礼貌原则在商务信函中的应用

陈娇娇

如今，商务贸易活动快速发展，商务信函作为贸易往来的主要方式之一也变得尤其重要。它不仅能够起到传递信息的作用，还在建立商务合作关系方面起到重要作用。因此，恰当、合适的商务信函写作变得尤为关键。如果人们在书写商务信函的时候没有很好得抓住其特点，那么很容易是双方的合作变得更麻烦，不仅有损彼此的利益，严重的话还会涉及法律纠纷。在商务信函的写作中，英国的语言学家利奇提出的礼貌原则尤为重要，因此，为了更好地发挥商务信函的作用，必须遵守礼貌原则。

一、背景

全球经济化的背景下，商务往来变得越来越频繁，在当中发挥重要作用的商务信函必须受到重视，而礼貌原则在商务信函写作方面尤为重要，因此在书写商务信函的时候要遵循礼貌原则的四个准则。

语言学家利奇1983 年首次提出礼貌原则，之后，又有不少的外国语言学家对礼貌原则做了补充，他们认为礼貌具有策略性。在中国，根据礼貌在中国语言和文化中的起源和发展，一名学者，顾曰国，在1990 年从四个方面提出了礼貌的几个特点，他认为，礼貌就是尊重彼此，他把不同国家的礼貌的共同特点综合起来。贸易往来能否顺利进行，一封用词恰当的商务信函起着关键作用。

二、礼貌原则

在1967 年，美国的格莱斯提出了合作原则，其中包含了四个准则，要求商务往来双方必须遵循这四个准则。很多学者认为合作原则并没有完全涵盖所有的语言现象。因此，在1983 年，英国语言学家基于修辞学以及语用学提出了礼貌原则，要求双方必须有礼貌，以便实现理想的商务沟通。礼貌原则主要包括六个准则：

（1）策略准则，也叫得体准则：尽可能缩小对对方造成的损失，尽可能扩大对对方带来的好处。（2）慷慨准则，也叫宽宏准则：尽可能减少对自己的好处，尽力扩大对自己的损失。（3）褒奖准则，也叫赞扬/赞誉准则：尽可能缩小对对方的诋毁，尽可能扩大对对方的赞扬。

（4）谦逊准则，也叫谦虚准则：尽可能缩小对自己的称赞，尽可能扩大对自己的诋毁。（5）赞同准则，也叫一致准则/同意准则：尽可能缩小和对方的分歧，尽可能扩大与对方的一致。（6）同情准则：尽可能减少对对方的厌烦，尽可能扩大对对方的同情。

三、商务信函

（一）商务信函的介绍

商务信函包括询价函，产品介绍，下单函等等。一封好的商务信函同时是上午活动沟通交流的重要途径。商务信函的主要特点有：有效传达信息，节省时间，促进贸易双方对信息的理解。同时商务信函也是合同的一种模式，因此，词汇句子要有策略并且有礼貌。

（二）书写商务信函的原则

1．清楚。清楚原则主要包括写信者在写之前知道自己要写什么和收信人完全理解写信者的意思，不产生误解。

2.简洁。简洁是指用最少的语言表达最完整的内容。简洁让信函更加简明，所以写信者在写作过程中尽可能选用简单的词汇和句子。

3.准确。准确，不仅指单词拼写、标点符号没有错误，还要保证信函所涉及的信息准确无误。因此，在进商务信函写作中应反复检查相关信息。

4.具体。具体原则是指信函中涉及的信息要具体、丰富，表达完整。

5.礼貌。礼貌原则不仅体现在使用 某些词汇上面，而且要在字里行间体现尊重彼此。

6.体谅。体谅是指站在对方的立场考虑问题，以便得到对方的好感而达到所预期的目的。

7.完整。信函的完整性能建立良好的企业形象，节省双方的时间，避免因为要信息不完整而引起没有必要必要的纠纷。

四、礼貌原则在商务信函中的应用实例

（一）策略准则

例1 您的订单将会被及时处理并发送。

这句话主要是用“您”来表达，合适的人称代词会更能让对方感受到亲切从而促进合作顺利进行。

（二）慷慨准则

例2 我们一定能将您的引擎安装在您满意的地方，并且若有问题，我们随时处理。

在这个例子中，运用到一些主动的词汇，肯定句和陈述的语气也能向对方传达解决问题的积极性，保证最好的服务和产品。

（三）赞誉准则

例3 我们高度赞扬你们的产品的质量以及处理订单的方式。

真诚的赞扬会让对方感到亲切与肯定，适当的赞扬至关重要，更能促进商务关系的友好。

（四）谦虚准则

例4 若能及时发送产品，我方将非常感谢。这句话充分展现了谦虚和礼貌，这种表达方式会让对方更容易接受，从而更好的处理订单。

（五）一致准则

例5 我方将会根据贵方提出的建议进行修改。往来会有分歧，但是双方应该尽最大努力达成一致，而不是僵持不下，这样不仅不能解决问题，而且不利于商务交往。

（六）同情准则

例6 不管怎样，我方对您的遭遇都表示深深同情。这歌例子充分表现出了同情准则，尽力扩大了对对方的同情。让对方感受到真诚与关心。以上的例子都充分说明了礼貌原则在商务信函中的关键作用，在书写商务信函时，只有遵循礼貌原则，才能更好发挥商务信函在商务活动中的作用。

五、结论

作为企业间商务沟通的纽带和桥梁,商务英语信函在国际外贸活动中所起的作用越来越关键。为了促进商务往来活动的顺利进行、与商务伙伴建立友好的商务关系，商务信函至关重要。礼貌原则是指导商务信函写作的重要准则，因此在书写商务信函的过程中要遵循礼貌原则。