企业档案信息化建设的实践与探索

文/淮北矿业（集团）有限责任公司办公室 戚会转

集团公司按照“统一规划、统一资源、统一数据、统一任务、统一服务、统一开发、统一门户”的“七统一”信息化建设理念，开发建设集团信息化工作。在企业转型跨越发展中，档案管理工作也不断加强，集团具有良好的档案管理基础，在档案信息化方面也做了一定的尝试和努力。但是，以往全国档案信息化整体水平不高、企业档案信息化整体规划不足及原有档案管理软件需升级改造，阻碍了档案事业的发展。随着国内和行业档案信息化整体水平的提升，借助信息化、大数据手段提升档案工作效率，更好地服务企业战略，成为可能。为此，在借鉴国家数字档案馆和能源行业档案信息化的有益经验基础上，对集团的档案信息化工作进行了系统整体的规划，并在此基础上，构建架构合理、全面覆盖、功能完善的档案管理系统，更好地为企业安全、生产、经营、管理服务。

档案管理子系统作为集团公司应用系统之一，通过构建档案管理平台，满足集团及所属各级单位档案业务需求，推动集团档案资源数字化、增量档案电子化，实现对数字档案信息资源的网络化管理，多层次、多渠道提供档案信息资源利用，全面覆盖集团及所属各级单位的档案业务管理诉求，同时依托集团网络环境和实现对各级单位档案业务的在线监控、时时指导，确保集团从上到下的档案管理业务同步一致，同时能够满足各级单位的个性化业务诉求。根据集团的业务需求，实现了档案数据从收集、整理、存储、利用一系列的管控，从而实现了数据资源的有效整合及档案信息的深度挖掘，提高了档案信息化整体水平。通过统一的档案平台，减少了档案领域“信息孤岛”这一现象。

一、档案信息化建设的基础工作

为做好集团档案信息化工作，我们重点做了以下工作：

（一）基础设施建设。各级领导均高度重视，加大对档案信息化的网络环境建设、硬件环境建设、软件环境建设等，保障档案信息安全可靠。

（二）电子档案管理系统建设。2005年开始启用东方飞扬档案管理系统，该系统具有从其他电子档案管理系统接收电子档案的功能，对各种档案、资料进行收集、管理和利用，完成了办公自动化系统形成的电子文件归档。由于该系统使用时间长久，系统需要优化，功能需要完善，已不能满足档案信息化需要。对此，我们重新立项，结合集团档案实际，重上新的档案管理系统，构建全面覆盖各二级单位的数字档案资源体系，实现存量档案的数字化，为“智慧服务”奠定数字资源基础。由70余家二级单位档案室构成的“档案室数字资源库群”，由协同办公系统、纪检审计系统、会计系统、项目档案质量监督系统、人力资源系统等业务系统构成的“业务数字资源库群”。

（三）开展档案信息化工作人员、技术配备方面。开展档案信息化要求档案及相关工作人员不仅要具备档案专业知识和能力，同时，还应具备计算机方面业务技能，才能管好、用好档案信息化网络和应用系统的管理维护。为此，集团档案馆配备了3名计算机专业人才，其中2名具备档案副研究馆员职称。

二、档案信息化工作的建设步骤

（一）项目规划。1.成立项目工作组。工作组成员主要由集团公司档案部门、信息化部门、保密部门相关人员组成。2.制定项目方案。根据企业自身特征及档案管理现状，我们编写了《集团大数据服务平台暨档案信息化建设方案》，明确了数字档案建设、业务需求、功能设置、系统部署、经费需求等各方面内容。

（二）项目立项。技术方案形成后，经信息处、办公室及保密委等相关部门组织专家进行评审，专家就评审情况给予意见或建议，并形成书面材料，提交集团公司领导及有关部门申请立项。

（三）项目实施。按照档案信息化建设目标、系统设计原则、系统总体架构、系统功能要求，制订详细的项目建设实施方案。从人员配置、基础业务、制度建设、硬件设备配备、电子档案系统实施、传统载体档案数字化实施、档案专题数据建设、电子文件归档实施等方面，按照计划实施，有序开展。

（四）项目验收。档案信息化建设工作试运行完成后，将形成的相关报告及数据报有关部门审核，审核通过后，组织相关人员对项目进行验收。

（五）项目运维。项目通过验收后，进入运维阶段。按照集团《档案管理系统使用及运行维护管理规定》的要求，建立相应的组织机构，选择适当的运行模式，对系统运行中产生的问题收集整理，并及时解决，确保系统安全、有效运行。

三、档案信息化工作的目标

（一）基础设施建设方面。为保证档案信息的安全、保密，充分利用集团公司现有信息化基础条件，建设满足档案信息化运行要求的机房；利用集团公司内网平台，建立档案部门局域网；根据档案信息化运行需要，配备满足工作需要的各类硬件设施设备。

（二）档案管理系统建设方面。1.信息化平台建设。实现文件的全流程管理。构建统一的技术平台和应用系统，确保标准、规范和技术实现的一致性，降低管理成本。并且实现自定义各档案门类的各业务环节（归档、移交与接收、保存）的检测项目、元数据的检测规则、检测控制环节。全集团各单位之间在查阅权限和审批权限体系下，实现远程查档。根据发布级别的不同可以查看权限范围内的电子档案。如申请者所属权限与档案权限不相符，可发起对应借阅流程。业务平台文件归档全流程化、模块化，监督审核规范化，由档案馆管理人员设置电子文件管理系统的工作审批流程，从而最大限度节省时间及人工成本。2.业务数据交互体系。建立与专业子系统相关的元数据标准，对标准全面梳理，确保数据采集的及时性、唯一性；提供数据接口，用户可以自由配置。3.数字资源库体系。构建统一的技术平台和应用系统，确保标准、规范和技术实现的一致性。统一集团档案馆、各二级单位档案室的电子软件系统及其版本；实现与协同平台、纪委、质量监督、财务会计、人力资源、生产调度、安全综合管理等管理系统的标准化联通，实现电子文件归档；提供多种检索方式满足多样化的利用需求。

（三）档案信息化建设方面。集团为加强数字档案资源建设，将对档案的数字化管理分门别类组成有序体系。包括：区分全宗、全宗内档案分类、立卷、卷内文件系统化、案卷装封，案卷封面编目、案卷排列、案卷目录编制，分阶段、分批次对各门类档案进行数字化，实现资源共享。

（四）信息开发利用方面。集团公司档案馆在丰富和充实馆藏的基础上，稳步推进馆藏档案信息资源的数字化和馆藏档案的网络化发展建设；加强档案编研工作，提高编研质量；加强对档案的宣传，提高集团公司领导及广大职工开发利用档案信息资源的意识；强化服务职能，提高档案工作人员服务质量。

（五）制度规范建设方面。参考国家相关标准规范并结合集团公司实际，制定档案信息化使用管理规范，明确档案人员及系统管理人员职责，建立档案系统管理办法、安全与保护制度等；形成电子档案收、管、存、用等方面的标准规范体系及实施文件，如：电子文件归档标准规范、档案分类方案、各类档案管理及业务流程规范、安全与保密规范等。

（六）安全保密体系建设方面。本系统运行的数据多为敏感、涉密信息，专业数据采用分布存放相互隔离。并严格遵守有关保密工作的法律法规，配备保障档案安全的软硬件设施设备，制订符合本单位实际的保密规范、保密制度，与相关责任人签订保密协议，完善档案工作各个环节，确保档案实体及信息安全。

四、项目实施进展及效果

淮北矿业集团自档案管理系统实施以来，按照“总体规划，分步实施”的原则，严格落实“一周一报告一调度”制度，项目按照计划实施。目前，档案信息化管理系统涵盖了档案管理业务各项环节，在保障“收、管、存、用”业务实现的基础上，具有管理科技、文书、会计、声像（照片、录音、录像）、特殊载体等各门类电子档案和辅助管理实体档案资料的功能，且具备灵活的可扩展功能。