浅谈档案管理现代化

文/王青干

20世纪90年代以来，人类社会快速进入信息化时代，使得社会生活发生很大的变化。档案管理工作也受到了一定的影响。为与现代信息社会相适应，作为提供社会服务的档案管理工作现代化是必然的趋势和选择。为此，除了重视档案管理的规范化和标准化建设外，还需要不断更新管理人员观念，完善现代化管理手段，提高档案管理的效率和水平，为经济和社会发展提供高效、优质的服务

随着信息时代的到来，档案管理事业发展面临着前所未有的机遇和挑战。传统的档案管理工作过程中依靠手工检索、人工调卷等手段，已经难以满足人们对档案利用的需求，因此不适应经济建设和时代发展的要求。档案管理现代化是新时期档案事业发展的必然趋势。要完成档案管理现代化的转型，不仅要重视设备、软硬件设施的更新换代，更要重视管理者的整体素质、服务意识的提高。惟其如此，才能积极主动地融入信息社会的洪流，更好地实现档案工作现代化发展。

一、档案管理现代化的必要性

（一）是档案工作自身发展的客观需要

随着社会发展和建设事业的不断推进，档案事业也得到了飞速的发展。与此同时，由于档案本身所具有的原始性、真实性等属性，因此社会各界对档案信息的需求也日益增长。在此背景下，传统档案管理中查阅速度慢、不利于珍贵档案文件保护等弊端开始显现，这在一定程度上阻碍了档案事业的现代化发展。从这个意思上来说，要推动档案工作的健康、有序发展，实现现代化是必然的选择。通过采用现代化手段，借助档案管理软件快速进行档案编研工作，在提高档案管理的效率和质量的同时，也可以有效提升档案的价值。更重要的是，档案管理现代化也使得档案工作人员的工作条件得到了质的改善。

（二）是信息化社会发展的需求

信息化、全球化依然是这个时代最鲜明的两大特点。科技浪潮的革命借助全球化扑面而来，促进了中国社会全面、快速的发展。其中一个具体的表现就是办公自动化技术得到了广泛应用和深入发展。虽然传统的办公模式依然存在，但是一种新兴的办公模式——无纸办公已经兴起，以自动化、网络化、数字化为显著特征的办公模式成为了信息时代发展方向，由此也给档案工作注入了新鲜的活力和生机。借助于网络和科学技术，在起草文书、签发文件和对档案的保存、归档等一系列的过程中，可以采取通过计算机和通信线路中进行，取代传统的档案书写归档等繁琐的过程，将在很大程度上减轻档案部门工作人员的劳动强度，同时也降低了物力和财力的成本支出，从这个意义上来说，档案工作现代化适应了信息化社会发展的需求。

（三）是满足消费群体的需要

当下的社会是一个紧密联系和相互影响的工业化社会，每个个人、行业、组织都是工业化社会发展中的一个环节，因此档案资料和信息的研究和利用并不只是局限于本部门的工作人员，而是有着很强的社会性和服务性。由于对于信息的需求不仅数量增大，而且对于信息的完整性和准确性也较之以往有了更严格的要求，这就需要档案管理部门能够及时提供相关的具有一定知识含金量的档案信息，以此来满足消费群体的需要。

二、档案管理现代化过程中存在的问题

（一）档案管理的标准化程度不高

档案管理现代化不仅仅只是对使用的设备进行更新换代的问题，而是由多方面因素组成的一个系统化的工程，需要形成一个规范化的标准体系。从这个意义上来说，档案管理工作是否标准化和系统化是实现档案管理现代化的一个重要的先决条件。由于历史及社会发展等多方面的因素，在实际进行的档案管理工作中，各个部门的管理水平却有天壤之别的差异，具体到实际工作层面，许多部门的文书收集、整理归档、编目检索、传递利用等都没有形成一套完备的规范体系。因此，案卷质量不高、档案管理松散、信息挖掘利用不到位、检索工具不完善等问题屡见不鲜。这些问题在很大程度上导致了档案管理的标准化不完善，效率和质量低下，服务效果不明显。很多信息材料一进到档案部门，基本上就处于“退休”状态。为了加速档案行业的现代化水平，急需要一个科学的标准体系来规范各部门的档案工作。

（二）档案管理人员素质和能力有待提高

档案管理的现代化在本质上是人的现代化。因此，除了在档案管理中广泛应用现代技术设备外，更重要的是提高档案工作者的能力水平。具体而言，就是要求档案部门的工作人员必须掌握相关的科学技术知识，具备熟练运用新技术和新设备对档案进行编目、检索、归档和收集管理的知识和技能，只有这样，才能满足档案工作现代化的需要。在人们的传统认知中，档案工作就是一项保密性工作，档案员就是一个保管员，不需要开放，不需要过高的专业知识，这样就造成了档案工作的封闭，档案人员的能力水平有限，具体表现就是档案人员把工作的重心放在了对档案的整理存档、保管借阅上了，而对档案信息的开发和提高其利用率考虑的较少，更难结合社会发展需求和档案馆的实际，有计划、有针对性地开展对档案材料进行编纂，忽视了对档案信息的深层次加工这一重要的环节。这样的工作能力和基本素质，显然无法满足信息社会对档案工作者的基本要求。

（三）档案管理设备和技术落后

档案部门设备和技术的先进程度是由对其的经费投入决定的，而由于社会档案意识的普遍偏低和档案管理的重要性的认识不足，导致对其投入的经费较少，现代化的设备和设施配备不足。具体表现为：有些部门没有独立的档案室，档案资料存放的场所、装具不符合要求、检索工具不标准、种类少等等问题。这样的基础设施条件，在面对多种多样的档案信息资源和信息需求时，势必会力不从心，也会严重影响档案管理的现代化进程。

三、实现档案管理现代化的途径

（一）提高档案管理标准化、规范化水平

档案管理标准化、规范化是档案管理现代化的一个至关重要的环节，是对档案工作进行科学管理的一种手段，也是衡量档案管理现代化程度的一个重要尺度，更是实现档案管理现代化的前提和基础。所以，无论是档案行政管理部门，还是本系统、本单位在开展档案的理论研究、制定档案标准规范的过程中，首先都要依据档案工作发展的规律和自身的实际情况，制定出切实可行的相关标准和规范，从而在保证档案的真实性和完整性，维持好档案工作秩序的基础上，更加方便档案的查找利用，最大限度的发挥好档案的经济和社会效益。其次还要在制定档案标准规范的过程中，广泛听取和采纳专业人士的意见、建议，力争制定的标准规范科学合理、便于操作实施，从而为加快档案管理事业现代化进程起到积极的作用。

（二）加强人才培养，提高档案工作者的整体素质

人是管理的主体，现代化的管理主角是具有现代思维和意识的人才。所以现代化的管理要真正地实现，首要的就是改变人的思想观念，要使档案工作者具备和增强服务精神，牢固树立依靠现代科学技术设备和方法来实现档案现代化，从而更好服务社会和经济发展的观念。为实现这样的目标，档案工作人员首先要认识到自己工作的重要性，增强政治责任感和做好工作的紧迫感，树立严谨的工作态度和良好的工作作风。其次要加强专业理论知识的学习，不断提高自身的知识水平和职业技能，精益求精地干好工作。再次，还要加强对相关现代科学技术知识的学习，积极参加各种形式的培训，跟上科技发展日新月异的时代大潮，不断提高自身适应档案现代化发展要求的知识水平和工作能力，积极主动地融入信息社会发展洪流之中，用自己出色的工作业绩来彰显出档案工作对于社会发展和文明进步的无可替代的积极作用。

（三）加大经费投入，实现档案装备和技术的现代化

档案管理现代化的真正实现，除了人才的培养这个“软件”外，还需要非常重要的“硬件”支撑。换句话说，必须对档案管理的硬件环境进行大的改造。当今社会是信息社会，随着社会、政治、经济、文化等方面的活动的不断增加，所产生的档案数量也随之增多。单纯依靠传统的人工手段来管理档案，已经远远不能满足档案事业发展的需要，因此运用现代化的技术和手段对档案进行管理势在必行。现代化的档案管理与传统的档案管理一个很大的区别是对于技术和设备的依赖程度。为此，各行各业的业务和行政主管部门应该加大对档案事业的硬件环境建设，根据具体的实际的情况，配备相应的设施设备，运用计算机等现代技术对档案进行编目、录入、检索和收藏。这样既方便了档案工作人员，又满足了利用者的需求。同时，借助现代存储技术和检索技术，可以建立馆藏资源信息库、数据库和电子档案阅览室，还可建立覆盖地区甚至全国的信息网络，以实现档案信息资源共享和异地跨馆互为代查等功能。

总之，在以知识和信息为主要特征的新时代，实现档案管理现代化已是必然趋势。档案管理工作者要紧跟时代发展步伐，发扬与时俱进，勇于创新精神，用新观念、新思路、新方法、新举措，建立起一整套与自身实际相适应的档案管理体制机制，将档案管理提升到一个全新的水平，从而使之更好地服务于经济社会发展，为实现全面建成小康社会的宏伟目标发挥出应有的作用。