新形势下事业单位档案管理的优化方法

冀淑娟

摘 要：进行事业单位的档案管理时，管理者需要将单位成员的个人工作实情、业绩、经历等信息进行统计汇总。为了应对新时代的工作要求，事业单位应对目前的管理方法进行优化，为单位的持续运行提供帮助。目前社会正处于互联网时期，将事业单位的档案管理工作与网络信息技术结合，准确判断当前工作的困境，及时认识到优化档案管理的必要性，并确立完整的应对方案，提高工作效率，为有效开展我国事业单位的档案管理工作做出保证。

关键词：档案管理;新形势;优化;事业单位

探究档案管理的新方法时，创新的思维是十分必要的。作为国家机关的从属部门，事业单位依旧是以满足人民的需求为目的。作为事业单位工作中的关键点，档案管理与单位的持续运行息息相关。档案是信息的储存地，为方便人员查阅，不论事件的大小都需做好完整记录。当前应对档案管理方式进行一定程度的改进，使工作方式与单位规章制度得到优化，为事业单位的建成提供保障。

1 优化档案管理工作的意义与重要性

档案是一个单位在日常各项活动中记录积累后出现的，拥有保存价值与参考意义的资料。保存与应用是档案存在的意义，好的运用方法能够使单位获得不少的效益，同时也是保证档案具有长久价值的方法。一般的事业单位中，职工会有管理与技术两个大的方向，考核时会涉及类似于品德、业绩等多个方面的内容分，最为重视的仍然是个人业绩。规定时间段开展考核工作，最后完成的考核材料，会被用到以后的评优等活动中。事业单位中的档案资料会记录许多方面的内容，查看档案时，能够从记录的资料中寻找到不少有效信息，对职工推进接下来的工作有着重要的意义。实际上，事业单位中的档案一般都是较为繁杂的，要展开档案采集、归纳、鉴定和保存编写等工作，也要为部分人员提供部分档案使用的权力。档案在包含信息的同时，也会有部分培养人员的记录。有目的的查看档案，可以帮助管理者管理单位内部的人员。优化目前事业单位的档案管理工作方法，让使用档案作为档案管理的终极目的，通过互联网化、智能化的新型管理方法，让档案能够被进行长时期的管理，单位做事效率提高的同时，保障了业务的准确性，在目前的单位运营工作中具有重要的意义。

2 当前档案管理工作出现的问题

1）事业单位对档案管理工作缺乏关注。很长一段时间内，我国事业单位中档案管理工作都处在一个被忽视的状态。工作者消极的进行档案的收集、编辑、汇总工作，这种不良的工作状态使得工作人员忽视了档案资料收集的重要性。特别是有关的档案管理工作流程不清晰时，诸多有着珍贵价值的资料信息未能被及时的存储，信息的采集工作不到位，使得汇总后的档案信息呈现碎片化的特点，档案管理工作的优势无法直接被发挥出来。

2）档案管理工作方法落后。目前我國正处于互联网经济蓬勃发展的阶段，不少的事业单位采取电子信息技术来安排档案管理工作，但目前为止，此种电子档案的普及率仍然很低，大部分地区的单位更愿意采用传统的纸质档案来进行工作。这与管理人员不乐意接受新技术，未受过较好的职业培训等原因有关。实际生活中，这些人在使用互联网工作时，会出现手足无措的现象，电子档案管理的优点没有被充分的挖掘，因此从大致水平上看，事业单位的档案管理工作仍属于水平较低的工作。

3）缺少特定的档案管理工作负责者。档案管理工作属于较为零碎的工作，在事业单位中一般不会为其设立独立的部门或安排专员负责，更多情况下是由别的部门的人员兼职完成工作，这样的工作情况对档案管理工作有着极其不利的影响。人员未必专业是最重要的因素，其次缺少专门的档案管理技术人员帮助开展管理工作，很容易降低档案管理工作效率，从而使全部的档案管理工作受到影响，进而影响档案的查阅效果。

3 档案管理工作优化的方法

1）宣传正确的档案管理思想。不合格的档案管理工作会对诸多工作的进行产生阻碍作用，在开展工作之前，首先要做的是将正确的档案管理意识传播到每个工作者的心中。作为此项工作的首要负责者，档案管理者需要起到模范作用，首先自身明确档案管理工作的重要性，从行动上重视起档案管理工作，才能在工作中积极进取并严格要求他人完成工作，削减档案工作中出现的错误。这不光需要管理者的努力，更是需要相关领导给予肯定与支持，要在单位中从上而下的重视、普及档案管理工作的重要性，特别是财务部分的档案管理工作，更需要管理者端正态度，维护全单位的利益，保证其正常运营。档案管理者也应提升自己的职业水平与思想道德认识，努力学习相关文件与会议精神，用严肃认真的态度来对待工作，为国家事业献出力量。

2）信息化方式优化档案管理工作。信息化建设是目前社会中事业单位工作发展的主要方向，人们已经无法适应传统的档案管理方式，极度追求工作效率与对信息的渴求使得单位必然采用信息化手段优化档案管理工作。积极高效的进入新技术，制作相应的软件来对档案资料进行分析汇总，从而使档案管理工作能够变得高效便利。部分电子文档代替了传统的纸质档案，许多信息能以更加清晰的形式展现在人们的眼前，既让档案的完整度得到保证，又让档案能够存储相当长的时间，同时使档案的传播途径变得更加广泛，提升工作质量。

3）关注档案的分类工作且重视工作设施。将档案内容分门别类地处理好，可以帮助使用者在最快的时间内找到所需信息，增加了工作效率[1]。档案的内容复杂，门类繁多，拥有一个科学合理规范的分类方法无疑会让档案管理工作更有效率。在保存纸质档案的同时，组建电子档案记录库，拿到新的档案信息后，采用电子档案库分类，然后对纸质档案精心标号排序，便于日后的查阅采用。档案管理室的设备也需要格外注意，纸质档案需要防备潮湿环境，且须格外小心明火，同时尽量减少抽取档案的次数，保护纸张的完整度。电子设备需注意安全问题，同时也要避免由操作失误造成的档案丢失等情况发生。

4）优化管理准则与管理方式。改变旧有的管理制度，采取新措施优化管理，是目前事业单位应该采取的措施[2]。在日常的档案管理工作中建立完整的制度流程，对工作者与领导实行一视同仁的监督工作，为了使规章制度的有效性得到保证，在单位内设定部分奖励与惩罚措施，对表现优秀的工作者实行嘉奖，提高其工作积极性的同时督促其更好地工作，对档案管理工作出现纰漏的工作者实行惩罚，对于严重者甚至可将其采取开除单位，来保证单位中档案管理工作的完成质量[3]。

5）提高档案管理者的综合素质。档案管理者的工作定性复杂，既参与部分财务职员的工作，又参与部分管理职员的工作，这便要求工作者能积极按照这两种职员的工作要求来约束自己[4]。单位也应加强对其培养力度，鼓励员工积极参加培训，激发单位中的工作积极性，促进管理工作的顺利运营。

4 结束语

时代的变化使事业单位中的档案管理工作也发生了改变，仔细分析目前管理工作中存在的问题，结合新时代的科学技术优化档案管理工作，从管理者的意识开始，将优化创新工作落到实际中，加强对档案管理工作的重视程度，如此才能使档案管理工作的效率有质的飞跃。

参考文献

[1]吕峰.新时期事业单位档案管理工作的优化策略[J].兰台世界，2016（15）：57-58.

[2]崔珊珊.新时期事业单位档案管理现状与优化发展[J].全国流通经济，2013（19）：28-28.

[3]韩英.关于事业单位档案管理现状与优化发展分析[J].办公室业务，2014（21）：93-93.

[4]毛羽丰.试析事业单位数字化档案管理现状与优化对策[J].办公室业务，2013（1）：104-104.