提高高职院校实训物资管理有效性的几点思考

孙云波

摘 要：高职院校因教学业务特点对实训物资需求量较大，而实训物资因价低、量大等特点管理难度大，但管理关注度不高，所以长期处于资产管理边缘化状态。本文基于本校管理实践，通过分析学院实训物资管理内部控制审计发现的问题和原因，从实训物资采购管理、日常管理和处置管理等方面提出了加强有效管理的建议。

关键词：实训物资;内部控制审计;采购管理;日常管理;处置管理

高校的实训物资一般是指用于教学、科研等方面的不属于固定资产的物资，包括材料、低值品和易耗品。由于种类多、单价低、数量大、易损耗等原因，采购、日常管理、处置等方面均有别于固定资产，管理难度也较大。目前，实训物资管理的制度依据主要是《高等学校材料、低值品、易耗品管理办法》，相关的事业单位国有资产管理办法主要规范的是固定资产、无形资产的管理。 基于二八定律，高校资产内部管理过程中也更注重固定资产的管理，对于实训物资的管理相对薄弱，而高职院校因为培养的学生主要是技能型人才，日常教学、科研过程中实训物资的使用频率、耗用量极大，因此如何对实训物资进行有效管理更有现实意义。

一、审计项目基本情况介绍

上海电子信息职业技术学院是一所创立于1960年的全日制普通高等职业院校，办学主旨是培养电子信息、先进制造业、生产性服务业和城市服务业高素质技术技能型人才，90%以上的毕业生在上海电子信息制造业、软件业、信息服务业和城市服务业等相关行业就业，学院的电子技术与工程学院、通信与信息工程学院、机械与能源工程学院、经济与管理学院、中德工程学院、设计与艺术学院、外语学院等7个专业学院共有33个专业，构成了以电子信息大类和制造大类专业为主体，财经大类与艺术设计传媒大类专业共同发展的专业体系，与上海航天局、上海飞机制造有限公司、上海铁路局、上海仪电（集团）有限公司和宝钢集团等100多家中外知名企业建立了长期合作关系。

近年来，一方面隨着技术更新换代周期缩短，学院的专业群在不断调整优化;另一方面随着社会对技术型人才需求的增加，学院的招生规模也在不断扩大。因此实训物资的需求量不断增加的同时，需求种类也在一定程度上根据教学、科研实际不断调整，管理压力逐年增加。学院实训物资管理的采购、管理职能部门是资产管理处，二级单位设立资产管理员岗位与之进行业务对接，负责本部门实训物资的采购和管理，但学院资产管理的重点在于固定资产管理，已经建立了相对完善的管理机制。但对于实训物资管理没有相关制度规定，除采购组织和铁屑等少部分废旧实训物资由资产管理处统一回收处置之外，没有明确的管理要求，实行二级单位自行管理模式，整体管理风险较大。基于此，2018年学院对实训物资管理进行了内部控制审计，旨在通过对2016？017年采购的实训物资管理情况的审计，了解实训物资管理的总体状况，对其内部控制设计有效性和执行有效性进行评价。

此次审计的关注点在于实训物资采购管理情况，重点关注实训物资是否实际到货、采购验收核对情况;二级单位实训物资日常管理情况，重点关注二级单位实训物资的台账管理情况、领用管理情况、仓库管理情况、实训物资盘点情况;实训物资处置情况，重点关注是否分类处置、是否集中处置、处置程序是否规范。由于实训物资主要集中于有学生的二级教学单位，因此对此类二级单位2016？017年采购的800多万元实训物资以51.75%的抽样比例，对单价100元以上、数量超过10个以上以及单价1000元以上的实训物资进行全面盘点，从而发现管理难点、薄弱点，为提高学院实训物资管理水平提出合理建议。

二、实训物资管理存在的主要问题

在此次审计过程中，我们发现当前实训物资管理过程中在管理制度健全性，采购管理、日常管理、处置管理有效性等方面存在问题。

1.实训物资管理制度缺失

学院只制订了学校层面的《低值物品管理规定》和实训材料采购流程，没有材料、易耗品的使用管理、盘点等管理制度，也没有要求二级单位建立相应的管理制度或流程，管理要求和标准的缺失导致二级实训物资管理水平参差不齐。

2.存在部分实训物资闲置现象

学院实训物资的采购预算基本由使用人员根据已核定的教学计划安排或项目（课题）预算确定，二级资产管理员管理重点在于同类汇总，资产管理处管理重点在于根据申购要求落实采购，缺少对采购预算合理性和必要性的实质性审核，加之大部分实训物资领取后即由使用人员自行保管，二级单位也没有实行规范的台账管理或定期盘点制度，因此部分实训物资被闲置，存在管理漏洞。

3.存在账实不符现象

在盘点过程中我们发现由于学院的实训物资验收把关不严，导致存在部分实物与领料单上型号规格或数量不一致现象。在审计前，实际操作过程中，学院实训物资验收由使用部门组织，资产管理处负责根据申购单开具领料单进行出入库处理，不组织验收工作也不对二级单位验收过程进行监督;二级单位没有制订验收流程，权责不清，验收流于形式，因此出现比如某二级单位的角磨机型号与实物不一致、材料数量与领料单登记数量不一致等问题。

4.二级单位使用管理不到位

大部分被审计的二级单位只有简单的领用台账，基本信息包括实训物资名称、领用日期和领用人签名，没有领用的实训物资规格、型号记录或记录不全，低值品、易耗品没有归还记录，且各二级单位的领用台账格式不统一，比如有些二级单位直接以采购申请单替代领用记录单;没有建立出、入、存的台账明细记录;实训物资日常管理一般采用的是各年采购的实训物资混放管理，导致无法盘点，也无法进行库存管理。比如某二级学院的铣刀有好几种规格，价格也不同，因为没有管理台账，实物明细账只有品名而没有规格型号，造成难以盘点。以上原因也间接造成重复购置，库存积压的问题。

5.没有组织定期盘点

审计前，学院没有制订实训物资的定期盘点制度，也没有要求开展相应的实物盘点工作，因此，二级单位也没有进行定期盘点，加之没有实行台账管理，因此造成“家底不清”，出现存放地点不明，盘盈、盘亏原因不明等现象，也极易导致实训物资采购预算不当等后果。

6.存在处置难问题

目前，废旧实训物资的处置各高校均采取谨慎态度，原则上要求使用部门不能自行处置，而相关主管部门对实训物资处置问题只做了原则性规定，比如《高等学校材料、低值品、易耗品管理办法》第十五条规定“校、系库房对使用单位无法利用的残次、废旧物品和包装材料应按具体情况组织回收，尽量整修使用，改制利用、变价出售和调剂处理”。高职院校囿于办学规模，一般而言废旧物资的处理量比不上本科院校，而且因为办学场地比较紧张，废旧物资储存面积有限，废旧实训物资处置难度相对较大。比如学院待处置的固定资产存放仓库采取的就是租赁方式，废旧实训物资根本没有场地储存，因此，实训物资只有少部分如废弃金属等因回收价值较高，由资产管理处按固定资产处置程序统一回收后处理，处置收入上缴国库，而废弃元器件、电线、数据线等应回收价值低或回收成本等原因，不能及时处置，增加了仓储压力，比如通信类、电子类专业每天会产生大量的废弃元器件及线材，按学院现行制度规定无法及时处理，也没有足够仓储空间，处置难问题长期无法解决。

三、加强实训物资管理的措施建议

1.完善管理制度

在实行分类管理的基础上，学校层面应该制订相应的业务管理制度，以明确采购、日常管理、处置等各环节的管理要求和职责权限;二级单位应该根据本单位管理特点和实训物资特点制订内部采购管理、日常管理、处置管理程序，明确使用人、资产管理人员、管理层的职责权限，提高二级单位实训物资管理水平，并向学校职能管理部门备案，避免产生条款内容与上级或学校管理要求冲突的矛盾。

2.加强预算管理

存在实训物资闲置问题的根源在于预算编制的不合理和预算审核的“走过场”。相对而言，实训物资采购程序相对简单、预算执行难度较小，实训物资尤其是材料、易耗品使用数量难以精确，所以往往会倾向于通过购买实训物资提高预算执行程度，因此，编制实训物资采购预算的基础应该是教学课时、学生人数、前一期的盘点结余等因素，并综合考虑使用寿命、损耗率等因素，避免出现资源浪费现象。

3.加强验收管理

完善实训物资的验收流程，明确采购职能部门和二级单位的验收责任，如果验收由二级单位组织，则二级单位应该在内部验收流程中明确验收相关人员的组成及职责。领料单相关信息应该根据实际验收结果出具。

4.加强日常使用管理

规范二级单位的实训物资台账管理，根据领料单信息记录实训物资品名、规格、型号、数量、价格等要素，并详细记录出、入、存情况，同时做好领用记录;同一品名、不同规格型号的实训物资应该分别保管或以贴标签等方式予以区分;低值品等保管人、存放地点等信息变化应该及时变更;采用三级管理模式的二级单位应该对三级管理情况进行监管。

5.实行定期盘点

二级单位根据管理特点，可以采用阶段性盘点或年末盘点方式，比如教学用实训物资可以采取每学期期末盘点一次的做法，比赛等训练用实训物资可以采取赛事结束盘点一次的做法等，但无论采用哪种实物盘点方法，都要注意编制或保存规范的原始（转90页）（接92页）盘点记录以备查，学校职能管理部门应该以抽查方式进行实物盘点，以加强监督。

6.实行分类处置管理

可以根据各专业的实训物资用途划分自行处置物资和统一处置物资或根据金额划分贵重物资和普通物资等，制定相关处置流程，明确实训物资的处置范围、标准、程序和审批权限，比如用于毕业设计的相关实训物资组成的成品经备案后可发放给学生，素坯等无法回收的实训物资可自行处置，二极管、线材等按照地方垃圾分类管理办法统一回收处理。

7.利用信息系统加强管理

利用实训物资管理平台进行线上台账管理，无疑可以大大减少管理工作量和管理难度，也可以充分利用大数据分析估算出各类实训物资的损耗率或使用量以提高实训物资预算管理水平，但前期需要完成历年清查、清理库存的工作。

8.加强二级管理队伍建设

与本科院校相比，高职院校管理规范化水平相对较低。近几年高职院校扩张较快，管理质量要求越来越高，而管理队伍素质提升不可能一蹴而就，因此，职能管理部门应该加强业务培训，建议除管理理论知识培训和现场指导方式之外，建立定期二级资产管理人员交流、轮流检查等机制，相互学习、借鉴。

由于实训物资特点和院校自身特点，高职院校实训物资管理中存在许多问题，建立有效的管理制度或流程、强化分类管理和有效监督、加强管理队伍建设、借助信息系统辅助管理等措施，不失为提高实训物资管理水平的有益手段。笔者所在学院已经或正在从上述几方面改进工作，管理规范化水平得到明显提升。

参考文献

1.刘永泽，池国华.企业内部控制制度设计操作指南.大连出版社，2011.

2.张庆龙.高校内部控制建设实施操作指南.经濟科学出版社，2018.

（责任编辑：兰卡）