浅析实现办公室行政管理精细化的思路与对策

张高锋

摘要：在企业的生产经营中，办公室扮演着重要的角色，办公室行政管理效率对企业的管理具有重要的影响，但是在办公室行政管理中存在着一些问题，降低了行政效率。本文对办公室行政管理中的问题进行研究，提出行政管理精细化的思路理念，并给出相关的建议，从而推动办公室行政管理的改善，进一步推动企业的发展。

关键词：办公室行政管理;精细化;对策

目前，我国的办公室行政管理理念比较的粗放、简陋，四川路桥集团作为工程类企业，在办公室行政的管理方面，本身就比较缺失，但是，随着经济的发展以及市场竞争的日益激烈，这种粗放、简陋的管理理念渐渐地不再符合企业发展的需要，变得不合时宜，办公室行政精细化管理理念应运而生，这种科学化、合理化、精细化的管理理念能够更好地降低管理成本、提高管理效率，更好地发挥资源的配置作用，促进企业的长远发展。

一、办公室行政管理中的问题

（一）办公行政制度不完善

没有规矩，不成方圆。国家尚且需要法律法规来维持社会秩序，企业也需要制定相应的办公室管理制度，来保障办公室行政制度的有效实施与管理。目前，一些企业在办公室行政管理制度方面比较缺失，缺乏完善的制度体系，或者办公室的行政管理套用其他部门的管理方式，不能适应办公室管理的实际需要，严重影响办公室的行政工作效率。此外，企业在办公室管理制度的实际实施过程中，因为人员素质等一些因素，不能完全落实制度，无法实现明确责任，责任到人，工作中一旦发生问题，相互推诿，互相踢皮球，无法具体追究责任到人，导致行政效率严重降低。

（二）团队协作能力缺乏

办公室是一個团队，很多事情都需要进行团队合作才能完成，一个人单枪匹马不可能完成，但是，由于员工自身的原因，一些员工团队合作的意识比较薄弱，缺乏团队合作的能力。在实际工作中，在团队合作出现问题时，相互之间很难进行有效的交流与沟通，甚至会产生一些无法避免的矛盾，最终导致降低工作效率，不仅无法保证工作的质量，也会增加企业的成本。

（三）员工素质不够

办公室的工作本身具有特殊性，因此需要办公室的工作人员具有更高的协调能力、共情能力以及主人翁意识。但是在实际工作中，由于对办公室工作的不重视，在招聘时的要求不够或者员工自身缺乏对自身工作的重视程度，工作积极性不高，导致工作中出现问题时，不能及时加以解决，甚至无法找到这类问题的负责人，拉低整个企业的工作效率与质量。

因此，为了更好地进行办公室行政管理，需要对管理制度进行变革，实现办公室行政管理精细化。

二、实现办公室行政管理精细化的思路

（一）细化与量化管理科目

企业的办公室行政效率低的主要原因之一在于没有将工作进行细化管理，而是直接将整个工作环节进行打包管理，使得在工作过程中，员工的责任明确不清晰，缺乏时效性。因此，为了更好地对办公室工作进行管理，要根据工作本身的逻辑性将工作进行科学地划分，把工作的每一部分都能分配到人，明确各自的责任，既有利于工作的精细化完成，提高工作的效率与质量，也能够便于企业管理者对工作的进展情况进行监督，掌控工作的进度，出现问题时能够追究责任到人。此外，为了提高整体的工作效率，可以将办公室行政管理这一工作进行量化管理，用数量来测量工作，进行工作上的安排。

（二）引入流程化、标准化理念

流程化、标准化的概念一直应用于生产领域，对于生产效率有着明显的提升，因此，我们也可以将这一概念进行借鉴，运用到企业办公室行政管理的精细化中来，将工作视为生产的流水线，把工作进行分解，细化到每一个环节，再结合企业的实际发展情况，按照顺序进行分工。同时，根据企业的发展实际情况与发展规律，建立起科学、合理的工作标准，并且在实际工作中，不断地加以调整，最后完善成一套标准的缜密的管理工作流程，将办公室工作进行高效、正确的流程化标准化处理，提高行政工作的效率，实现精细化管理。

（三）强化经济化协同意识

经济人理念最基本的要求就是实现利益的最大化，企业不是单枪匹马就能形成的团体，任何事情都需要团队的协作，需要经过多个步骤、环节、大家合作才能完成，因此，企业的经济化是需要团队协同的经济化，要提高员工们的团队经济化协同意识，改善管理模式，在工作中，通过最经济化的工作流程，来减少成本的投入，提高工作的效率与质量，实现企业利益的最大化，同时，也能够保证企业与员工之间的双赢，既能促进办公室行政管理的精细化，也能保障员工的利益。

三、实现办公室行政管理精细化的对策

（一）建设精细化办公室文化

要想实现办公室行政管理的精细化，首先要提高员工的精细化管理意识，建立起相应的办公室文化，在循序渐进的过程中慢慢实现精细化管理的目标。建设精细化办公室文化，首先要树立起员工们的信心，任何一种文化的建立都是需要时间慢慢累积、沉淀的，绝不可能一蹴而就，慢慢建立起办公室精细化文化。同时，也要对员工加强培训，通过科学合理的方式（下转第86页）（上接第84页）对员工进行引导，比如制定详细的目标，将办公室工作进行精细化的划分，如此一来，既能够完美地完成工作，提升工作的质量与效率，改善办公室行政管理模式，也能够逐渐培养起员工的精细化管理意识，慢慢讲精细化办公室文化深入人心。

（二）完善精细化管理制度

完善办公室精细化行政管理制度最重要就是要将办公室的工作进行划分，不能模糊设置，而是应该明确每一个岗位负责的工作，将职责落实到人，优化办公室的管理制度，同时也可以避免责任不清晰带来的互相推诿的踢皮球现象，在出现问题时，能够第一时间进行解决，提高管理的效率与质量。此外，如此一来，还可以避免出现冗工的现象，在一定程度上避免工作职责交叉的人力浪费现象，既节约了人力资源，也降低了企业的管理成本，还便于对办公室工作进行监督，强化监督体系在制度中的作用，推动办公室行政管理精细化的进程。

（三）提高员工自身素质

不论是传统管理模式还是精细化管理模式，最后都必须将重点落实到人的身上，员工自身的素质对于整个精细化管理工作的推进具有非常重要的影响，必须要对员工进行一系列综合培训，提高员工的专业知识水平和综合素质。但是员工的素质如果仅仅通过培训，不对其进行检查监督，便无法对员工进行考核，无法真正提高员工的素质。因此，必须建立起行之有效的绩效考评和激励机制。在进行考评的时候，要结合实际情况，选取合适的考核标准，定量与定性相结合，避免主观性评价以及宽严不一的现象的发生，保证考评的客观性、客观性以及合理性。在进行激励时，在将重点落实到激励上时，也要适当对绩效考评不合格的员工给予一定的处罚。激励的手段也要多元化，不能一味只采取物质奖励手段，要结合精神激励手段，物质与精神同时并重，构建起完善的激励制度，从而激发员工的积极性与创造性，提高工作的效率与质量。

（四）引进信息化管理手段

办公室行政管理精细化需要依托信息化管理手段为载体，引进先进的信息管理系统，对办公室管理的数据进行处理和分析，从而提高办公的效率，也便于对办公室的管理流程进行监督，做到公平、公正和公开，加强对企业的各项费用的精细化管理。

办公室行政管理在企业管理中具有重要的意义，推进办公室行政管理精细化，不仅可以提高员工的工作效率，也可以实现员工的可持续发展。

【参考文献】

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