关于基层档案管理工作的分析

郭建东

（河北省涞源县乌龙沟乡人民政府，河北 涞源 074300）

档案信息的管理工作正面临体制改革和创新的诸多关键问题，从中也发现了以往容易忽视的缺陷和不足，归档工作中出现的问题就很明显的体现出当前档案管理工作的制度和体系并不完善。现阶段归档工作出现了很多亟待解决的问题，如果不能及时弥补制度性缺陷，归档后的档案信息的应用价值就会大大下降，进而造成档案管理类的工作效率和水平降低，因此提升归档工作和档案信息应用水平至关重要。

一、当前基层档案室管理工作中存在的问题

（一）保护意识薄弱

当前管理人员在处理和整合档案信息，进而开展归档工作过程中，由于保护和安全意识较为薄弱，归档后的档案并没有得到妥善的保管和保存，以至于经常出现档案资料丢失，使档案资料缺乏完整性。还有一些管理人员并没有认识到自身工作的重要性，在工作中显得极为懒散和懈怠，不重视保护宝贵的档案资料。

（二）制度不够完善

之所以在归档工作中出现的不足和缺陷，归根结底是因为缺乏完善和健全的档案信息管理制度和运行机制，这是根本性的原因，也是目前档案管理体制创新发展所必须要解决的问题。如果这个问题长期存在又得不到有效解决，那么就会造成各项工作缺乏必要的依据和参考，导致更多新问题和新矛盾出现，进而阻碍管理工作的进一步发展。

（三）归档不及时

在基层的档案管理工作中，很多档案被借阅和使用后并没有及时归还归档，这就是我们常说的归档不够及时的问题。究其原因，一方面在于借走档案的工作人员可能是粗心大意，抑或是还有其他工作要做，就没有及时归还档案。而另一方面是档案的管理人员没有尽职尽责的保护档案的完整性，认为不及时的归档行为并不会产生什么危害。

（四）管理人员业务能力欠缺

从事档案信息管理的工作人员，从其日常管理工作的表现来看，其业务水平和工作能力并不能完全胜任这个工作岗位，也不具备档案管理所需要的信心和耐心。这是由于档案信息的种类类型有很多种，管理人员要对其进行整理和分门别类，此时需要良好的工作心态和强大的思辨和逻辑思维能力。但是实际上具备这种工作能力和形态的工作人员还比较缺乏，工作人员对待工作不认真，也不愿负起应有的工作职责。

二、加强档案管理工作的对应策略

（一）加强重视，为档案管理工作提供发展环境

管理人员首先要转变以往的工作态度，培养正确的管理理念，树立良好的工作心态。在归档工作中要做好认真负责，并且要积极改善工作的环境和氛围，提高对档案管理的责任心和管理意识水平。

（二）建立健全的档案管理制度

正所谓，没有规矩，不成方圆。想要促进档案管理工作的顺利进展，就必须要建立健全的档案管理制度。除此之外，还要严格要求档案管理工作人员按照相应的规章制度办事。合理的制度的存在能够有效地避免一些错误的发生，进而提高档案管理工作的效率。具体来说，档案工作管理制度要根据单位的实际情况来制定。一般可以分为档案管理机构及其职责、归档制度、档案保管制度、档案借阅制度、二级档案管理要求等相关规章制度。只有明确确定这些制度，才能够确定档案管理人员的义务和职责，确定档案归档及利用的相关流程，从而使档案管理工作豁然开朗，有条不紊。

（三）加大投入，保证档案管理工作的可持续发展

随着信息化管理体系的逐步完善，档案归档的相关工作都开始使用计算机系统和软件来处理工作上的各种事务。为了有效解决归档工作中的问题，应加大资金和人力的投入，进一步完善信息化和电子档案的管理体系，依靠先进的技术和控制系统来更好的保管档案信息资料，督促其他工作人员及时归还借出的档案资料。

三、基层档案工作很重要，是一项基础性、支撑性工作，这就要求各级领导首先要以系统性思维来认识档案工作，克服短期观念、近视效应。首先要对档案工作的基础性、支撑性作用有清醒认识，档案工作是整个社会秩序、社会治理的基石。党的十九大报告中反复强调创新发展，创新不是空中楼阁，而是在过去已有工作基础上开展的开拓性行动，档案在创新发展中具有不可替代的作用。其次，要注重对档案工作的规划和顶层设计。档案工作具有广泛性和普遍性，有人的地方就会产生档案，如果人们按照自己的理解来收集、处理和利用档案，档案工作就会呈现出无秩序、不协调、不平衡的状态。因此，要认真规划好每一个阶段档案事业的发展进程，针对不同阶段的矛盾采取有针对性的措施，重点推进，才能整体提升档案工作水平。还要做好顶层设计，除了制定出台一系列档案工作质量技术规范外，还需要在统一的平台、互通的标准、安全的管理等方面自上而下地进行部署推进。

总之，基层的档案管理单位和部门要健全自身的培训制度，结合档案归档工作要求和基本原则，定期对工作人员进行培训，同时开展档案专业知识的专题讲座，逐步提高管理人员的管理意识和工作能力，全面提升管理部门员工们的综合物质，增强处理业务问题的能力，并注重培养员工的责任心、耐心和良好的工作态度。基层档案管理工作是一项需要大量人力、物力和财力共同支持的工作，只有改善档案管理室的环境，增强工作人员的工作素养，加强领导的重视，才能够保证档案管理工作的可持续发展和档案资源的可持续利用。