浅谈档案管理中的电子档案管理

刘龙

内蒙古准格尔旗妇幼保健院 内蒙古鄂尔多斯 010300

随着我国经济不断的发展，科技不断的进步，信息化已经越来越明显，那么对于档案管理这一方面来说，电子档案的出现也是必然的，它的出现能够让档案管理更加的规范化，对管理的内容能够更加的精准化，同时在管理效率这一方面也得到了大大的提升，相比于以往的纸质档案管理来说，它有着不可忽视的优势存在，但是由于发展的还不够完善，电子档案管理在一些方面还存在不足之处有待我们的解决。

1 电子档案的基本要求

1.1 完整性

电子档案与其他文书档案一样，由于组织机构不同，制言语主、发文、收文、整理的要求亦有所不同；由于行业不同，规格、形式、期限、组盘的方式亦有所不同：由于专业技术水平不同，有关人员知识、技能、方法的标准亦有所不同。而且在基建、设备、科研、房地产等领域，内部文件、外来文件、审批文件、评审验收文件，经常处于滚动状态，如不及时整理归档，可能会使信息资料失散，造成档案不完整。特别是电子管理部门立体交叉，工作人员结构复杂，管理形式多样，也会导致电子档案的不完整，针对以上情况，我们必须提高认识，端正态度，采取有效措施，确保电子档案的完整性[1]。

1.2 原始性

电子档案不同于纸质档案材料，电子档案的生成往往是“由实变虚”致使“原始状态”失真，尤其是在电子档案的生成、传输、接收、储存的过程中，它既是原始的，又是复制的，它不同于纸质档案的原始性。各种各类的电子文书档案，特别是制作磁盘、光盘、磁带、影像时必须保证电子档案的原始性。

1.3 真实性

电子档案可被原样复制，亦可在复印中变质，而且被修改后不会留下痕迹，所以在电子档案建立、检查过程中必须保证其真实性。电子档案极易失真，这不是电子文件本身的缺陷，而是在形成电子档案的过程中，采取的方式、方法、软件、格式不同，因此，信息内容“出错”的概率会高于传统档案。

1.4 安全性

电子档案的数据、文字、影像极易被非法操作更改，容易被“黑客”击伤，可被随意篡改信息，这些都会直接损害电子档案的安全性，而且磁盘、磁带的支持体，也易产生静电，直接影响信息再现，出现不安全问题，吸引尘埃导致卷曲、磁粉脱离、磨损生霉等。因而，必须保证电子档案的安全性。

2 电子档案管理的优势

相较于传统的纸质档案管理。电子档案在档案查询信息查询及档案的提取方面节省了大量的人力物力，提高了管理档案的效率。档案用户可以更快地获取档案中的要点和重要信息，为档案用户提供全方位、多角度的信息服务。同时，电子档案管理的使用减轻了档案归档、检索和查阅的困难，档案管理者依靠档案管理系统就能实时了解档案信息，提高了档案管理的效率。传统的纸质档案管理不仅繁琐、复杂，而且在发生火灾等不可抗力的情况下，存在丢失档案的风险。电子档案通过信息网络存储数据，通过建立高效、完整的档案管理系统，使归档过程方便快捷，通过不同的网络媒体存储数据，有效防止数据在不可抗力的情况下丢失的情况。它保证了档案的完整性和永久性。在查阅机密文件电子档案时，需要提供相应证明手续，能够有效防止重要信息外泄，保障机密文件等一些特殊文件的安全。

3 电子档案管理的对策

3.1 确保电子档案的信息网络安全

为确保电子文件的安全性，避免电子档案信息在传输、存储、查阅过程中出现信息泄露的现象，涉密等重要的电子文件应重点进行标注并进行严格的审批程序[2]。在收集电子文件的过程中，应确保传输电子档案的信息网络的安全性，通过相对安全的单位局域网进行传输、整理，防止一些重要文件存在泄露、灭失的风险。同时，档案管理部门应配备专门的档案设备维护人员，负责档案管理系统及设备的日常维护工作，及时更新档案管理系统、确保档案从传输到储存整个过程的连续性、完整性。保障电子档案安全完整储存的同时，建立健全电子档案管理制度。

3.2 培养电子档案管理技术人才

随着信息网络技术不断渗透到档案管理的日常管理工作中，电子档案归档过程工作任务重，对电子归档系统不熟悉等现象制约了电子档案管理的开展。电子档案管理人才的缺乏已经成为影响电子档案管理工作进程发展的一个重要因素。档案管理人才的匮乏导致了电子档案管理止步不前，培养掌握先进信息技术的档案管理人员，是电子档案管理稳步发展发展的关键。因此，档案管理部门应挑选符合条件的人员。对他们进行专项技术培训，熟系掌握电子档案管理系统，熟练电子档案操作流程。同时，转变思想也是电子档案管理工作正确开展的关键。可以通过开展有关电子档案宣讲会，帮助一些不能及时转变管理思路的管理人员正确认识电子档案管理的重要性。设立切实有效的电子档案管理制度，并要求管理人员严格遵循，管理制度的有关规定科学合理的使用管理设备进行点在档案的管理，同时应加强对电子档案管理人员的管理，对于一些故意或重大过失毁损电子档案，致使电子档案毁损、灭失的行为，給予相应的处罚。逐渐规范电子档案的管理[3]。

4 结语

电子档案的出现是肯定以及必然的，因为随着科技的不断发展，纸质档案已经不能再适应当今社会的需要，电子档案应运而生，并且在将来还会发挥出不可估量的作用，所以对电子档案进行更加规范的管理是迫切需要的，让其能够扬长避短是当下我们所需要解决的问题。本文通过四方面的阐述，希望工作人员能对电子档案管理工作提高重视，尽快完善、改进电子档案管理中存在的问题，制定相应的法律、法规，让电子档案这种形式能更好的服务于大众。