用效率。传统的纸质档案都是记录档案材料名称，建立索引及记录存放位置。如果有人需要查阅一份档案，需要通过档案索引先找到对应的文档名称，然后再确定存放位置，最后去对应存放位置取得档案。这一过程需要消耗大量的时间，而且经常会遇到在索引上能找到该档案材料的记录及存放位置，但是去实地找的时候却找不到的现象。由此，大家对去档案部门查资料产生海底捞针，有去无回的印象，造成了档案资料再利用的效率极低。而且，传统纸质档案一般情况下只有一份，如果这份材料别人正在查阅或被借出时那其他人就無法再查阅利用，档案的实时共享率特别低。

电子档案能做到对档案的实时查阅、调取，大大提高了档案的再利用率，而且一份档案材料可供多人同时调取查阅，大大优化了档案管理部门的服务水平。

2.档案管理工作信息化过程中出现的问题

档案管理信息化确实减轻了档案工作人员的很多工作量，大大提高了档案工作效率。同时，建立的电子档案可实现实时在网络上被查阅，可同时供多人阅览，大大提升了档案的再利用率和档案部门的服务功能。但在档案管理信息化过程中也出现了一些问题：

（1）档案管理人员从数字化校园中取得的教育教学材料往往不能完全满足档案管理对材料的要求，比如精度不够或者对数据的统计缺少一个项目等;

（2）档案管理中纸质档案与电子档案长期交织并存，纸质与电子版本需要在不同的检索模式下被检索、再利用。

针对档案管理信息化进程中出现的问题，档案管理工作人员要发挥创新思维、实事求是、因地制宜地探索适合档案管理信息化的方式方法，保证数字化背景下的档案管理工作顺利开展：

针对问题（1），由于档案管理工作内容相对来说比较固定，每年要收集的材料及相关指标基本不变，档案管理人员可把阶段性教学需要收集的材料整理成表格，标注出需要特别注意的点，比如数据精度、数据来源方式等，在每个教学阶段开始时拿出来与材料填写方，比如教师代表、教研室、教务部门、教学保障部门、学生管理部门工作人员代表，讨论后最终定下来在接下来的教学阶段需要在校园网上实时填写、申报、记录的材料。通过这种前期碰头会的方式保证了教学阶段结束后档案管理人员可以得到符合要求的电子档案材料。

针对问题（2），可以逐步把传统纸质档案检索系统和电子档案检索系统合并成一个统一的档案检索系统。针对一份档案材料如果既有电子版也有纸版盖章原版，那就在检索系统中标注，有需要借阅纸版盖章原版材料的需要到档案管理部门办理相应的手续才能借阅;但是，针对一些容量大、书本式的档案材料难以将全部内容转化为电子档案，只能以纸质的形式入库，这种情况只要在电子检索系统中建立该材料的索引，标注为“纸版，无电子版，需要查阅请到档案部门借阅”就可以了。

二、总结

档案管理模式走信息化提升道路在互联网大背景下是大势所趋，在更新过程中档案管理工作走信息化道路显示出了很多优势，但同时也面临一些问题，档案管理工作人员需要因地制宜、发挥创造性思维逐个解决出现的问题，保证档案管理信息化进程顺利开展。

参考文献：

[1]陆芳.基于数字技术发展背景探究高中学校档案工作信息化管理模式[J].办公室业务，2013（19）.

[2]刘洪.浅谈学校档案管理数字化[J].连云港职业技术学院学报，2009（4）.

编辑 张佳琪