如何做好城建声像档案的收集与管理工作

文/杨红利

城建声像档案是真实记录一个城市各个时期发展变化的详实而珍贵的历史资料，具有很强的直观性、及时性、生动性、形象性，它在带给我们对城市深深回忆的同时，也会为以后的城市发展提供一些有益的借鉴作用

城建声像档案是指通过录像、录音、拍照等方式利用照片、录像带、录音带、光盘等载体将一个城市的规划、建设和管理中有价值的活动记录下来，它是建设工程档案的重要组成部分，具有很强的直观性、及时性、生动性、形象性的优势，能真实记录一个城市各个时期发展建设变化的变迁，使之成为详实、珍贵的历史资料，它声形并茂的特点是纸质档案不可比拟的，是对纸质档案内容的进一步丰富和补充，具有特定的依据和凭证作用，因此，声像档案是城建档案馆信息资源建设的重要内容。但是由于多方面原因，城建声像档案的收集与管理工作困难重重，存在着归档不完整、管理不规范、保管不到位等问题，直接影响了声像档案的保管及利用，如何做好城建声像档案收集工作与管理，笔者浅谈一下自己的看法。

一、充分认识声像档案在城市建设发展过程中的重要性，培养一支高素质的城建声像专业队伍

城建声像档案是城建档案的重要组成部分。随着社会的不断发展，声像档案的份额越来越大，其重要性也越来越明显，收集城市建设发展、变化、建设和管理过程中形成的第一手资料是城建档案馆的责任。城建声像档案直观反映了城市建设成就，它以图文并举、视听结合的方式将一个城市各个时期发展建设变化记录下来，将那些消失的或快要消失的变化客观真实地浓缩在小小的电子载体上，对研究这个城市的历史和建筑风格有较高的历史价值，是城市建设的一个缩影，为城市建设提供了宝贵的信息资源。

虽然城建声像档案属于城建档案分类之一，但由于城建档案管理部门和建设单位缺乏相应的专业人才和设施设备，声像档案的入库率比较低。从我馆的实际入库情况看也是这样。随着户县撤县设区，各项建设工程越来越多，形成声像档案的机会和数量会剧增，要想收集保存好这些声像档案，一是要有高素质的专业技术人员，二是要有满足需要的高标准的摄影摄像设备。所以只有建立一支具有较高政治水平、理论修养和鉴赏能力，尤其熟悉城市建设和城建档案方面相关法律法规和专业知识，具备丰富的建设工地现场拍摄实践经验的高素质专业队伍，才能确保进馆声像档案的数量和质量。

二、优化馆藏结构，丰富馆藏内容，拓宽征集渠道

依据《城乡规划法》《档案法》《建设工程质量管理条例》《西安市城市建设档案管理办法》以及《建设工程文件归档整理规范》（GB_T50328-2014）等法规、规范，声像档案为建设工程文件资料的重要内容，建设单位在报送在建工程档案时，应按照规定将建设工程各阶段形成的声像文件立卷，并保持声像档案与纸质档案的自然联系，与工程档案一并归档。因此，各建设单位应增强声像档案意识，加大宣传力度，要加强领导，将声像档案纳入到建设项目档案的日常管理工作之中，加大经费投入，确保人力、物力、财力、设备的配备。要建立和完善各项规章制度，层层抓落实，确保项目档案的齐全和完整。

（一）以“城市记忆工程”为抓手，彰显城建声像档案魅力

城建档案每一页文件、每一张照片、每一段录像，都包含着城市建设的片断，声像档案将一个城市建设的历史真实地记录下来，它是对历史的还原，再现了城市建设发展各个阶段的自然景观，是真实、具体、生动、形象的城建档案资料。随着社会的进步和发展，很多原有的自然景物和城市建筑在逐渐消失，只有声像档案才能真实地记录这些原貌，为城市发展轨迹留下生动记忆。城建声像档案在记录资料信息时，运用多种科学技术手段，并配以艺术手段，有声有色地将信息呈现在人们面前，不但能闻其声，而且还能观其行，视听结合，使人陷入身临其境之感，人们不受时间、空间的限制，利于科研人员进行回忆、分析、对比、研究和阐明有关问题，大大扩展了人类眼界和认识问题的范围，为研究这个城市的历史和建筑风格留下宝贵的资料。

（二）更新观念，提升主动作为、创新服务意识

城建声像档案以服务城市建设为己任，积极跟踪拍摄建设工程施工前的原貌、施工过程中及建成后的面貌，随着建设工程的大力发展，施工过程中的声像资料在工程建设中的优势逐渐突出，不仅可以全面反映工程的施工整体过程，同时也要在原貌、开工初期基坑开挖、沉桩底板浇筑、钢筋绑扎、混凝土浇筑等隐蔽施工方面做到记录在前的重要一步，同时结合其可反复观看的特点，可以迅速推广合理的施工工艺，减少施工不合理环节的蔓延，同时可记录工程施工中的重要事件及突发事件、安全施工、文明施工、领导检查等重要节点的拍摄，这就需要城建档案管理部门在与建设单位签订目标责任书后，在第一时间告知建设单位声像档案收集工作的重要性，让他们在思想上高度重视，声像工作人员要提前介入，参与工程的前期准备工作，熟悉相关专业管理环节，制定与建设项目声像档案相适应的管理规章制度与标准，为建设项目工程声像档案管理的后续工作稳定、有序、顺利推进与开展奠定良好的基础。同时要与项目建设管理同步，详细了解工程施工方案，争取建设、施工单位的支持和配合，统一观点，达到共识，制定拍摄方案，从而完整、详实地形成有价值的声像档案资料。

（三）拓宽声像档案收集渠道，丰富声像档案资源内容和形式

在现代科学技术的推动下，城市声像档案已经渗透到城市建设和管理的各个环节之中，因此形成了内容丰富、形式多样的声像档案资料，这是对城建档案馆馆藏内容的丰富和补充。做好城建声像档案的征集，一是要靠城建档案管理部门有针对性的、有目的地、有计划地对城市的建设进行跟踪拍摄；二是可以通过报纸、网络、电视等媒体的宣传向社会和个人广泛征集有价值的城市建设过程中的新旧照片和录音、录像等声像档案，全方位、多层次地丰富城建档案馆的馆藏。三是通过举办城建照片档案展览、城建照片摄影比赛、城建视频展示等活动，提高公众档案意识，调动社会各界力量，让他们参与到城建声像档案的形成中来。

三、做好声像档案管理、利用工作，更好服务城市建设

声像档案的表现形式是以真实性和准确性为前提的，这就要求我们在制作、收集、管理、利用上注重业务培训，提升整体技能水平，努力为形成、保管、利用好声像档案奠定良好的基础。

（一）完善制度，确保声像档案管理规范化

城建档案管理部门和建设单位首先要结合城建工作实际制定出严格的声像档案收集、归档、保管、借阅、利用等配套制度和措施，明确责任，防止分散流失，做到有章可循，有法必依，使之逐步变成自觉的行动。其次要将这项工作纳入档案工作者的职责范围，要求档案管理工作者参与和指导好声像档案内容的拍摄和制作，促使声像档案的管理工作走向制度化、标准化。

（二）坚持科学管理，有效保管好声像档案

声像档案存在着易燃、易腐蚀、易受潮、易消磁、易划伤等问题，如果保管不当，就会造成声像档案资料的损失，特别是一些珍贵的历史资料，一旦损失就不可挽回，所以对形成的声像档案首先要认真鉴定，确定其价值和保管期限，严格按照国家规定进行整理、归档，其次可利用现代科技手段，把具有永久保存价值的声像档案及时制作成光盘，将老照片扫描刻录成光盘，实行多份备份保存制度；再次要对声像档案实行独立成卷，专柜存放，严格控制温度和相对湿度，存放磁带、磁盘档案必须避开30奥斯特以上的磁场，还应定期检查，对多次使用和已污损的声像档案要及时修复，对长期保存且不常用的磁带，每年重绕一次，备份光盘要定期指派专人检查，发现问题及时采取相应措施。

（三）发挥声像档案优势，实现声像档案资料共享

保存城建声像档案的目的是为了更好地提供利用，从而创造城市记忆的新价值。声像档案资源具有较大的社会效益，通过利用声像档案向人们开展宣传教育活动，让人们认识到历史遗产和文化保护的重要性，利用有价值的城建声像档案，可以使利用者体会到画外有境、声外有声的艺术效果，给人以无限的享受和思考，引发人们的保护意识，将优秀的城建工艺传承和发扬下去。所以，城建档案管理部门要结合城市规划、建设工作需要，有针对性地编辑制作史料片、专题片、专题画册，利用互联网，拓宽声像档案展览的时间与空间。要有计划地编辑出版城市建设专题性照片集和城市建设专题片，用大量的照片成果及专题片向社会生动形象地宣传城建档案在城市建设中的作用和地位，也可采用视听服务、外借服务、咨询服务，创造利用服务平台，如开发城建声像档案查询系统，为社会各界提供便捷的服务，进一步拓宽服务领域和渠道。

在岁月的斗转星移中，很多东西会消失，会被新的事物所代替，因此声像档案显得更加弥足珍贵，它将带给我们深深的回忆，作为城建档案工作者深感任重而道远，只有紧紧跟上城市建设突飞猛进发展形势的需要，收集、保管、利用好城建声像档案，才能为我们居住的城市留下更多的历史记载。