“最多跑一次”改革下行政机关单位的档案管理研究

摘要：“最多跑一次”改革已经从传统的地方探索模式转型升级为顶层设计，成为我国深化改革的目标，范围也从地方扩展到了全国。2018年我国在改革的道路上又取得了突破性的进展，“最多跑一次”成为改革发展的核心目标，以三个关键词来概括就是“撬动”“深化”和“扩散”。由于处于新时代改革的初期阶段，2018年改革工作产生比较明显影响的工作体现在“撬动”效应上，通过采用“标准地+承诺制+政府代办制”，以及区域环评、区域能评、联合测绘、联合踏勘、联合评价、施工图联审、联合验收等改革措施，在很大程度上减少了企业投资项目审批所需要的流程和时间大大缩短，极大的改善了企业的营商环境。在“最多跑一次”改革下行政机关单位的档案管理也应往此方向进行发展。

关键词：“最多跑一次”   行政机关   档案管理

2018年1月23日，习近平总书记主持中共中央深化改革小组审议了《浙江省最新改革研究报告》，并提出将浙江“最多跑一次”经验推广到全国。 “最多跑一次”不再依据政府本身的逻辑。相反，它是依据公民和企业的需求，它迫使政府及其组成部分进行改革。“最多跑一次”改革具有重要的“需求导向”，“问题导向”和“效果导向”。这些特征并非朴实的“任务导向”。这就要求行政单位档案的行政处理需求抛弃传统办法，转变为信息化处理和“互联网+”的档案处理方式，使之与普通群众、企业、行政事业单位内的需求紧密结合，使档案处理作业高效有序开展。

目前我国行政单位档案管理还存在很多问题亟待解决，所以当务之急是分析目前行政档案管理存在的现实主要问题，然后制定出具有针对性的解决对策，促进我国档案管理改革的科学展开。“最多跑一次”下行政事业单位档案处理科学改革之中的核心工作为——文件的处理与管理，集成“处理，绩效和政治”三大要求于一体。随着我国公共服务机构深化体制改革以及网络信息化的快速发展，如何实现档案管理的信息化和规范化，提高档案管理水平，確保单位有序运作已成为当务之急。其重要性主要体现在：首先实现档案管理信息化是档案管理工作发展的必然趋势。二是提升档案处理科学处理高效，有序，调和工作的必须保证的工作。三是实现档案的科学规范管理是加强行政事业单位改革的重点。

一、行政机构之中档案处理工作的基本问题

（一）处理信息不健全

许多单位都没有太多关注文件处理的原因。虽然它现已出现在企业、行政单位的信息处理系统中，但在实际施行中依然十分短少，监管机构的责任没有依法制定。其次，在“最多跑一次”改革要求下，互联网+理应是档案处理工作的基本载体，然而现如今档案处理作业是最基本的作业平台还是纸张管理，政治和绩效效果的提升并不显著，很多档案处理环节部分和底层员工都没有重视互联网+的管理平台建设。一些领导者认为文件处理作业具有暗地作业“暗箱操作”的实质，因为它不触及评价的内容和难以翻阅查询，使得大量的基层管理人员对于档案管理工作玩忽职守，认为档案处理作业有必要是不重要的。它仅被视为保管和仿制的一般性质。

（二）管理资金投入少

由于行政单位的领导和档案处理工作的办理人员不太注重文件办理和档案管理工作，他们将在这方面投入资金、成本、人力都较少。通常，当不重视档案管理工作时，认为文件办理不重要。项目办理的设备不需要经常更换。从长远来看，文件办理部门的工作环境比较简单，设备很落后，文件柜相对破碎，将极大地降低档案管理工作的工作效率。进入档案室后短时间内无法找到想要找的文件。此外，档案管理仍然使用纸质版的档案，没有采用档案管理信息化系统实现无纸化办公，互联网+计算机的档案管理模式无从谈起，很多档案管理人员对档案管理信息化工作知之甚少，难以实现档案管理信息化，这也影响了办理者的工作。

（三）办理人员素质低下

一些档案办理工作杂乱，没有统一性，一部分是由于档案管理工作本身就有一定的枯燥乏味，还有一部分是因为档案管理工作者自身不具备较高的工作素质和能力。如果不在这方面投入一定的财力和人力资源，很难进行文件办理、制作、归档和保管。“最多跑一次”改革之中的行政单位正在从原先的“任务导向”转向“需求导向”、压缩人员、使用最新式的互联网+人才的工作制度。这就增加了各部门之间人员的流动性，造成有些缺乏档案管理经验人员难以胜任岗位工作，档案管理工作不专业、不规范。文件办理工作流程已转移到其他部门，因此人员流动不利于提高档案办理的专业才能，不利于提升办理人员的素质。

（四）办理信息水平低

“最多跑一次”改革之中要求使用互联网科学的文件办理的模式，这一模式已经逐渐进入日常档案管理和文件办理工作之中，文件办理的网络办理也契合年代的开展。但是，仍有一些行政机构中文件办理中没有自己的网络办理体系。有些单位有自己的网络文件办理体系，但没有组织专门的办理人员进行保护，使得档案管理信息化流于形式，难以有效开展。部分行政事业单位仍然采用纸质文件办理档案，不利于长时间的档案保管工作，也降低了办理工作的功率，降低了档案检索和检查的功率，也浪费了人力和金融资源。

二、档案处理中行政机构改革的参考建议

（一）完善处理系统，重视文件处理

要改变行政单位的档案处理模式首先需要加强档案处理宣传作业，详细讲解档案处理的相关知识和法律法规，使单位领导和处理人员处处留心档案处理、管理等各项作业的内容。弄清、搞懂不同文件的重要性区别。不同的行政单位还应根据自身展开情况拟定相对完好的档案处理制度。它将处理职责分为个人，并守时进行评价。对未能实行该系统的人员处以相应的处罚。

（二）增加投资资金，改善处理环境

在单位领导充分了解档案处理作业的另一方面，还必须增加档案处理设备的资金投入，通过引进现代化信息管理设备和系统，通过互联网实现档案的互联互通，实时更新和管理，有效改善管理人员的办公环境，有利于实现档案管理的规范化。并改善信息的信息处理，装备计算机和实施网络文件处理。

（三）培养专业档案管理处理人才

行政单位还必须重视档案管理、档案处理人才队伍的建造，培养一支专业的处理人才队伍是必要的。该单位还必须守时展开档案专业知识训练，使他们了解档案处理的重要性，并使档案处理技术的展开一直保持最新状态。把握，一直运用最先进科学的方法加强档案管理。一同，提高档案管理人员的专业素养，定期培训，同时建立管理制度，明确岗位职责，不要捉弄命运，真实全心投入档案处理工作。在人员转移和调动方面，该单位还需要引进专业的档案管理人才以及信息管理人才，优化单位档案管理人才队伍建设，从而提高档案管理水平。

（四）加快文件处理“互联网+”信息化进程

完成科学，现代的档案处理。在“最多跑一次”的改革大潮下，信息时代的到来对档案处理的现代化提出了更高的要求。这就要求文件处理部分增加资金投入，充分有效地运用计算机等现代技术设备，建立高效的信息管理系统，及时精确地导入文件信息，完成文件处理的自动化和电子化处理，提高文件检索效率。

三、结语

“最多跑一次”改革已经从传统的地方探索模式转型升级为顶层设计，成为我国深化改革的目标，范围也从地方扩展到了全国。2018年我国在改革的道路上又取得了突破性的进展，“最多跑一次”成为改革发展的核心目标，以三个关键词来概括就是“撬动”“深化”和“扩散”。随着“最多跑一次”改革的日益深入，我国行政事业单位档案管理工作的缺陷也日益凸显，所以，我们必须紧跟时代发展的，切实重视档案管理工作，加大资金投入，引进先进技术和设备，实现档案管理工作的信息化，培养专业技术人才，加快档案管理的科学化、现代化发展进程。

参考文献：

[1]杜晓利.富有生命力的文献研究法[J].上海教育科研，2013，（10）.

[2]钟君，张梅燕.大数据关键技术初探[J].科技风，2016，（18）.

[3]王小君.大数据背景下高职院校智慧校园建设[J].电子技术与软件工程，2017，（11）.

[4]章舒莎，李宇阳.健康城市理论研究综述[J].科技视界，2014，（25）.

（作者简介：杨禛，湖北省枣阳市医疗保障局，助理馆员，档案管理工作。）