信息社会形势下档案管理工作存在的问题及改进措施

摘  要：近年来，随着社会经济的快速发展，更多的现代化设备投入了市场使用，并对档案管理工作的发展起到了非常重要的作用，但是，由于欠缺对档案管理工作的重视，档案管理工作人员对业务的懈怠心理以及个人素质存在着不均衡性，这就对档案管理工作的进一步提高形成了一种阻碍，所以，应该加强对档案工作的改革，从而促进档案工作的不断发展。

关键词：信息社会形势;档案管理;措施

现阶段我国的档案管理工作还处于比较传统的阶段，特别是针对内蒙偏远地区，因此这就对档案部门开发档案信息资源带来或多或少的阻力，对档案信息资源的综合利用也产生了很大的影响。本文就档案管理工作目前存在的诸多问题进行分析探讨，并给与一定的改进措施。

一、档案管理目前存在的问题

1.管理意识薄弱，档案利用率偏低。档案管理工作对开展各项工作都有非常重要的作用，正确有效的利用档案信息资源可以给社会和国家带来不菲的经济效益。但大多数档案管理单位一直以来都是重“藏”轻“用”，没有对档案信息资源所带来的社会经济效益进行有效的宣传，所以致使档案管理的工作人员对档案利用效益也了解不多。由于对档案工作的懈怠和对档案信息资源开发的不足，就造成了现如今档案利用率偏低的情况。

2.没有健全的档案管理制度。由于没有健全的档案管理制度，因此档案管理也就相对的不够规范。当今，一些大的事业单位普遍存在对档案管理的不规范的问题。而主要就体现在这几点，首先是档号的不规范，其次是案卷标题不规范，最后是很大一部分的案卷都没有卷内的目录，再者还有组卷严重混乱的现象。有些档案的借阅、收集、保管和保密等制度也存在问题，虽然都已经建立了相应的管理制度，但是对制度不够重视，制度的形式大于实质，因此对档案的真实性和利用价值都造成了非常大的损害。

3.对档案硬件设施和经费的投入严重不足。近些年来，随着社会经济的不断发展，互联网信息技术也普遍的应用于管理工作中，在互联网技术的介入下，管理方法也在不断提升。但是利用互联网信息技术对档案进行管理的单位少之又少，大多数还都是采取手工收集和检索信息，这样不仅耗时间，而且收集的信息也比较少，对收集和开发利用极为不利。另外对档案室的建设达不到标准，档案室设备陈旧，保管条件简陋，如此的环境对开展档案管理工作极为不利。

二、对档案管理工作提出的改进措施

1.建立健全的档案管理制度。要建立健全的档案管理制度需要遵循以下几点要求，第一，规章制度要科学合理。建立的规章制度一定要符合事业单位的特点和档案管理的实际工作，从而才能满足事业单位对档案管理的需求;第二，简明实用。建立的规章制度一定要有可操作性，以简单实用、可操作性强作为建立的目标，这样才能更好的发挥制度在工作中的指导和规范作用;第三，坚持双向的制度约束。建立的制度既可以约束领导也可以约束员工，只有约束好领导的行为和形象，才能显现出制度执行的顺利程度，而对于员工来说，是制度约束的主要群体。第四，坚持制度严肃执行。档案部门不仅建立了档案管理的制度，而且还是该制度的主要执行部门。在执行制度时，要做到奖罚分明，充分表现出制度的权威性。

2.借助信息化技术进行管理。当代社会发展的一大趋势就是信息化，因此还是要有效利用当今先进的科技手段来对档案进行管理，从而不断提高档案管理工作的效率，加快实现信息化的档案管理工作。现如今我国越来越多的事业单位开始借助信息化来进行档案管理。由此可以看出事业单位借助信息化来进行档案管理是势在必行的。档案管理也需要顺应时代的变化，紧跟时代步伐，适应信息化要求，妥善保管电子档案文件，特别是针对一些重要的系统，档案部门积要极参与档案的信息化建设，将档案管理变成信息化管理的中的一个重点组成部分。

3.完善档案管理工作，不断强化服务的意识，提高服务的水平。档案管理工作人员要树立正确的工作观念，认识到“工作就是服务”这一观念。从而不断强化自身的服务意识。对待工作要有明确的服务方向，并端正自己的服务态度，培养创新的意识，从而不断提高档案管理工作人员的服务质量。通过服务态度的好坏是对档案管理工作人员工作到位不到位的正确评价，服务的好坏也是衡量档案管理人员职业道德的一项重要标准，要积极利用档案信息资源的作用，让其服务于社会主义现代化的建设，这将是档案管理工作人员的主要工作内容和责任。

4.提升档案管理工作人员的职业素质和业务能力。在档案管理工作中，不断提升相关工作人员的个人素质和业务能力是加快档案管理工作快速发展的必要条件，也是推动档案事业不断发展的关键因素。一方面要关注新进人员的专业文化知识水平，引进一些有专业知识文化和技能的人员才能不断充实壮大档案管理的队伍。另一方面还要加强对现有工作人员的继续教育工作，保证现有的档案管理人员具有良好的个人职业素质和技能。还要注重对干部档案工作队伍的建设，挑选一些在政治上可靠，具有正派作风和责任心强的共产党员来进行档案管理的工作，并对他们进行积极的教育培养，让其积极主动的投身于档案管理工作中。档案管理工作做的好不好，很大一部分原因取决于档案管理工作人员的个人素质、技术和技能等。要想成为一名合格的档案管理工作人员，就必须时刻注重自身素质和专业文化以及技术技能的提高，通过参加各方面的培训和自学来不断充实自己，并熟练掌握档案管理工作中的基本要求和各个环节，从而提升自身工作能力和工作效率。跟随时代的步伐，创新档案管理的模式，让档案管理更加科学。为社会的发展和进步提供有效的资源。

三、总结

在信息化社会形势下对档案管理工作存在的问题进行了分析和研究，并提出了相应的改进措施，通过建立健全的档案管理制度、借用信息化技术进行管理、不断强化服务意识和提高服务质量以及提升档案管理工作人员的职业素质和业务能力几个方面进行改进，为社会的发展提供有力的支持。

参考文献：

[1]赵东来.开拓的思想意识是实现档案管理现代化的关键[J].才智.2012（27）

[2]李黃艳，易奇志.骆越文化档案管理主体研究 [J].广西师范学院学报（哲学社会科学版），2018，39（5）：105-109.

注：作者李延卿，曾用名：李颖