浅谈大数据背景下电子档案信息管理存在的问题及对策

高卫清　申文宏

摘 要：随着科学技术的飞速发展，信息流通越来越快速，信息量也越来越大，这使得档案管理部门工作量也不断增加。在大数据时代的背景下，传统的纸质档案管理已经不能满足人们对档案管理的要求了，因此，电子档案信息管理势在必行，然而在实际的应用中，电子档案信息管理还是存在许多不足的，本文就这种情况进行简要分析并提出对策。

关键词：大数据 电子档案信息管理 存在的问题 对策

中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：1003-9082（2019）11-00-01

当前的社会处在一个大数据时代，各行各业都在积极的迎接挑战和机遇，构建信息化平台。电子档案信息管理有利于提升档案管理工作的效率和质量，然而实际管理工作中，由于各种原因，档案管理工作仍存在不少问题，找出并解决这些问题，才能更好的推进电子档案信息管理工作的高效进行。

一、电子档案信息管理的重要性

传统档案管理工作大都采用纸质形式对档案进行保存，这使得档案管理工作量很大，又不利于保管。火灾、受潮和虫害都会对纸质档案造成破坏，为了确保档案能正常使用，这就需要有专人负责管理和保存，增加了人力和财力的负担。另外，传统纸质档案在使用上不够方便，查阅难度大。电子档案信息的出现，不仅可以解决档案资料存放的问题，提升档案的安全性，还能方便人们进行检索、查阅资料、提升档案的利用率，突出档案资料的作用[1]。因此，在大数据背景下做好电子档案信息管理具有重要意义。

二、电子档案信息管理存在的问题

1.档案管理意识不强，缺乏服务意识

很多情况下，人们并不重视档案管理工作，在一定程度上影响了电子档案信息的有效发展，导致文件丢失率偏高，档案资料得不到合理利用。特别是在大数据背景下，电子档案信息繁多纷杂，这些信息都是要经过技术化处理再保存的，如果档案管理意识薄弱，不仅影响管理效率还会造成资源的浪费，影响档案管理工作的开展。当前许多档案管理部门的服务意识薄弱，都是被动的服务，没有积极主动的服务客户，客户不问绝不会多说一句话，这也是制约电子档案信息有效发展的重要原因之一。

2.档案管理软件不能通用

虽然目前电子档案信息管理有了很大的进步，但新型的档案管理软件还是存在着一些问题，影响了档案管理工作效率和质量的提升。比如档案管理软件之间不能通用，电脑型号不一样，软件就不能兼容，直接影响了档案资源的贡献，给电子档案信息管理工作的有序开展造成不利影响。

3.缺乏统一的标准规范电子档案信息管理

标准化的管理有利于保证档案信息库中的信息真实性，有利于提升档案信息管理的安全性。然而目前的档案管理中，由于各种原因，如工作领域、部门和机构间的工作差异等，档案管理部门缺乏统一的标准对档案进行编制，影响信息库的真实性，从而造成电子档案信息管理工作的开展缓慢[2]。

4.電子档案信息存在安全隐患

为了方便员工操作，电子档案管理系统一般都是采用验证登录名和密码双重保护，这种方法万一密码泄露，被心怀不轨的人登入系统，对档案资料进行恶意的篡改、伪造，直接威胁到档案资料使用的安全性。另外，电子档案信息具有结构复杂、储存信息多样的特点，如果电脑系统崩溃或者病毒入侵，会造成无法挽回的损失。

5.相关法律法规不完善

当前有关档案管理工作的法律法规大都是针对传统的档案管理模式，大数据背景下要求法律法规要跟上时代发展的脚步，定期颁布与电子档案信息管理相关的法律法规，为促进电子档案信息工作的发展提供法律依据。

二、促进电子档案信息管理工作发展的对策

1.转变管理理念，提升服务意识

电子档案信息管理要想进行的顺利、进行的彻底，首先要转变管理理念。把传统的管理理念和互联网思维结合起来，优化管理手段，提升服务意识，重视对档案的管理，提高管理效率，使档案信息更加真实，更加全面。改变被动服务的状态，档案管理员通过整理收集，在不违反保密性的前提下，把档案资料整理成各类报告进行公示，方便大家进行查阅，提高档案资料的利用率。

2.加强信息化建设，实现档案软件通用

电子档案信息管理的目的是为了档案资源的共享，加强信息化建设，有利于实现档案软件的通用，最大限度的发挥档案资源的作用。因此，档案馆管理部门要注重对先进信息技术的引进，创新档案管理模式，实现自动化处理，提高档案的检索、利用。例如可以利用计算机技术对管理软件进行编程，实现软件的兼容。通过互联网传输档案资料，可以不受时间、空间的进行共享，还能避免档案资料不易保存的问题。

3.统一规范电子档案信息管理标准

建立健全的管理体系，形成统一性原则的电子档案信息化管理标准，对电子档案信息管理具有重要的意义。随着社会的发展，对档案的管理手段和管理水平也在不断的进步，建立统一的档案信息管理标准，有利于系统软件之间的通用，有利于实现档案管理的标准化，从而提高档案信息管理效率和质量。

4.有效提高电子档案信息管理的安全性

档案资源是信息资源中重要的一环，为我国的政治建设和社会经济建设提供信息基础，发挥着重要的作用。因此，在电子档案信息管理过程中，要提高档案管理的保密性和安全性，建立完善的安全保障机制。首先，要强化网络安全意识，提高警惕，主动采取有效的措施预防不法分子的入侵。其次，管理部门要加强对电子档案的信息管理，密切监控计算机网络安全，经常进行杀毒，隔离计算机的内网和外围，确保档案信息的安全[3]。

5.建立完善的法律法规

我国是法制国家，建立完善的法律法规，能为电子档案信息管理提供坚实的保障，做到有法可依，有章可循，为电子档案信息的未来发展做出贡献。同时要加强对档案管理队伍的建设，定期进行交流培训，提高他们的业务素质，从而更好的为读者服务，为数据库的安全运营出一份力。

结语

在大数据背景下，加强电子档案信息管理工作的建设，对可持续发展有着重要的作用。要跟随时代的脚步，抓住机遇，通过对档案管理设备的更新、人员的培训，在保证档案安全的前提下，解决面临的问题，推动电子档案信息管理工作的开展，从而充分发挥档案资料的实际作用。

参考文献

[1]严卉.加强电子档案信息安全管理工作[J].信息通信，2019（01）：184-185.

[2]刘晓慧.电子档案信息安全管理和技术措施分析[J].东方企业文化，2018（S2）：94.

[3]陈思宁.信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].科技经济导刊，2018，26（17）：233