从“以用为主”到“以存为主”的转变——《纸质档案数字化规范》新解

韩李敏/浙江省档案馆

省档案馆馆藏抗战时期教育部要求协助浙江省政府将《四库全书》运往安全地点的代电

省档案馆馆藏民国时期《浙江省复员计划纲要行政院审核意见》

《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）从2017年修订颁布至今，已过去了两个年头。对照2005年的《纸质档案数字化技术规范》，新标准的修订范围很广、修改内容很多，其中最核心的一点，就是抛弃了原标准“以用为主”的数字化基本原则，确立了纸质档案数字化“以存为主、存用并蓄”的新的基本原则。

从20世纪末起，我国参照国际上通行的做法，形成了纸质档案数字化以满足使用为出发点的基本原则，表现在2005年的《纸质档案数字化技术规范》中，就是明确提出“纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确方便快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求”，即纸质档案数字化“以用为主”的基本原则。

随着汶川地震等重大事件的发生，档案的安全再一次引起人们的高度重视。2010年5月，国家档案局在四川召开了全国档案安全体系建设工作会议，首次系统提出了建立确保档案安全保密的档案安全体系的要求，并将档案数字化列为加强档案安全的一项重要手段和举措，提出要“以数字化档案代替原件提供利用，从而起到不动原件，保护原件的作用”，要求“把纸质档案数字化作为一项档案安全工程”来推进。最终，该意见写进了“两办”《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，成为新时代纸质档案数字化的基本指导方针，即纸质档案数字化的首要任务是“代替原件”，起到一个档案原件“替身”的作用，其次才是利用。如果用一句话概括，新时代纸质档案数字化的基本指导方针就是“以存为主、存用并蓄”8个字。

《纸质档案数字化规范》“以存为主、存用并蓄”的指导方针，改变了原标准中纸质档案数字化“以用为主”的基本原则。新标准以数字化成果“代替原件”为出发点，对数字化的对象、数字化的工作流程、元数据的建立、数字化技术指标的调整等多个方面，进行了全面的修改与补充。

纸质档案数字化的基本原则从“以用为主”转变为“以存为主”，将会产生什么影响？

首先，在确定纸质档案数字化的对象范围方面，存在着数量上的巨大差异。众所周知，文件与档案的差别，就是档案包含了文件从起草到成文全过程的所有信息。从数量上讲，一份10页纸的打印文件，归档后成为档案，少则十几页，多则几十页，甚至数百页。纸质档案数字化，如果纯粹从利用角度出发，可以采用有选择扫描的策略，将档案中大量重复的内容不予扫描，比如文件起草的底稿、草稿等。若采用“以存为主”的方针，就不允许采取有选择扫描的方式，而必须实行所有档案全扫描。2005年的《纸质档案数字化技术规范》要求档案扫描前首先要“按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件区分的原则是：无关和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不扫描原稿”，即根据利用需要，提倡实施有选择扫描的策略；2017年修订再版的《纸质档案数字化规范》则明确要求“原则上应将确定为数字化对象的纸质档案全部扫描，不宜进行挑扫”。以“全扫”代替“挑扫”，这是“以存为主”基本原则在数字化对象确定上最为集中的体现。当然，与“挑扫”相比，“全扫”在纸质档案数字化的数量上，无疑会产生巨大的变化。

其次，从质的规定性上讲，纸质档案数字化成果要求能够“替代原件”保存和利用，就必须具备档案的基本特性，要能够在真实性、完整性、安全性等方面得到具体的保障。与原标准相比，新标准在这方面进行了大量的补充、修订和完善。

第一，新增了元数据采集的内容。新标准规定“纸质档案数字化过程中，应保存数字化项目信息、技术环境、数字化各类技术参数等方面的元数据”。对数字化元数据进行采集与保存，保证了数字化成果的真实性。

第二，“增强组织与管理部分的内容，完善数字化工作中管理相关要求”，使得数字化工作更加规范化、标准化，保证数字化成果的真实、完整与安全。

第三，修改了档案扫描部分技术参数，如将扫描的最低分辨率由原来的≥100dpi提高到≥200dpi，扫描图像的精度得到了成倍提高。

第四，修改了图像处理部分内容，更加强调保持档案原貌的要求。比如“去污”，原标准要求“对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则”；新标准修改为“如需对数字图像进行去污处理，以去除在扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质，应遵循展现档案原貌的原则，处理过程中不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹”。与原标准相比，对于“去污原则”删除了“在不影响可懂度的前提下”的前置条件，直接强调了保持档案原貌的要求，并规定去污过程中“不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹”，从而保证数字化成果最大限度地保持档案的真实面貌。

最后，新标准在验收环节上，也对原标准进行了全面升级换代，从长期保存的角度，对数字化成果的验收提出了全新要求。对验收方式，提出了计算机自动验收和手工验收相结合的方式。对验收内容，提出了“纸质档案数字化成果包括数字图像、档案目录数据、元数据、数字化工作中产生的工作文件、存储载体等”五个方面的要求。对验收指标，原标准仅仅要求抽检5%以上，在抽检的5%范围中，“抽检的合格率达到95%以上（含95%）时，给予以验收‘通过’”；新标准则规定，凡计算机自动检验的项目，要求“检验范围100%”“检验合格率100%”；凡人工抽检的项目，抽检“比率不得低于5%，对于数据库条目与数字图像内容对应的准确性，抽检合格率应为100%，其他内容的抽检合格率应不低于95%”，验收标准之严格，非同寻常。

总而言之，随着新标准的颁布、基本原则和指导思想的转变，纸质档案数字化工作从成本核算、工作流程、技术参数、业务标准、软硬件的更新与开发、扫描数据的存储等各个方面，都要进行大规模的调整，无论是档案馆（室）还是档案服务中介，对此都要有充分的认识，做好资金、技术、人才等各方面的准备工作。