丰富航标技术档案种类 提高航标档案利用率

文/上海航标处 周锦

一、航标技术档案的一般含义

1997年实施的《交通部海区航标设置管理办法》中定义的“航标”，是指供船舶定位、导航或者用于其他专用目的的助航设施，包括视觉航标、无线电导航设施和音响航标。本文中的航标技术档案，是指围绕航标生产活动而产生的具有历史查考价值的技术性文件资料，经收集、整理、鉴定、装订、移交后形成的档案。

二、航标技术档案的现状

航标技术档案的现状不容乐观。目前航标技术档案基本上都是航标建设的项目档案，种类单一，不能全面体现航标行业技术发展的历史轨迹，难以形成体现航标业务的特色档案。在航标技术档案工作管理上，无论是制度建设还是制度执行，都长期存在监督不力和执行不力的问题。

（一）制度与现状的不相适应，制约了航标技术档案的发展。航标技术档案分类管理办法执行了几十年，已经和基层日新月异的航标技术发展不相适应。新出现的航标种类没有合法的分类号，无法纳入归档范围，例如：专用航标技术审批资料、航标分类统计表、航标表（维护、管辖段）、航标索赔、无线电导航系统（差分卫星基准站、AIS基站）等。而已经废弃不用的航标种类仍然位列分类制度中，例如6.3.2音响航标；6.3.3.1 长江口深水航道雷达信标；6.3.3.8 船舶自动识别系统（AIS）岸基台；6.3.3.9 差分卫星导航系统（DGPS）岸基站。制度滞后，使档案工作人员对航标技术档案的催缴失去有力的依据，大量的体现航标行业特色的浮标、灯器、能源供应、桩身材料的有关技术的升级换代、发展变化的技术资料，却鲜有人有意识收集、整理、归档、移交档案室。

（二）归档意识薄弱，航标技术档案种类单一。航标从军队移交给地方后，航标档案便不再是空白。1988年始，航标行业内的航标文书档案先行建立。1997年，在没有经验可以借鉴的情况下，根据原始的航标维护记录确立了航标技术档案一标一档的先例。可惜的是此后航标维护记录无人传承，最终消失，没有再入库，一标一档还没有来得及列入制度管理就这样夭折了。随着航标技术日新月异的发展，由于缺乏归档的意识，一些体现航标技术迭代的资料没有及时归档。而航标建设项目管理比较规范，航标项目档案陆续移交，形成了唯一的航标技术档案种类。虽然航标项目档案里也体现着一些新技术数据，却是零散的，不成系统的，利用者叹息而归的现象一直使我心存遗憾。制度的滞后，使档案工作者无法依制催缴，失去工作的主动性，技术人员也无法依制移交，造成大量的航标技术资料散落在技术人员手中，更严重的情况是缺失和遗失。单一的航标项目档案不能全面、精准地体现航标技术发展的历史轨迹，使库藏航标技术档案种类得不到有法可依的、持续的充实和发展，大大降低了航标技术档案的利用率。

（三）经办人员不主动收集档案，航标技术档案种类难以拓展。跟踪事件全过程的经办人员缺乏对文件价值的认知，缺乏档案的使命感，对档案工作有畏难情绪，有的连基本的竣工图盖章都不能做到，不主动进行现场收集，遗失的资料难以追溯，造成无法弥补的历史空白。如今在航标技术领域，灯塔灯器已经升级到射程达20海里的TRB-220泰兰灯器灯器；浮标从实体的浮标衍生出AIS虚拟标，从原来的单纯指引航行功能，扩展到海洋数据收集、搜球、监测水质、追踪危险物体、标识沉船；灯桩从钢筋混凝土、钢构、砖混等常规建筑材料到玻璃钢灯桩再到高分子聚乙烯材料的开发和应用；浮标的顶标杆和灯架制作工艺的演变、太阳能电池板的应用到普及，遗憾的是这些航标技术的更新变化没有留下任何可以查考的档案。缺失的航标档案，便从一开始就决定了自身的原始案卷价值较低，提供利用的效率也会随之降低，产生的社会效益也会大打折扣。

这些问题的长期存在，一是顶层设计管理者疏于与时俱进。我们国家单位业务指导关系是树状结构，航标技术档案工作的推进，制度的修订一般都是自上而下的颁布执行方式。应该召开年度档案工作会议，或者定期下基层调研，听取建议，掌握航标技术最新动态，及时修订后加以层层传导。二是年轻人对档案工作的成见。目前单位人员年龄结构中年轻人占到90%，航标技术档案工作被新进员工以及年轻人漠视为像食物链底端一样的工作。在平时的工作中，不重视重要资料的收集，遗失了也没有相关的惩罚制度，这是造成航标技术档案历史空白的主要因素，是航标技术档案库藏一直得不到充实的重要原因，直接影响到航标技术档案特色的形成。

二、航标技术档案工作改进的可行性建议

为彻底改变目前这种现状，根据自己多年来的工作经验，笔者总结了以下三个方面的建设性建议。可以先行试验，并反馈顶层设计者，便于他们及时梳理，提高航标技术档案管理水平。

（一）航标技术档案工作与绩效奖励考核挂钩。我们已有的制度中明确了将航标技术档案工作列入年度考核，列入各部门的岗位职责。但是长期以来，制度始终在纸上没有得到落实。我们可以放权档案部门确立考核内容，并负责考核。将考核结果交由单位绩效奖励的考核小组进行量化，与奖金挂上钩。只有把航标技术档案工作和绩效奖励挂钩，才具备可操作性。考核的目的是彻底消除员工的侥幸心理，脚踏实地的主动收集整理资料，及时移交入库。这样，才能保证技术档案的种类丰富，库藏档案得到源源不断充实，才能保证航标技术档案的质量，提高利用率和利用效益。反过来也促使移交档案的意识得到提高。

（二）列入培训教程，植入航标技术档案重要性理念。无论推进什么工作，必定是理念先行。目前，领导干部有很多定期的培训班，新员工入职前也有培训班，建议把航标技术档案工作重要性的相关内容列入培训教材，植入理念，无论岗位交流如何频繁，都有利于新上任的领导干部主动而持续推进航标技术档案工作。新进单位的年轻人也必须在入职前的培训中植入这样的理念，即国家单位非常重视航标档案工作，丢失航标档案的需要承担相应的处罚。丰富航标技术档案种类，提高利用率和利用效益，不仅要靠我们各级领导和航标档案工作者的努力，更加离不开经办人员兢兢业业，不计回报地对待航标技术档案的态度，以及对航标技术档案价值精准的甄别能力。

（三）赋予档案工作人员知情权，发挥工作主动性。航标技术档案由文件资料转化而来的性质决定了档案工作者接收航标技术档案都是滞后的。工作的被动性决定了事后发现问题再整改，往往都是“亡羊补牢，为时已晚”。如果在文件流转阶段就把项目或者新技术实施的文件批转档案工作者阅知，那么档案工作者可以提前与经办部门接洽，全程跟踪项目资料和新技术资料的收集情况，并及时提供航标技术档案归档的业务指导。知情权的获取，是为了事前能把档案工作服务的关口前移，确保航标技术档案形成的成套性、完整性，提高航标技术档案的价值。事后又能掌握催缴的主动权，避免一而再再而三地出现重要航标技术档案的丢失和档案案卷价值的折损。

三、结语

航标技术档案工作就好比种树，“前人栽树后人乘凉”，是“功在当代，利在千秋”的重要工作，也是航标行业单位必不可少的工作。树立充实航标技术档案种类的使命感，增强工作责任心和主动性，注重收集工作，为丰富航标技术档案的种类，提升航标技术档案的价值，丰富库藏档案，提高航标技术档案的利用率，是我们必须持之以恒坚守的道路。