浅谈当前教育人事档案管理工作面临的问题及应对

张帆

摘要：随着我国经济的快速发展和社会的不断进步，相关的教育事业单位的人员也有很大的变动，若想保证人事档案的完整，就要求相关的教育事业单位做好档案的信息化管理工作。但是，目前我国在教育人事档案管理中还存在着很多问题，导致人事档案管理工作没有办法顺利的进行，所以，本文针对于当前教育人事档案管理工作中所存在的问题进行分析，并且对此制定出相应的解决措施，以此来使教育人事档案管理的信息化建设可以顺利的进行。

关键词：教育人事   档案管理   问题   对策

教育人事档案中包含着教育人才的个人履历与个人奖惩情况，同时也完整地记录了教育人才的各个方面信息。确保教育人事档案管理的系统性和科学性，才能够保证教育人才分配合理。随着社会经济的发展，推动了社会各行业各领域的进步和变革，由于时代的发展，工作方法的变化，传统的教育人事档案管理方法不能适应时代潮流，因此，对教育人事档案管理工作提出了更高的要求，提高教育人事档案管理效率。人事档案管理没有高的管理水平，会在一定程度上影响教育事业单位的工作效率。本文主要围绕教育人事档案管理工作展开讨论，首先分析出在档案管理中存在的问题，并根据这些问题提出有效的解决办法，从而提升教育人事档案管理的工作效率。

一、当前教育人事档案管理中所存在的问题

（一）教育人事档案的管理方式比较落后、信息化认知不足

人事档案管理工作随着时代的发展，开始进入管理信息化阶段，然而，仍有部分教育事业单位还在使用传统的管理方式和制度，致使档案管理的工作不到位。随着社会的发展和进步，在管理档案的工作中出现了一些问题。电子档案的应用，使人事档案管理工作变得更加复杂，同时要求着档案管理有更高的制度和技术。在当前，我国教育单位信息档案的总体管理水平仍然远低于一些发达国家，这主要是由于一些教育单位没有注意档案管理工作的重要性，对人事档案管理信息化重要性的认知度不够，同时缺乏支持档案管理的工作系统，导致档案管理工作变得更为复杂，致使管理工作的效率低下。

（二）教育人事档案信息化、科技化建设缓慢

近几年，我国教育事业单位的人事档案管理信息化、科技化、数字化的建设脚步较慢，很多教育事业单位并没有深刻认识到建设信息化人事档案管理系统的重要性，在档案管理上投入较少的资金，这样的情况下，就会没有配备齐全人事档案管理相应，制约了档案查询以及检索工作的准确性和效率。此外，只进行简单的规划，不完善的配套设施，会对人事档案管理信息化的操作性、实用性和可靠性造成一定的影响。人事档案管理工作已经开始使用信息化技術，但大部分管理人员对教育人事档案信息管理工作的重视程度不够，且大部分人事档案管理人员专业性不强，缺乏理论知识，此外，由于教育事业单位对人事档案管理工作投入资金较少，导致人事档案管理信息化建设受到影响，难以进行。

此外，科学技术作为教育人事档案信息化建设的前提基础，较发达国家相比仍处于比较落后的时期，工作效率较低因此，教育人事档案信息化建设工作效率较低。科学技术水平落后，对教育人事档案信息化建设起到直接影响。虽然大多数教育事业单位正在积极完善人事档案信息系统的建设，但由于技术人员水平不过关，在实际数据维护和管理是仍会出现问题，阻碍了人事档案管理信息化建设。

（三）教育人事档案管理工作人员的综合素质不足

随着我国科技的迅速发展，先进的设备和技术越来越多地引入到教育事业单位的档案管理中，但由于这些设备和技术没有得到适当利用，教育事业单位档案管理的现代化程度目前仍然存在较大问题。目前，档案管理的目标和科学管理手段的选择性和随机性更大，同时缺乏考虑到现实情况的标准化档案管理模式，导致档案管理的目标和科学管理手段在很大程度上取决于档案管理的质量，致使档案管理的工作水平较低。目前，许多档案管理人员在业务和管理能力方面无法满足档案管理的基本需要，特别是一些市镇教育事业单位的教育档案管理人员，这些档案管理人员专业水平相对较低，而且在档案管理方面的专业能力较低。并且，由于多数教育事业单位并未认识到人事档案管理工作的重要性，相应的人事档案管理人员的档案管理水平和专业素质不高，人事档案管理工作人员不重视档案管理的重要性，档案管理的工作人员能力有限，即使档案管理人员对档案管理的质量要求相对较高，但档案管理人员的能力相对较为薄弱，工作人员的管理培训没有得到有效实施，使工作人员的工作水平和技术能力大大降低，无法对档案管理的总体质量进行管理。

二、强化教育事业单位人事档案管理的对策

（一）提高对人事档案信息化建设的重视程度，强化档案管理工作

教育人事档案管理信息化建设不但是应时之策也符合我国城市教育人事档案管理发展的必然趋势，所以，教育事业单位必须重视人事档案信息化数字化建设工作，加大对信息化建设的资金和人力投入，为教育人事档案管理的信息化建设提供技术支持，创造出一个适合教育人事档案管理信息化建设的网络环境，促进其更好地发展，此外，还应引进新型信息化技术，取长补短，提高技术水平，引进先进设备，把人事档案管理信息化建设所需的软硬件配备齐全，既要满足工作所需，又要最大限度的节约成本，避免资金浪费，进一步完善人事档案管理信息化建设。

（二）增强档案数字化管理的安全意识

随着计算机的广泛应用，数字化信息技术为档案管理提供了一种有效和迅速的管理方式。但在使用计算机的过程中也存在一定的缺点，例如计算机使用时会产生一定的安全风险等。目前，在教育事业单位档案管理工作开展的过程中，这一些教育单位缺乏安全意识，在档案数字化管理的过程中，各种档案的资料丢失以及个人资料泄漏等会造成无法弥补的损失。此外，储存电子档案的最新版本不兼容以及不合法等会导致材料无人保管后被大量销毁。档案保管长期以来一直是档案管理中的一个重要问题，但并未得到教育事业单位的注意，这往往导致档案管理工作无法正常进行。根据对档案保密程度的严格定义，对数据库中的数据进行系统编码，以确保正确处理档案的保密性，同时拒绝接受用户的请求，从而确保数据库中的所有数据都能以保密的方式处理。

（三）建立健全的档案管理制度

对人事档案信息管理的重要作用进行充分发挥，首先要进行科学、全面管理制度的建立，这一制度的建立，不仅能约束和监管管理人员责任意識和专业素质，另还可以保障人事档案信息维护的完整性以及保密性。在信息化、数字化的大时代背景下，还要对人事档案管理的规范以及相关配套制度和标准进行补充制定。教育人事档案的管理流程标准化，应该从教育事业单位人员入职就进行管理，实时跟进，同期计划、检查以及补充，最后按时上传。对人事档案资料时效性、完整性以及延续性做出保障。

目前，我国大多数教育事业单位没有一个完善的档案管理系统来提高档案管理的质量，这就需要建立一个完善的科学档案管理系统，并制定严格的档案管理工作流程标准。因此，各教育事业单位应根据自身的实际情况，建立一个科学的档案管理系统，该系统包括收集、组织、运作、编目、定位等方面的信息。同时，应当配备多名工作人员对该系统进行操作并且负责管理档案以促进人事档案管理工作的顺利进行，同时确保档案的检索方便和安全保管。随着我国对于教育事业单位人事档案管理工作的重视度提高，目前，我国对于档案管理工作正在逐步的探索和改进，并采取有效措施确保规定的制定以及确保档案管理的及时性，在提高档案管理质量的同时，保证档案管理的数字化建设不断发展。

（四）提高教育人事档案管理人员的综合素质

为了提升人事档案管理工作的效率，教育事业单位对管理人员进行专业上培训，将管理人员的专业能力提升，对建设教育人事档案管理重要性以及必要性有更深刻的认识，从而顺利有效的开展管理档案工作。教育事业单位可以定期的对档案管理人员的管理相关技能进行培训，使员工学习到更多的管理知识，学习新的管理方法和手段，增强员工的档案管理的专业素养，不止要注重理论知识的教学，还要加强员工的实践能力，对其业务知识进行普及，做好收集、存档资料等各项管理工作，将工作中会出现的失误减少，员工因此可以加强自身专业素养以及职业道德水平，根据工作的要求，将自身的不足之处加以改进，对相关规章制度严格遵守，在一定程度上将档案管理工作水平提高。

三、结语

综上所述，在新的时代背景下，我国经济和社会不断发展的同时，教育事业单位的人事档案管理工作也应与时俱进，根据教育行业具有的特殊性，教育事业单位要深刻认识到建设人事档案信息化的重要性，推动建设人事档案的管理信息化模式进行优化完善，将档案管理相关专业水平提升，在网络信息化的时代下，进一步完善教育人事档案管理信息化建设的发展。

参考文献：

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[2]孙伟.浅析基层事业单位人事档案管理工作存在的问题及对策[J].中国卫生产业，2015，（30）：168-170.

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（作者单位：辽阳市教育发展服务中心）